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对新时期高校二级学院教务秘书工作几点思考 　　摘要：高等院校的优秀教务秘书队伍是保证各教学单位教学工作正常运转和教务管理得以完善的重要力量。本文阐述了教务秘书的主要工作职责，并对教务秘书应具备的基本素质作了分析。 　　关键词：教务秘书；工作；思考 　　中图分类号：G647？摇 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）36-0039-02 　　改革开放以来，我国高等教育事业获得长足发展，改革取得令人瞩目的成绩，为社会主义现代化建设培养了大批高级专门人才，在国家经济建设、科技进步和社会发展中发挥了重要作用。随着我国高等教育事业的迅速发展和办学规模不断扩大，高校必须注重人才的培养质量，提高办学效益，而建设结构合理、队伍稳定、业务素质高、服务意识强的高等院校优秀教务秘书队伍，是保证各教学单位教学工作正常运转和教务管理得以完善的一支重要力量，亦是高校教学质量得以不断提高的一项重要保障。 　　一、教务秘书的主要职责 　　教务秘书的主要工作职责是协助分管领导进行常规教学管理工作和处理日常教学事务。其工作对象包括二级学院的教师、学生、领导，学校教务处管理人员等，由于工作对象的广泛性和特殊性决定了它的特点：工作内容涉及面广且繁杂琐碎、工作强度较高、责任性较大。教务秘书主要工作归纳为以下几方面： 　　1.执行教学计划，落实教学任务。教务秘书应协助教务处、学院领导检查教学计划执行情况，并根据教学计划，配合系主任和教研室主任制定各年级学期开课计划，按时下达教师开课任务书；编制学期课程表，将课程表及时发给学生，并督促教师按照教学计划上课；了解教师、学生上课情况，维护正常教学秩序，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教师、教学方面的意见，再写出详细的检查报告送教务处。出现问题时，教务秘书一定要协调好各方面的关系，及时有效地解决问题。这些工作大都是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。 　　2.学生学籍管理。在开学初期，教务秘书需负责学生入学报到注册及统计工作，并将统计结果及时上报学院分管领导和学校学工处，以便学校及时与未报到学生取得联系。学生在学习阶段如需办理免修课程、转专业、交换生、插班生等手续，教务秘书需与教务处联系，经批准后办理具体手续。学生毕业阶段，教务秘书应对应届毕业生毕业与授予学位资格进行严格审核，按时上报教务处，并协助办理毕业生离校手续，发放毕业、学位证书。随着学生数量的增多给教务秘书工作带来了很大难度，但只有认真做好学生的学籍管理，才能保证学校教学工作有秩序地进行，不断提高教学质量。 　　3.考务及学生成绩的管理。教务秘书在学期末应及时制定和上报考试安排表，安排监考老师，落实考试地点，并审查学生考试资格，办理学生缓考和缺考。考试结束后督促并协助任课教师按时上报学生各科考试成绩，做好成绩的记载和归档。另外，教务秘书还要协助教务处做好学校各类统考的考务工作。 　　4.教学档案的管理。教务秘书需收集各种教学信息，管理各专业教学大纲、教学计划、教学工作总结、教学进度表、教师任课表、教学质量调查表等教学文件；各班级排课、考试、学籍等文件需及时立卷和归档，并做好教学文档材料的移交工作。教学档案管理是教学管理的重要组成部分，教学档案管理的标准化、规范化将有利于发挥教学档案在教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用。但大多数教务秘书所修专业不是档案专业，因此缺乏对资料的有效分类和归档意识，在这一点需加强。 　　二、教务秘书应具备的素质 　　在高校持续扩招和普遍实行学分制的新形势下，教务秘书岗位承担的工作量显著增加，工作政策性进一步加强，将教务秘书岗位视为“办事员”的观念已不能适应高校发展的需要。因此，新时期高校二级学院教务秘书应具备以下素质： 　　1.发扬爱岗敬业的服务精神。教务秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教务秘书一切工作的出发点和归宿。因此，教务秘书首先应以教师、学生为中心，提高服务意识，才能体现出自己的价值，并得到别人对自己服务的尊重。但各个教师的年龄、职称、性格均有所不同，各年级学生受教育程度、生活环境、性格亦不相同，这使教务秘书的工作增多，服务难度加大，易产生厌倦烦躁的不良情绪，甚至会在工作中产生差错。这时，教务秘书必须本着真心诚意为教师和学生服务，急教师所急，解学生所难的思想意识，来适应和应对不同的工作环境和事物，做到有条不紊，才能赢得教师和学生的一致尊重和支持。 　　2.树立责任意识。责任是一种能力，又远胜于能力，责任是一种精神，更是一种品格。教务秘书首要任务是将学校、教务处、学院等上级教学管理部门的各项规章制度、相关规定及各项通知，及时准确地通知到学院各教研室、各位教师以及全院学生。反过来，教务秘书又掌握着教师的教学情