平面广告申请及报销流程管理规范.doc

湖北汉光光电股份有限公司 文件名称 广告申请报销流程及规范 版 次 1 页 次 文件编号 ARROW-SC-2014 制定日期 2014年2月3日 实施日期 2014年2月3 日 一、目的：为规范ARROW箭牌终端形象的统一管理，明确各方在执行形象广告在申请-制作 及报销过程的流程及权责，形成及时、高率的反应机制；特制定此文件。 二、适用范围1、申请： 填写申请表：由分销商通过各区域业务员或各运营商向公司提交广告制作申请表（见平面广告制作申请表）由运营商代表签字后回传至公司市场部-广告助理， 2、审批： 市场部审批：广告助理在收到由各区域运营商代表签字回传的申请表后在3个小时内转交至公司市场部领导审批，市场部领导需在收到申请表后12个小时内进行审批； 审批合格：若审批合格后由广告助理登记广告申请表内相关信息进行汇总后在1个小时内转交至设计师进行统一设计； 审批不合格：若广告申请内容或广告类别不满足或不符合公司统一要求时，市场部有权拒绝审批，广告助理应立即知会相关业务人员或运营商；当遇到广告单个分销商单次申请广告金额超过2000元以上时需由运营商提供相关说明，超过5000元以上时需由运营商提供与分销商签字的年度销售协议及分批报销说明。 注：当出现市场部领导出差的情况下可直接由市场部广告助理代为签字（签字前必须与领导先行确认） 3、设计：市场部设计师收到由市场部领导审批合格的申请表后按公司统一形象要求在12个小时内完成设计，并及时将设计完成的电子文稿传给广告助理，广告助理在3个小时内分别回传至运营商及业务员并确认收到。 4、制作：运营商及业务员需协助及指导分销商按照公司制作标准自行在当地寻找广告公司制作各类广告，在广告制作过程中公司业务人员将进行现场监督、指导，严格按照公司要求的制作规范VI设计标准进行制作；当月设计的广告必须在当月完成制作。 5、费用：广告制作费用由分销商在当地自行垫付，公司按照《2014年箭牌市场广告制作补贴标准》按相关流程给予补贴； 6、报销： 分销商提交报销文件：广告制作完毕后，分销商需在7个工作日内提交发票、收据及广告正面照片至运营商， 核 准 审 核 制 定 洪叶 湖北汉光光电股份有限公司 文件名称 广告申请报销流程及规范 版 次 1 页 次 2/3 文件编号 ARROW-GG-2014 制定日期 2014年2月3日 实施日期 2014年 2月3 日 审核验收：业务员协助运营商进行现场验收并按月进行整理归档后统一回寄至广告助理；广告助理将收到的报销文件转至市场部设计师进行审核验收，设计师需在收到报销资料后的8个小时内完成审核。 审核验收：业务员协助运营商进行现场验收并按月进行整理归档后统一回寄至广告助理；广告助理将收到的报销文件转至市场部设计师进行审核验收，设计师需在收到报销资料后的8个小时内完成审核。 审批落账：市场部设计师验收合格后广告助理将初审通过的广告转交市场部总监进行审批；市场总监需在24个工作日内完成审批；审批通过后广告助理转交至相关跟单及账务会计进行落账，广告助理需跟踪落账结果，保证在审批后的7个工作日内完成落账。 注：1、广告费用按月度报销结算，当月申请制作的广告运营商需在下月的月底前按要求提交报销相关资料至公司进行报销，公司广告助理每月月底前汇总当月各区域广告申请至各运营商及各业务员处，业务员将全程协助运营商完成此项工作。若当月申请制作的广告在下月月底前未按要求提供资料时，公司将不律取消其报销。2、广告报销费用将以产品形式返货给代理商，广告验收合格，分销商的广告费用可直接下一月在运营商进货的时候冲抵货款；如验收不符合标准，公司将要求运营商对其制作广告重新进行整改，直至整改合格后方可给予补贴。 流程图： 核 准 审 核 制 定 洪叶 文件名称 广告申请报销流程及规范 版 次 1 页 次 3/3 文件编号 ARROW-GG-2014 制定日期 2014年2月3日 实施日期 2014年 2月 3日 五、广告申请报销规范及注意事项 1、广告制作验收注意事项： a.广告制作验收表/广告租赁合同； b.广告近、远景实物照片和店面的整体照片（要求有店面内全景）各一张以及广告发票或收据。 c.广告收据/发票，（单比报销超过3000元的广告，必须提供发票原件） d.户外广告必须提供广告租凭合同、运营商及