商务秘书理与实务0502庆典活动.pptVIP

第二节 庆典活动 导入新课： 案例导入5·2（见教材） 提问：差错出在哪里？仅仅是主持人把来宾的姓名和职务弄错了吗？ 一、庆典活动的筹备工作 为使庆典的筹备工作紧张而有序，庆典活动一经确定，就应成立相应的筹备工作组，明确各自的责任。 1、接待组。 接待组的职责是拟定出席典礼活动的宾客名单，并 做好接待工作。 邀请的宾客一般要有以下几部分人士： （1）政府官员。 （2）社会名流。 （3）传媒记者。 （4）合作伙伴。 （5）社区代表。 （6）老领导、老劳模。 （7）员工代表。 具体的接待工作有以下几项： （1）外埠的来宾。 （2）来宾的迎送。 （3）来宾的引导。 （4）来宾的陪同。 （5）来宾的签到。 2 、会务组。 会务组的职责主要是对会场和周边环境进行 布置，负责财务支出与控制，购置活动用品 等。 （1）地点的选择。 （2）会场的布置。 （3）音响的准备。 （4）环境的美化。 （5）用品和纪念品的购置。 3、宣传组。 庆典活动的宣传不同于一般会议的宣传工作，宣传组不仅要宣传庆典活动，更要借机造势、展示形象。 （1）做好舆论宣传工作。 （2）组织文艺演出。 （3）组织军乐队、锣鼓队、秧歌队、舞狮队等，在活动现场进行助阵表演，以增强活动的喜庆氛围。 （4）举行新闻发布会。 （5）组织摄影、摄像。 4 、秘书组。 秘书组的职责主要是围绕庆典活动的中心进行工作。具体包括： （1）安排并落实庆典活动的议程，搞好议程事项之间的衔接。 （2）安排并落实主席台人员，安排好领导座位，摆放领导名签。 （3）负责祝贺函电和贺礼的接收、登记，确定宣读祝贺函电的代表。 （4）起草领导的讲话和致辞，审核会议的发言材料。 （5）负责制定应对各种突发事件的预案，协调有关部门落实应对措施。 （6）对活动的文档材料和音像资料进行收集整理，归档立卷。 5、 保卫组。 保卫组的职责是负责对大会进行安全保卫，保证大会顺利进行。具体包括： （1）事先对会场的各项设施进行安全检查，制定安全防范措施。 （2）负责会场外交通秩序的维护和车辆的安全。 （3）负责维持会场的秩序，禁止无关人员进入会场。 （4）负责企业正常的安全保卫工作，防止发生各类事故。 （1）主持人宣布，全体起立，奏乐，燃放鞭炮。 。 （3）由有关部门领导宣读获奖证书或验收报告。 （4）。由上级领导和来宾代表分别致祝贺词。 （5）。由本单位主要领导致答词。其主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢。 （6）员工。 （7）。 （8）。 四、课上小结 1、了解庆典活动的基本形式 2、懂得庆典的筹备工作内容 3、掌握庆典程序及人员分工，能根据给定的条件组织和安排庆典活动。 L/O/G/O 筹备工作组： 秘书组 接待组 宣传组 保卫组 会务组 二、庆典活动的程序 典礼正式开始 宣读嘉宾名单 宣读获奖证书或验收报告 致贺词 致答词 代表表态发言 剪彩 参观