【檔案管理作業】使用者手冊.docVIP

如何做公文點收？ 請點選【點收作業】－【公文點收】。 勾選您欲點收的公文，點選即可。 「圖1-」 如何做公文退件？ 公文未點收 請點選【點收作業】－【公文點收】。 簽收狀況：選擇「退回」。 勾選您欲退回的公文，選擇退回總發文或承辦人，輸入退回原因後點選即可。 「圖2-」 公文已點收 點選【點收作業】－【公文退回】。 勾選欲退回之文號後，選擇退回總發文或承辦人。輸入退回原因後，點選確定即可完成退回。 「圖2-」 如何維護新的分類號？ 點選【基本資料】－【分類表】。 按「新增」，先輸入「分類代碼」再按確定。 「圖3-1」 塡寫相關分類代碼基本資料，勾選底下的「適用單位」，按存檔即可。 「圖3-2」 如何維護新的案次號？ 點選【立案編目】－【立案登記】。 按新增將年度號、分類號、案次號等相關內容輸入後。 點選存檔即可。 「圖4-1」如何使去年的案次號轉到今年可以繼續使用？ 點選【立案編目】－【立案登記】。 按年度轉換 設定年度由xx年轉換到xx年，再點選執行即可。※分類號若為空白即會轉換全部年度的分類號。 「圖5-1」如何進行案件層級的編目歸檔？ 點選【立案編目】－【編目歸檔(案件)】-輸入條件後點選查詢。 點選欲編目公文的「」進入編目畫面。 「圖6-1」 檔號的「分類號」在承辦人有開始填寫時，就會轉入資料，請再點選案次號後，系統會自動將目前必威体育精装版卷次號及目次號、案名、保存年限帶出。 「圖6-2」 檢查相關欄位資料正確無誤後，再點選確定即可。 如何進行案卷層級的編目歸檔？ 點選【立案編目】－【編目歸檔(案卷)】，系統自動顯示所設定日期之前已超過《六個月》未再異動之案卷。 點選欲編目案卷的「案名」進入編目畫面。 「圖7-1」 請填寫相關「案情摘要」內容，並且需填寫至少一項「主題項資料」，確認相關欄位資料正確無誤後，再點選存檔即可。 「圖7-2」 如何將檔案目錄匯送？ 點選【立案編目】(【檔案目錄轉出(案件及案卷)】。 輸入相關轉出條件。 作業層級：選擇「案卷」。 「圖8-1」 按確定，會產生一個轉出檔案的zip檔。 「圖8-2」如何做卷冊異動登記：當檔案需做整卷冊案名調整或註記時，可在此作業登錄。 點選【立案編目】－【卷冊異動登記】。 輸入卷冊檔號，按查詢。 「圖9-1」 填寫新的案名或註記後，點選執行即可。 「圖9-2」 如何將相同案情公文併在相同檔號中，做「併件管理」：母案需有進行編目過已有檔號資料。 點選【立案編目】－【併件管理（解）】。 先輸入「母案文號」，再按查詢，會帶入相關資料。 「圖10-1」 再輸入「欲併入子案文號」，按新增併案，把子案併入母案中。 再點選存檔即可。 「圖10-2」 點選【檢調保管】－【檔案借調閱管理】 「圖11-1」 確認相關資料後點選確定，即完成借調閱申請，「圖11-2」。 「圖11-2」 若已借閱檔案，承辦人尚未歸還的，應如何瀏覽或還卷歸檔？ 點選【檢調保管】－【檔案借調閱管理】－【未還公文】。 「圖1-1」 勾選欲歸還的公文文號，塡寫還卷日期，按還卷即可。 如何進行擬銷毀作業，產生檢核表及銷毀批號供相關單位確認？ 點選【銷毀移轉】－【檔案銷毀(案件及案卷)】。 輸入「預定銷毀日期」為檔案屆滿期限區間。例如要銷毀95年的公文，保存年限3年，條件的設定為「098/01/01~098/12/31」即可。 或輸入「文件產生日」為公文的收創文日時間。可配合保存年限來產生銷毀公文。 按預覽列印，即可產生【檔案銷毀目錄-檢核表】。 按執行，即可產生【銷毀批號】。 「圖1-1」 如何列印銷毀目錄可送會相關單位確認是否可銷毀或續存？ 方法一：尚未產生批號時 請於【檔案銷毀(案件及案卷)】作業按下預覽列印即可產出檢核表。 方法二：已產生批號時 點選【銷毀移轉報表】－【檔案銷毀目錄(案件及案卷)】。 輸入「銷毀批號」後，點選預覽列印，即可列印「銷毀目錄」送會各單位。 如何進行銷毀批號取消作業？ 點選【銷毀移轉】－【檔案銷毀(案件及案卷)】－【批號查詢及取消】。 輸入「銷毀批號」後，點選確定，會出現此批號裡面所有檔案。 「圖1-1」 勾選欲取消公文文號，再按執行即可。 「圖1-2」如何進行檔案續存作業？ 點選【銷毀移轉】－【檔案銷毀(案件及案卷)】－【檔案續存】。 輸入「銷毀批號」後，點選確定，會出現此批號裡面所有檔案。 「圖1-1」 勾選需續存公文，填寫保存年限及調整原因，再按執行即可。 「圖1-2」 如何送核准銷毀目錄？ 列印檔案銷毀目錄(案件及案卷)、檔案銷毀計劃(案件及案卷)二張報表。 檔案銷毀目錄(案件及案卷)：輸入「銷毀批號」後，點選預覽列印，即可再列印一張新的「銷毀目錄」。 檔案銷毀計劃(案件及案卷)：輸入「銷毀批號」、「銷毀地點、日期、方法」後，點選預覽列印，即可列印。 將列印出來的報表送檔管局審