公共行政第四章办公室管理.ppt

* * 主 编：楚 明 锟 公 共 行 政 学 Public ?Administration 第4章 机关管理 4. 1 办公室管理 4. 2 文秘工作 4. 3 会议管理 4. 4 政务礼仪 4.1 办公室管理 4.1.1 办公室管理的内涵与任务 办公室管理，是指办公室围绕其所在行政组织的目标，按照一定的原则、程序和方法，做好服务工作的过程。 办公室管理的主要内容 ①办公环境管理； ②后勤管理； ③财务管理； ④会议管理； ⑤文书档案管理； ⑥工作制度与工作秩序的管理； ⑦对机关成员的管理。 办公室管理的基本工作任务 辅助决策 处理事务 做好服务 办公室管理的功用： 4.1.2办公室管理的功用与要求 1 2 3 4 5 信息枢纽： 承上启下的信息传送中心。 工作发动： 协助行政领导工作的开展。 提高效率： 有效避免官僚主义，形式主义。 物质保障： 为领导人员和职能部门开展工作提供基础性、保障性的条件。 联系群众： 为机关工作人员提供各种生活福利条件。 办公室管理的要求： 规范化 制度化 现代化 4.2 文秘工作 4.2.1 文秘工作内涵与特征 文秘工作是文书工作与秘书工作的总称。它是政务服务活动的重要内容，是机关管理中的重要工作。 文秘工作的特征 1.主动性 2.时间性 3.准确性 4.机密性 4.2.2 文秘工作的内容 文书工作是指机关形成、处理和管理文书的各个环节及各种手续。 文秘工作的内容 规范文书种类 统一文书格式 按照组织隶属关系行文 及时、准确、安全地完成 文书处理手续 秘书作为一种职务，工作职责范围广泛，一般可以分为政务性工作、业务性工作和事务性工作。 文秘工作的作用 领导工作的助手 领导工作的参谋 沟通与协调的枢纽 收集与传递信息 4.2.3 文风建设 文风，就是文书所体现的思想作风，或文书写作中某种倾向性的社会风气及作者语言运用的综合反映。 好文风的基本要求 短 言简意赅 直截了当 观点鲜明 重点突出 实 实事求是 言之有物 有的放矢切实可操作 新 思想深刻 富有新意 4.3 会议管理 4.3.1 会议管理概述 会议，是指人们有组织有目的的传达、讨论事情的行为或过程。会议管理，是指召开会议的准备工作和组织活动。 会议管理特征 责任性 从属性 综合性 会议管理的基本内容： 会议筹备 会议组织 善后工作 会风不正的表现： （1）过多过滥。事无巨细，均开会解决。 （2）时间过长。会议效率低，议题不明确、不集中。 （3）规模过大。邀请人员过多，冲淡会议主题。 （4）过分讲究物质条件。食宿标准过高，公款游山玩水。 4.3.2 会风建设 会风不正的原因： （1）领导者水平不高。 （2）官僚主义作祟。 （3）机关内部机构设置不合理。 （4）会议自身质量低劣，效果差，议而不决，决而不行。 （5）会议目的不纯，借开会之机，巧立名目花公款。 4.3.2 会风建设 改进会风的意义： 向形式主义宣战，扎实解决工作不务实、不落实的问题； 向脱离群众宣战，扎实解决群众观点淡薄、与民争利的问题； 向逃避责任宣战，扎实解决干部不负责任、不作为的问题； 向奢侈浪费宣战，扎实解决一些干部贪图安逸、消极腐败的问题。 改变会议管理理念 提高会议管理实效 完善会议管理制度 创新会议管理方法 改进会风的对策 4.4 政务礼仪 4.4.1 政务礼仪的内涵与特征 政务礼仪是行政机关公务人员在行使自己的职责时所应遵守的礼仪，是机关人际交往和政务活动中礼节礼貌的规范。 一般包括： 政务活动礼仪; 政务交往礼仪; 仪容仪表礼仪 政务礼仪的特征 示范性。政务活动主体通过合法途径代表国家行使行政权力，具有高度权威性和强制性，因此，政务活动中表现出的礼仪规范很容易产生“示范性效应”，在社会上产生较大影响力，并可能成为效仿的对象。 规范化。现代礼仪多数情况下产生于“惯例”或者“约定俗成”，并没有成文的规范性要求。但是，由于政务活动是政府人员行使公共权力的过程，活动主体的法定背景和活动程序的严谨要求就使政务礼仪具备了规范化特征。 4.4.2 政务活动礼仪 政务活动礼仪是行政机关公务人员在政务活动中应遵循的礼仪规范。 政务活动礼仪包括：政务接待礼仪;政务调研礼仪;政务谈判礼仪 4.4.3 政务交往礼仪 政务交往礼仪是指行政机关公务人员在政务交往环节应遵循的礼仪规范。 政务交往礼仪它主要包括电话礼仪、介绍礼仪和握手礼仪。 4.4.4 仪容仪表礼仪 仪容仪表礼仪主要是指机关公务人员塑造与维护个人形象、体现机关风貌的礼仪规