商务秘书理论与实务006 几种常规性会议的会务工作.docVIP

第六节 几种常规性会议的会务工作 教学设计 一、教学目标： （一）知识目标 1、了解例会、工作会议、代表大会、表彰大会、庆功祝捷会议以及茶话会、招待会等几种常规性会议的会务工作。 2、掌握几种常规性会议的筹划、准备、服务、总结的方法。 （二）能力目标 作为秘书人员，能完成几种常规性会议的组织和服务工作。 （三）素质目标 培养学生日常生活、工作中谦虚谨慎、细致认真的作风和品行。 二、学时分配：4课时 三、教学重点： （一）例会、工作会议、代表大会、表彰会的会务工作。 （二）庆功祝捷会议、茶话会、招待会的组织工作。 四、教学难点： 几种常规性会议的文字资料的准备和会议议程的安排。 五、教学方法： （一）案例分析法： （二）讲练结合法： （三）任务驱动法： 六、教学手段： 多媒体辅助教学（课件） 七、教学过程设计： 总体思路： 列举几种在秘书工作中经常会接触到的会议种类，逐个介绍不同类型会议的特点，所涉及到的会务工作内容，横向地比较不同会议会务工作之间的区别。 导言部分： 在秘书的实际工作中，有几种会议是秘书人员经常会接触到的，熟悉这些会议的会务工作，对于秘书而言，是至关重要的。 导入新课： 一、例会性质的会议 （一）会议议题的确定 这类会议一般都是由企业或部门的领导者组成，会议的议题也都是关系全局的重要问题。秘书要提前征询有关领导的意见，经过筛选后提出会议议题的初步意见，交给上司确定。在提交议题时要注意，不能把应该由领导者个人决策的问题，把研究或解决时机不成熟的问题，把没有经过充分沟通协商取得一致意见的问题，把只有情况与问题而没有明确的解决意见与对策的问题，把领导班子曾经研究并有明确意见而又没有什么新的情况或进展的问题提交给领导作为办公会议议题。 （二）会议的通知 经理办公会、董事会会议等例行性会议的正式参加人员都是法定的，按照规定必须有半数以上应出席会议的人员参加方能举行。 会议的议题和参加人员确定后，要及时通知与会人员。一般以电话通知为主，应提前三天通知。有的重要会议，如董事会会议要提前一周通知，与会人员因故不能参加会议的要向会议主持人请假 （三）会议应注意的问题 这类会议因定期召开，会场和人员的座位一般都比较固定，因此，会议桌上要备好常用的笔、纸、墨水、茶杯等。按照参加会议的人数打印好会议讨论的材料，分发给与会人员。秘书要认真做好会议记录，会后及时整理会议决议或会议纪要，经领导审签后印发。对会议的议定事项，要逐项确定落实的责任部门、单位和领导；对需要几个部门共同落实的，要确定主要责任部门与协助部门，并及时进行督办检查。对落实会议精神和议定事项的情况，要通过督办情况反馈单等形式及时反馈给有关领导。分发给与会人员讨论的文件和资料一般都具有必威体育官网网址性，必须妥善保管，有的会后要及时收回，并建立严格的管理及查阅制度。 二、工作会议 （一）工作会议的含义 工作会议是指以总结、安排和部署工作为内容而召开的会议，会议时间以半天或一天为宜。内容特别重要的，可根据实际情况确定。 （二）会议通知 工作会议通知的时间以提前三天为宜，以网络通知、电话通知为主。特别重要的会议，通知时间可前移，也可用文件或传真通知。 （三）工作会议的议程 工作会议的议程。如果是综合性会议，一般的议程是：主要领导同志作主题报告，大会经验介绍，分组讨论，大会表态发言，最后主持人就如何贯彻落实会议精神进行总结讲话。如果是专业性会议，一般的议程是：分管的领导同志作主题报告，有的还安排表彰奖励活动，大会经验介绍或表态发言，主要领导同志讲话，最后是主持人对会议进行总结。 （四）工作会议上领导的分工 一般的规则是：特别重要的工作会议，由分管常务工作的副职主持会议，主要领导同志作主题报告，主持人作总结讲话。一般性的工作会议，由部门主要领导主持会议，分管领导作工作报告，主要领导发表主题讲话，最后是主持人总结讲话。 （五）应注意的问题 工作会议要划分好讨论组，可以按部门、单位划分，也可以按与会者的职务、专业划分。各小组的人数应大体相等，并将领导者根据各自的工作分工划分到各小组去，以便于上下信息的交流。要选择威信或职务较高的人员担任讨论组的召集人，以便于有效实施管理与控制。各小组要配备好联络员，及时向大会反馈会议讨论情况。 三、代表会议 （一）代表大会的含义 代表会议包括职工代表会议、股东代表会议、党员代表会议等，是按照章程和法定职责、法定程序召开的具有最高权威和行政效力的大会。 （二）会议的筹备 从内容上讲，包括会议正式代表、特邀代表与列席代表的确定与通知，会场的确定和布置，各种会议文件、会议材料的起草与印制，会议议程及日程的设计与安排，会议食宿及交通车辆的安排，预备会议与正式会议、大会与小组会，选举工作，安全与保卫工作，宣传报导及文化生活的组织等。 从组织上讲，设大会秘书处，全面负