会计电算化75采购与应付款管理系统月末处理.pptVIP

采购与应付款管理系统月末处理 7.5 一、采购管理系统月末处理 采购管理系统月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。 操作要点： 1.结账。 进入“业务/月末结账”，屏幕显示月末结账对话框，如图7-31所示。选择结账的月份，用鼠标单击〖结账〗按钮，系统自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关账表中，并提示“月末结账完毕”。 2.取消结账。 月末结账后，可逐月取消结账。选中已结账最后月份，单击〖取消结账〗按钮，则取消该月的月末结账，如图7-32所示。 采购管理系统结账规则： 1.没有期初记账，将不允许月末结账。 2.不允许跳月结账，只能从未结账的第一个月逐月结账；不允许跳月取消月末结账，只能从最后一个月逐月取消。 3.上月未结账，本月单据可以正常操作，不影响日常业务的处理，但本月不能结账。 4.月末结账后，已结账月份的采购管理入库单、采购发票不可修改、删除。 5.采购管理系统月末结账后，才能进行库存管理、存货核算、应付款管理等系统的月末结账。 6.如果采购管理系统要取消月末结账，必须先通知库存管理、存货核算、应付款管理等系统的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。 7.如果库存管理、存货核算、应付管理的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消采购管理系统的月末结账。 友情提示： 1.结账前应检查本会计月工作是否已全部完成，只有在当前会计月所有工作全部完成的前提下，才能进行月末结账，否则会遗漏某些业务。 2.月末结账之前一定要进行数据备份，否则数据一旦发生错误，将造成无法挽回的后果。 二、应付款管理系统月末处理 如果已经确认本月的各项业务已经完毕，可以执行月末结账功能。只有月末结账后，才可以开始下月工作。 操作要点： 1.月末结账。选择“其他处理/期末处理/月末结账”，打开“月末处理”对话框，选择结账月份，双击结账标志一栏，选择该月进行结账，如图7-33所示。 单击〖下一步〗按钮，系统列示月末结账的检查结果，如图7-34所示。若未通过检查，则〖确认〗按钮为灰色，不能选择。若通过检查，点击〖确认〗按钮，系统执行结账功能并提示：“结账成功”。 2.取消结账。 选择“其他处理/期末处理/取消月结”，打开“取消结账”对话框，选择要恢复结账的月份，点击〖确认〗按钮，系统执行取消结账功能并提示：“取消结账成功”。 应付款管理系统结账规则： 1.应付款管理系统与采购管理系统集成使用，应在采购管理系统结账后，才能对应付款系统进行结账处理。 2.当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据在结账前应该全部审核。当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据，照样可以进行月结处理。 3.如果还有合同结算单未审核，仍然可以进行月结处理。如果本月的付款单还有未审核的，不能结账。 4.当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单，则月结时若检查当月有未制单的记录时不能进行月结处理。当选项中设置月结时不用检查是否全部制单，则无论当月有无未制单的记录，均可以进行月结处理。 5.如果前一个月没有结账，则本月不能结账。一次只能选择一个月进行结账。 * 丽水职业技术学院《会计电算化》系列课件　 2006年浙江省级精品课程 * 丽水职业技术学院《会计电算化》系列课件　(第一版) … … … … … … 根据高教社王剑盛主编的《会计电算化》教材制作 * 丽水职业技术学院《会计电算化》系列课件　 2006年浙江省级精品课程