商务秘书理论与实0403 筹备阶段的会务工作.docVIP

第三节 筹备阶段的会务工作 教学设计 一、教学目标： （一）知识目标 1、掌握筹备阶段秘书组、会务组、接待组等部门会务工作的内容。 2、掌握会议资料的准备、会场布置、食宿安排、会议通知等工作的方法。 （二）能力目标 能做好策划阶段的会务工作。 （三）素质目标 培养学生日常生活、工作中谦虚谨慎、礼貌待人的作风和品行。 二、学时分配：2课时 三、教学重点： （一）秘书组的会议资料的准备。 （二）接待组食宿的安排。 （三）会务组会议通知的拟发。 四、教学难点： （一）会议资料的准备。 （二）会议通知的拟定。 五、教学方法： （一）案例分析法 （二）讲练结合法： （三）任务驱动法： 六、教学手段： 多媒体辅助教学（课件） 七、教学过程设计： 总体思路： 通过案例导入，了解会务策划阶段的主要任务；利用任务驱动的方法，练习会议通知的拟定和会场的布置等。 导言部分： 策划阶段是整个会务工作的最初阶段，也是整个会议的基础，只有有了良好的计划，会议的筹备工作才能正常进行。 导入新课： 案例导入——4?3 公司召开主要供应商联谊会，秘书小S具体负责会议的接待工作。会议结束前，要安排与会人员去著名的风景区凤凰山旅游。小S本该在此前去凤凰山巡查一遍，但他觉得这个景点已去过多次，情况都很熟悉，就没有前去，也没有与旅游区进行电话联系。可谁知前几天那里下了一场大雨把去旅游区的一座桥涵冲跨了，正在进行抢修，过往车辆不得不绕行乡村公路。往返这一折腾，路上耽误了一个多小时，打乱了会议计划。小S为此受到了领导的批评。 桥涵损坏是天灾造成的，是偶然性事故，怎么会归罪于小S？小S的筹备工作有什么疏漏吗？ 点评：秘书人员的筹备工作要求必须细致严谨，做到万无一失。任何工作都要在会前做好充分的准备。组织旅游在会前一定要到实际地点进行勘察，避免特殊状况的发生。 筹备阶段的会务工作，是会议能否有序有效，能否取得成功的关键性因素，大量具体的事务性工作都要在会前完成，可以说，会议正式开始时，整个会务工作就已经完成了一大半。 一、秘书组的筹备工作 （一）起草、审核会议主旨材料 起草、审核大会的主旨材料，是秘书组的主要工作，也是会议的重点工作，其质量高低决定着会议意图能否实现，决定着会议的成败。 第一，要围绕中心，服务主题。工作会议往往既有领导讲话，又有工作报告；有的要有典型经验介绍，有的要有大会表态发言；有的大会要有几个领导分别讲话。这就有一个如何统一主题、统一风格的问题。大会的报告、讲话和发言，是由大会的主题和目的决定的，要围绕和服务于会议的主题与目的。从内容上讲，领导讲话和工作报告要从不同的角度去阐述会议精神，做到基本点相同切入点不同；大会发言则要从各自的特点出发去诠释会议精神，做到各具特色，和而不同。从文风上讲，要与会议的气氛相融合、相统一，以文风来诠释会议主题。工作会议要体现出庄重、务实，动员大会要体现出目标、气势和决心，表彰大会要体现出激情、奋进，座谈会要体现出和谐、平等，礼仪致辞要体现出热情、文采，研讨会议要体现出思想性、系统性与逻辑性。 第二，要突出特点，体现特色。大会的领导讲话和发言材料不仅要体现出共同点，也要体现出不同点。特别重要的会议，往往既有领导讲话又有工作报告，二者在写法上是有区别的。工作报告要立足于全面、综合、概括，而领导讲话则要体现出专、体现出深、体现出新、体现出鲜明的个性。大会介绍的典型经验，要有不同类型、不同特点，形成众星拱月的格局，从不同角度体现会议主题。如，奥运会动员会上的表态发言，有运动队代表、有志愿者代表、有运动场馆代表、有新闻媒体代表、有安全保卫工作的代表、有交通运输工作的代表等，这些代表的发言组合起来，就构成了奥运筹备工作的全景图。 （二）拟制会议日程表 会议日程表是根据会议的内容和议题，对具体的会议内容和活动进行表格化的安排，是按照时间顺序确定的工作步骤。其内容包括日期、时间、地点、会议议题、活动内容、主持人、参加人员等。会议日程表是大型会议必备的材料，工作人员要按照日程表做好各项服务工作，与会人员根据日程表了解会议的整个安排，自觉服从会议的组织。 （三）其他会议材料 会议证件是表明与会议直接有关人员的身份及权利的证据。会议证件包括代表证、列席代表证、工作人员证、签到证、记者证、汽车出入证等。各种证件的内容栏目大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有的重要证件还要印制本人的半身免冠照片。 如果会议印发的文件比较多，可分别在每份文件扉页的左上角用小号字印上“×××会议文件之×”、“×××会议翻印文件之×”、“×××会议典型经验之×”，以便于会上查阅和会后保管。 会议须知是印发给与会者的会议指南，其内容一般包括参加会议人员名单、分组情况及住宿房间，会议的必威体育官网网址要求、请假制度、会客制度、作息时间以及会务组、