会计电算第三节日常账务处理.doc

第三节　日常账务处理 当总账系统的初始化工作完成以后，就可以开始进行日常账务处理了。总账系统的日常账务处理主要包括输入和处理记账凭证、登记账簿资料、出纳管理、及查询日记账、总分类、明细账及各种辅助账信息等内容。 一、填制凭证 记账凭证是登记账簿的依据，记账凭证是总账系统处理的起点，也是所有数据查询的最主要的一个来源。日常业务处理首先要从填制凭证开始。 记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证下方部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入的会计科目有辅助核算要求，还应同时输入辅助核算内容。 用友ERP－U8财务软件中填制凭证主要包括增加记账凭证、修改记账凭证、删除记账凭证、冲销记账凭证等操作。 （一）增加凭证 在总账中，记账凭证的来源有三种： 一是直接由人工在计算机上编制记账凭证； 二是从其他业务系统（如应收系统、应付系统、存货系统等）自动传递到总账中的凭证； 三是从外部导入的凭证，如凭证引入或接口开发。 本章内容主要阐述由人工在计算机上直接编制记账凭证。 示例3-10： 1月5日，宏远公司出纳屠香平从银行提取现金（人民币）50000元，用于备发工资。（制单日期：2006年1月5日，附件1张，结算方式：现金支票，支票号：601）。 分析： 从数据权限分配来看，只有何相红和胡倩可以对“现金”和“银行存款”科目进行操作。但从金额权限来看，胡倩的金额权限为“级别二”。因此，此笔记账凭证的操作员只能是何相红。 操作步骤： 1.输入凭证头部分。以何相红的身份注册进入总账系统，选择“系统菜单/凭证/填制凭证”，弹出“填制凭证”窗口，单击窗口上方〖增加〗按钮开始输入凭证头。选择凭证类别“记账凭证”，凭证编号由系统自动按顺序编号，输入凭证日期“2006年1月5日”，附件张数1张。 2.在摘要输入“提取现金”，科目名称栏输入现金科目代码“100101”，按回车键在借方金额栏输入“50000”，按回车键后，系统弹出“现金流量表”窗口要求输入相应的现金流量信息。单击下方〖增加〗按钮并选择“收到的其他与经营活动有关的现金”项并输入金额50000元，单击〖确认〗按钮，完成借方科目的录入操作，如图3-14所示。 图3-14　输入“现金”科目及现金流量信息 3.按回车键进入第二行后，系统自动将第一行摘要带入摘要栏，输入贷方科目银行存款-人民币户代码“100201”并按回车时，系统要求输入银行账辅助项内容，这些内容在银行对账时使用。输入相应内容后，单击〖确认〗按钮，如图3-15所示。在输入贷方金额50000后，系统弹出“现金流量表”窗口要求输入相应的现金流量信息，方法同上。 图3-15　辅助项输入 友情提示： 双击“填制凭证”窗口下方备注栏后面的区域，可对当前光标在行的会计科目的辅助项内容进行补录、查询及修改。 4.保存凭证及登记支票簿。单击“填制凭证”窗口上方〖保存〗按钮，可对该笔记账凭证进行保存。但在保存前，系统弹出如下界面，要求对此支票进行记录（相当于支票领用登记簿的功能），如图3-15所示。单击〖是〗按钮，弹出“票号登记”界面，如图3-16所示。输入相应信息后，单击〖确定〗按钮，完成此笔业务记账凭证的录入。 图3-16　是否登记支票 图3－17　登记支票 【友情提示】： 1．当前分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。用户可根据具体情况进行修改。 2．单击“填制凭证”窗口上方〖流量〗按钮可对当前光标所在行的会计科目的现金流量信息进行查询及修改。 3．单击“填制凭证”窗口上方〖插分〗按钮，可在当前光标所在行上方插入一行分录（但要注意必须是已保存过的凭证插分功能才可用，也就是说只有对凭证进行修改时才可以使用插分功能）。 4．单击“填制凭证”窗口上方〖删分〗按钮，可将当前光标所在行的分录删除。 5．单击“填制凭证”窗口上方〖余额〗按钮，可随时查询当前光标所在行的会计科目截至此笔分录为止的详细余额信息，包括期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额及期末余额。 高效输入方法： 1．快速输入记账凭证。在“填制凭证”界面，选择上方“工具/选项”，可以通过选择“自动携带上条分录信息”框中的有关选项，复制上条分录中的信息，从而提高凭证的输入速度。 2．使用常用摘要。 在日常填制凭证中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同。如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。 （1）增加常用摘要。进入总账系统，选择“系统菜单/凭证/常用摘要”，弹出“常用摘要”设置窗口。单击〖增加〗按钮，增加一空行，输入摘要编码、摘要内容、相关科目。这些内容在调用后还可以修改补充。如果某条常用摘要要对应某科目，则可在“相关科目”处输入，那么在填制凭证时，在调用常