会计电算2.4基础设置.docVIP

第四节　基础设置 用友ERP－U8财务软件应用系统中包含许多个子系统，这此子系统存在很多共性，比如：首先都要进行启用才能进入相应的系统进行操作、都需要设置一些基础的档案信息等。用友ERP－U8财务软件通过“企业门户”功能对所有子系统的基础信息进行设置。用户可以单独注册进入某一子系统，也可以通过“企业门户”注册进入某一子系统，但对于一些特殊的基础信息必须首先在“企业门户”进行设置，然后才能单独注册某一子系统。可以讲：用友ERP－U8财务软件的“企业门户”功能是方便用户进行集中管理的一个操作平台。 用友ERP－U8财务软件中的基础设置包括基本信息（系统启用、编码方案、数据精度）、基础档案（机构设置、往来单位、存货、财务等八大部分）、数据权限及单据设置等内容。本章基础设置主要介绍财务部分，业务部分基础设置如存货档案、仓库档案等在相关章节介绍。 一、部门档案设置 部门一般来讲是指构成企业整体的各个机构，比如一个企业可以由财务部门、行政部门、销售部门、后勤部门等组成。但财务软件中的部门可以指构成企业整体的实际的职能部门，也可以指任何需要进行财务核算或业务管理要求的单元体。当企业需要对某一部门的财务信息或业务信息进行统计、汇总、分析时就需要事先对部门档案进行设置。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等内容。 操作要点：注册进入“企业门户”后单击“基础信息”，选择“基础档案/部门档案”，打开“部门档案”窗口。窗口分左右两个部分，左窗口显示系统内已有部门的列表。新增部门档案，单击窗口上方〖增加〗按钮，可增加新的部门。输入信息完成后，单击窗口上方〖保存〗按钮，自动进行下一部门的设置；单击〖放弃〗取消此次操作，如图2-18所示。 图2-18　部门档案设置 友情提示： 1．“部门档案”窗口下方的位置有“编码规则：*　**”的信息，此信息在于提示增加部门的级次及每一级次的编码长度，企业在新建账套时已进行了设定。如一级部门编码长度为1位，二级部门编码长度为2位。 2．删除部门时一定要注意：当部门已被使用过后不能删除，也就是说要删除已被使用过的部门时，必须要将该部门还原为未使用状态。 3．新增部门时，部门负责人无法进行添加，原因在于职员档案还没有进行设置。可以先设置除部门负责人以外的其他信息，待职员档案增加后再对部门信息进行修改。 4．注册进入“企业门户”进行基础信息设置时，一定要使用有此权限的操作员进行注册。 故障诊断室： 故障一：增加部门时，系统出现提示信息：“填写的编码不符合规则”(注：与此相类似的问题处理方法一样)。 原因分析：新建账套时，部门编码规则为：1-2，即一级部门编码数为1位，二级部门编码数为2位。当不符合此编码规则时，系统将会出现此错误提示。 解决方法：方法1：新增部门时，要按照建立账套时设定的编码规则进行；方法2：如果新建账套时设定的编码规则需要进行修改，可以以账套主管的身份注册进入系统管理，对此账套的编码规则进行修改；也可以以账套主管的身份注册进入企业门户，在企业门户的“基础信息/基本信息”中对部门的编码规则进行修改。 故障二：在增加部门档案时，无法添加负责人。 原因分析：只有当企业职员档案中有相应的职员档案记录时，才能在此选择部门的负责人。 解决方法：增加部门档案时，可先不添加负责人，等职员档案设置完毕后，再回到部门档案设置界面添加部门的负责人。这时要通过部门档案的修改来完成。 二、职员档案设置 这里的职员是指企业的各个部门中参与企业的业务活动，并需要对其进行会计核算和业务管理的人员。职员必须隶属于某一部门。职员档案用于设置职员相关信息，包括职员编码、职员名称、所属部门等内容。 操作要点：在企业门户中，单击“基础信息”，选择“基础档案/职员档案”，打开“职员档案”窗口。窗口分左右两部分，左侧显示系统内所有部门的列表，单击需要增加人员的部门，单击窗口上方〖增加〗，即可增加职员信息，如图2-19所示。 图2-19　职员档案设置 主要栏目说明： 1．职员编码：职员的代码，必须符合编码规则。 2．职员名称：必须录入。 3．所属部门：输入该职员所属的部门。且只能选择末级部门。必须录入。 4．职员属性、信用天数、信用额度、信用等级等辅助信息可以为空，视企业具体情况而定。 友情提示： 1．职员编码无编码规则要求，可以是1、2、3，也可以是01、02、03等依次类推，视企业职员多少而定，但最长不得超过8位。 2．删除职员时一定要注意：当职员已被使用过后不能删除，也就是说要删除已被使用过的职员时，必须要将该职员还原为未使用状态。 故障诊断室： 故障一：在所属部门中输入部门名称时，系统提示：“没有该部门或非末级部门”(注：其他类似问题处理方法一样)。 原因分析：当手工输入的部门名称与部门档案中的部门名称不相符合时，系统