院办现行规章制度.ppt

文件查阅：未明示批转的部门或个人查阅上述文件，需获得主管院长书面同意方可进行。 合同查询：本部门可查询本部门的合同，跨部门查询需经双方部门负责人同意，必要时需经院领导许可。 院办对上述文件具有必威体育官网网址职责。 学院自存档案情况 目前：各职能管理部门 目标：院办协调院级存档办法（条目、期限、方法） 部门自存档案建议 分门别类 编号成册 立卷存放 便于查阅 意义 审批程序： 提前15个工作日填写《清华大学继续教育学院大型及重要活动审批表oa》交至院办，经报送主管院领导审核批准后可方可实施。 在提交审批表时请附活动背景、邀请函、日程、拟邀请领导名单等资料 组织原则 “谁主管、谁负责”、“谁举办、谁负责” 未获批准前，不得擅自举办活动 有涉外事宜的，要报学校审批或备案 五、车辆进出校门规定（当前做法） 小客车入校： 与日常工作或教学相关的工作用车、包括私家车均可申请《申请表》 学员入住校内自驾车辆不代为申请；出席开学、结业典礼的领导用车可代为申请 大型（19座以上）车辆入校： 与学院教学或各类活动相关的大型车辆（院办盖章校内申请） 目前与学校保卫处沟通的情况 * 院办现行规章制度 一、《学院行文、印信、档案工作流程及规定》 二、《学院印章管理规定》 三、《学院大型及重要活动管理办法》 四、《学院车辆管理规定》 五、 车辆进出校门相应办法 六、《学院资产管理规定》 七、《学院网络管理规定》 一、《学院行文、印信、档案工作流程及规定》 2004年第15次院务会通过 请示 报文 收文 合同的盖章与管理 存档 介绍信 请示： 是指各部门就本部门工作或资产事宜经由院办向主管院领导提出的请示或报告以及领导给予批示的过程。题目一般为“关于XXX的请示”。请示事项应一事一报。 流程：各部门提交→院办审阅、编号、登记→主管院领导批示→院办登记、转发、原件存档→各部门签收复印件 报文： 是指学院重大问题向学校职能部门及校领导报送的请示、报告等文件并得到批示的过程。题目一般为“清华大学继续教育学院关于XXX的请示（或报告）”。请示事项应一事一报。 流程：院办拟制报文→院长或分管院长签字→院办盖院章→报学校相关部门或领导阅批→院办呈送院领导阅知、批转→院办分转相关部门或人员（复印件），原件存档 收文： 上级或其他单位（校内/外）发至学院的各类文件 流程：校内或校外来文→院办编号、登记、审阅→相关院领导批示→院办登记、存档、分转、催办→相关部门签收复印件 合同的盖章与管理 合同分类：培训、招生代理、工程、印刷、广告、租赁、购销、其它（网络使用协议、备忘录、物业等） 审批流程：报教学管理部审核流转 经院长或授权其他院领导签署的合同由院办加盖院章（一式四份） 数量：02年以来共约4000份 保存 介绍信的使用和管理 校内介绍信用于员工、学员到校内办理住宿、上网申请、用餐、图书阅览证等事宜 校外介绍信用于员工以单位名义到校外其他单位办理业务、邮政等事宜 存档 此项工作是文书处理的最后环节，即：将已经流转完毕的具有查阅和保存价值的文件材料，按照自然形成和相互间的内在联系，按照一定的立卷方法组成案卷，归档保存。 归档涉及部门：院办、教学管理办公室、远程部、夜大学、扶贫办公室、研究中心等。院办牵头组织协调存档范围和进度。 集中归档时间：每年5-6月期间归上一自然年度的档案。 2000-2006年上交学校档案数量（235）27+26+19+29+37+97 二、《学院印章管理规定》 学院印章包括： 清华大学继续教育学院印章（圆章） 清华大学继续教育学院（钢印） 中国共产党清华大学继续教育学院总支部委员会印章 各职能部门方章：学院办公室、人力资源办公室、教学管理办公室等职能管理部门工作用章。业务部门不设印章。 院领导名章 用印规定 学院院章用于合同、报文、录取通知书、各类证书，其使用须经主管院长书面批准或授权 钢印用于学院颁发的工作证、学员证、学生证的照片压印 职能部门方章，须依据工作职责经本部门负责人批准后使用。严禁各部门印章对外签订协议 严禁在空白的介绍信、证件、奖状、证书及纸张上用印 院领导名章：须经院领导审阅内容并书面批准后使用 中国共产党清华大学继续教育学院总支部委员会印章：由党总支书记签字或授权使用 印章刻制、注销 由院办报学校两办后刻制或制发，留存印模。任何部门和个人不得擅自刻制； 圆形印章由院办经主管院领导审批同意后报学校申请刻制；（磨损） 因部门更名、印章磨损等原因刻制印章或部门撤销，须及时将旧章交至院办封存或销毁 印章保管