2004年6月秘书技能题答案.doc

2004年6月秘书技能鉴定参考答案 一、案例分析（一） 错。没有公司标志 对。办公室放置绿色植物。 错。客人敲门时未抬头迎客 错。未作自我介绍，并握手让座。 对。倒茶，询问来访事项。 错。对客人来访问题未听完便打断别人的话，推卸公司责任。 错。接电话时未向客人道歉。 对。接客人来电自报家门，符合礼仪规范。 对。接电话时做好《来电记录》便于联系。 对。未送客人到门口。 错。客人再来时未招呼，倒茶。 对。对来电和来访的客户提出的问题能通知客户服务部联系。 错。接待客人态度不好。 对。在总经理的批评下，承认错误，向客人道歉。 对。给客人倒茶，符合接待规范。 对。积极帮助客人寻找解决问题（新产品替代、派技术员指导） 错。在未向王总报告情况下，擅自答应客人打折。 对。送客人到电梯门口。 对。帮客人提行李，并在左前方引路。 对。帮客人开电梯。 错。未联系客户服务部反馈客户提出的问题。 对。填写《来访登记表》。 错。接王总电话时未报单位、姓名。 错。未填写值班日记。 案例分析（二） 错。进门先在敲门。 错。没有公司标识。 错。没有绿化办公环境。 错。经理助理应有相对独立的办公室。 错。擅自省略值班记录表。 错。周六值班人员脱岗。 错。顶替值班的人员与值班人员未能及时交接。 错。对脱岗造成的损失未作自我批评。 错。安排不熟悉业务人员值班。 错。值班期间漏接电话。 错。面对领导的批评不能妥善处理，引起同事矛盾。 对。对不符合报销要求的单据不予报销。 错。没能化解因报销、值班而引起的矛盾。 对。及时接听电话，并作记录。 错。没能将客户反映的情况向江总工程师反馈。 对。及时修订值班工作制度。 对。按照领导要求写情况汇报。 错。未能及时将客户反映情况向销售部经理汇报。 二、简答题： 意向书的结构样式及写作方法的说明。 如何选择会议地点、布局以及安排会议议程？ 秘书应从哪些渠道接收信息？ 信息收集是信息工作的基础上初级阶段，是秘书根据工作需要，通过不同的渠道和方式搜集和获取信息的过程。 一是大众传播媒介渠道，包括广播、电视、报纸、期及其他文献载体，是现代社会获取信息的重要渠道； 二是信息机构渠道，委托信息机构收集相关信息。 三是关系渠道，要业务往来中取信息； 四是调查渠道，到现场直接收集第一手资料。 五是供应商和客户的信息； 六贸易交流，利用展销会、 交易会、洽谈会以及学术交流会收集相关信息。 怎样才能全面收集信息？ 秘书要有较强的信息意识，有目的地捕捉各种有价值的信息。从信息传递的方式而言，既有内向传递的信息、也有外向传递的信息。前者包括信件、备忘录、企业内刊物、通知或通告、传阅单等。信息的外向传递一般通过信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等。从信息的载体言，有纸质载体，这是目前办公室保存信息的主要手段，另外是磁性载体，包括软盘、硬盘和磁盘。 信息的加工包括哪些环节？ 信息加工工作主要环节是：对原始信息进行分类、筛选、核实，使其成为有价值信息的过程。 分类方法：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法、时间分类法。分类时首先要进行辩类，其次再进行归类。 信息筛选方法：看来源、看标题、看正文、决定取舍。 信息校核方法：溯源法、比较法、校核法、逻辑法、调查法、数理统计法。 如何进行文件的立卷归档？ 将单份文件组合迈要卷的工作；各单位工工作活动中形成的具有保护价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，这项工作称为归档。 对处理完的可按照下列方法分类组卷： 一职能分类法； 二问题分类法； 三织机构分类法； 四年度分类法； 五型号分类法 六课题分类法； 七工程分类法； 八专业性质分类法； 九档案形式分类法。