(PPT)-中山大学资管系硕士学分班资料库系统专题.ppt

中山大學資管系碩士學分班資料庫系統專題 檔案管理系統 目錄 需求環境說明 系統需求說明 系統功能 ERD 關聯綱目 系統畫面 學習心得 需求環境說明 某國防部所屬軍事單位，平日負責策劃所轄單位戰備訓練各項計畫，其中人事部門某項業務為負責公文檔案管理之責；檔案管理包含上、下級公文之收、發、建檔、保管、協助查詢、稽催、調閱、機密等級核(註)銷等多項業務；有鑒於目前公文歸檔環境均為人工抄寫及以紙本保存(公文櫃)方式管理，為有效管理公文歸檔後之作業，預開發乙套『檔案管理系統』，期能藉由資訊科技的導入，有效降低人力成本，發揮更大之成效。 需求環境說明(續) 因應政府推動辦公室自動化的理念，加上檔案室的檔案經過多年的堆積，原有的人工作業方式已經無法如期的完成檔案室應有的業務，所以我們需要開發一套檔案管理系統來處理一些瑣碎且繁雜的業務。 系統需求說明 管理者權限(紙本) 新增檔案歸檔資料。 控管檔案保存期限(含機密等級降解密)。 管制檔案調閱期限。 使用者權限 依業務權限調閱檔案資料。 查詢檔案目前狀況。 預約調閱檔案。 系統功能 檔案管理者： 自動篩選出已逾保存年限的公文，並呈報核准銷毀。 自動篩選出已失去機密屬性的公文，並且辦理註銷其機密等級作業。 提供線上檔案查詢，達到資訊透明化。 提供線上調閱。 系統功能(續) 使用者： 使用者可以依權限運用系統調閱已歸檔資料。 檔案機密等級期限到期時，可提醒管理者及承辦人辦理相關等級降解密。 檔案保存期限到期時，可提醒管理者及承辦人辦理。 關聯綱目 系統畫面 借閱管理功能說明 處理公文借出時，資料庫之更新 可利用年次號、分類號等資料查詢欲借出公文 更新資料庫中之公文借出狀態 系統畫面(續) 借閱人員管理功能說明 變更參謀個人基本資料 離到職人員之管理 系統畫面(續) 借閱人管理功能說明 查詢各單位借閱公文之情形 查詢各參謀借閱公文之情形 系統畫面(續) 還卷管理功能說明 處理公文歸還時，資料庫之更新 可利用年次號、分類號等資料查詢借出公文 更新資料庫中之公文歸還狀態 學習心得-坤庭 重拾課本，找回學生時期，應得而未得的知識，有點晚，但是必需，面對功課有點手足無措，期中（末）考，更是緊張，盡力完成所有事項，不缺課，按時交作業，是我自己對自己的要求。 寫程式，停留在學生時期記憶，離開學校後，全部沒了，對我而言做專案有其困難度，不斷重覆檢查、討論，真幸福有老師教導，有同學可以討論，學習環境佳，做專案後發現在的企業要管理的東西真不少，要有競爭力，知識、工具不可少，資料庫是其中之一，可以減少企業支出成本，反之浪費資源。 這門課讓我了解要將所有知識連結一起才可以創造價值。 謝謝老師。 學習心得-芳群 歲月不饒人，但是學而之不足，本學期除了公出外，也都沒有缺席，網路的發明，受益良多，公出其間也可以利用網路上課。 寫程式，對我而言實在非常困難，頭痛不已，多虧其他兩位組員幫忙。 謝謝老師。 學習心得-育正 一學期下來，真的學到很多東西，以前對資料庫似是而非的觀念又強化了，雖然不敢說自己對資料庫已經有很深入的瞭解，但至少自己感覺到自己的資料庫功力似乎又增強許多。 雖然老師沒有在言詞上逼迫我們唸書，但每次上課看到老師那麼認真準備那麼多教材，以及老師對資料庫如此鑽研，會不自覺將資料庫拿起來預習，這樣上課時才能聽得懂老師在講什麼，也才能跟得上老師的課程進度，而不至於累積到最後消化不良。 附記 本系統經老師學期中的指導，已成功開發完成，並已交付委託單位使用，非常感謝老師您的教授，讓本組獲益良多。 要跟老師說明一下，本組所開發的專題目前已有在部隊人事單位使用，因其中的資料涉及軍事機密，故無將系統程式碼上傳繳交，僅交付功能畫面說明，請老師見諒。 * * 指導老師：黃三益老師 組別：第十三組 組員：蔣坤庭(m9422406001) 廖芳群(m9422406045) 林育正(m9422406046) ` 借閱管理 借閱人員管理 借閱文管理 還卷管理