《秘书实务》任务信息的开发、利用.ppt

《秘书实务》精品课程 模块二 秘书办事模块 项目四 秘书信息工作 任务四 信息的开发、利用 [知识目标] 1、掌握上司临时交办事项的特点、范围； 2、掌握督查工作的内容、特点、原则和方法 [能力目标] 1、能够办理上司临时交办的事项； 2、能够督促、检查办公室日常事务工作的完成情况 [教学重点] 1、能够办理上司临时交办的事项； 2、能够督促、检查办公室日常事务工作的完成情况 任务导入  天地公司总经理张伟的助理高山对办公室程序化工作完成的有条不紊，但经常忘记上司临时交办的一些事项，有时未忘记但办事效果不如常规工作。张伟总经理要求高山在短时间之内必须温习完成上司临时交办事项的知识，尽快提高处理临时交办事项技能，强化办好临时事件的意识，并要求对公司各部门贯彻落实公司全年业务发展计划情况进行督查。 任务分析 上司临时交办事项和办公室常规事项一样，必须引起秘书的高度重视，一丝不苟地去完成，才能符合新时期秘书的要求；督查工作也是秘书的一项日常本职工作，必须要学习相关基本知识，领会其精神实质，才能将上司和决策层的意图贯彻落实。 上司临时交办事项的特点和范围  繁杂性 突发性 具体性 时效性 事 项 类 别 示 例 文书工作事项 如让秘书查阅、递送、承办、传达清退文件 会务工作事项 如让秘书通知开会、收集议题、准备会议室、参加会议并做记录、整理会议纪要、会后催办等 信访工作事项 如让秘书代为写回信、代为接待来访者、安排来访者食宿、代购来访者车票、代上司看望友人等 信息工作事项 如要求秘书收集、核实、报送、传递、发布某信息等 调研工作事项 如让秘书临时调研、撰写调研报告、核实情况、统计数字等 督查工作事项 如让秘书通过信函、电话、上门等形式督促检查某一指示、决策落实情况等 联络工作事项 如让秘书处理电话、接收某方面信息等 协调工作事项 如代为召开协调会、现场代为协调几个部门关系等 接待工作事项 如让秘书去接站、安排客人食宿、陪同参观、组织宴请联谊、购买票据等 其他工作事项 如代为报销票据、代为看望病人等  秘书督查的含义 秘书督查是指秘书直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项专业性工作。因此秘书要围绕中心、突出重点，根据上司的工作习惯和重视程度来确定督查工作任务。  上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。 上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况。 本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。 新闻单位和重要客户对本单位的批评建议的答复与处理。 人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。 下级单位请示事项的答复和办理情况，及基层单位请求上级单位帮助解决的问题的办理情况。 秘书在日常工作中发现和了解的、提议列入专项督查，并经批准的重要事项。 秘书督查工作的内容  秘书督查的特点 复杂性 原则性 时限性 权威性  实事求是的原则 主动性的原则 分层次落实的原则 时效性原则 督查与帮办相结合的原则 督查的原则  督查工作的方法 书面督查 电话督查 专项督查 会议督查 调研督查  任务实施 1、明确督查的目的：贯彻落实全业务发展计划 2、确定督查的对象：研发、市场、采购、生产、质检、公关等公司内设的所有部门 3、选择督查方法：会议督查 4、制定督查程序：听取各部门完成任务情况汇报、传达上司意图、对照上司意图和年初计划找出各部门的差距、商讨消除差距、完成任务的措施、上交督查成果。 5、确定好督查的集中时间、参与人员、地点等  案例分析 某领导同志出差，从外省给本单位值班室秘书打来电话：某月某日将乘坐某车次回去，请与铁路部门联系，留一包厢。秘书只顾记下日期、车次，却少问一句：有事如何联系。秘书与铁路部门联系后，得到的答复是所拟乘坐的车次已经客满，只能改乘别的车次。此时想再次想领导同志反馈、请示，却到处寻不着领导的行踪。绞尽脑汁，对所有能想到的去处，均一一去了电话查问，结果全部落空，无人知晓。一番折腾，不仅秘书落得个有急又累，而且浪费不少电话费，最后还是误了领导的行程，秘书悔恨交加，万分遗憾。 思考分析：1、从案例可以看出临时交办事项具有和特征，秘书承办时应具备什么素养？ 2、若你是承办此事项的秘书，你将如何承办？  大学同窗王芳和李兰几乎同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到了总经理的青睐，一再被提升，很快就作到了部门经理，可工作起来同样吃苦的王芳却一直在做着文员。终于有一天，王芳忍无