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企业档案室定位与管理要点 　　[摘 要]企业档案室作为企业的内部组织机构，为企业的各项管理和职能活动提供信息支持，伴随市场经济形势的不断变化，企业档案管理方式和手段不断丰富和更新，也促使我们应准确把握企业档案室定位，突出档案工作重点，积极应对信息化时代档案管理特点，才能更好地发挥企业档案的信息资源作用。 　　[关键词]档案；保管；利用 　　[中图分类号]C93 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）30-0086-02 　　1 企业档案室的定位 　　1.1 企业档案室管理和服务职能的确立 　　企业档案室首先要明确的职能是管理与服务。档案工作一定要冠以“管理”的帽子，而不是被动的接收资料，应根据本企业工作重点，提出档案工作规划，编制档案工作年度计划；监督和指导各部门整理归档，安全有效提供档案服务等管理职能。如果说档案管理是投入的话，那么档案服务即是产品。只有加强档案管理，档案服务才有源源不断的完整、齐全、准确的档案资源。 　　1.2 企业档案室应把握的三个定位 　　（1）信息资源中心。企业档案室保管本企业的全部档案，是企业成长的真实写照，涵盖了企业所有发展和管理的“蛛丝马迹”，可以说是一个名副其实的信息资源中心。定位为企业信息资源中心，加大相关设施设备的配备和信息专业优势的档案人员培养，对企业档案室建设将具有重要的战略意义。 　　（2）科技服务中心。档案工作的最终目的是提供利用。档案室工作人员应开展有针对性地分析和调研，了解企业和职工对档案的需求，及时发布档案室必威体育精装版室藏情况，引导他们积极利用企业档案解决实际工作中的难题，可通过电话调卷、现场服务、网络共享等多种形式，使档案室成为企业科技咨询和信息服务中心，更好地为企业生产建设服务。 　　1.3 教育宣传中心 　　档案作为企业干部职工艰苦创业的原始记录，既具有凭证和史鉴作用，又具有随时可参考的经济技术价值。企业档案室可以根据需要提供最具代表性的档案资料，以展览或专题的形式展示企业的壮大历程和员工的精神风貌，作为企业宣传和员工教育培训的素材，增强企业员工的凝聚力和自豪感，激发他们为企??积极奉献的工作热情。 　　2 企业档案室的管理 　　企业的档案管理主要包括“实体管理”与“信息开发利用”两大方面。伴随企业在市场经济形势下管理模式的优化和结构方式的调整，有些企业会出现：①因体制变化，合资、合作或者重组后档案全宗的界定。②档案信息化时代基础业务管理和开发利用方式如何及时更新。③信息化程度浅显，网络共享程度不高。④存在部分企业档案人员的知识机构单一，其专业技能和理论素养迫切需要得到全面提升的状况。针对此，笔者认为可从三个方面来应对。 　　2.1 把握档案管理过程中的四个重点 　　由于企业档案室所收集保存的档案门类涉及企业的生产经营、产品开发、设备资料以及管理工作的全过程，把握其中收集、整理、保管和利用的四个重要环节可以更好地对整个档案管理进行全过程的控制，促使基础业务管理工作得到更好的提升。 　　（1）收集全面。没有收集的档案工作就是“无源之水”，做好“收集”的首要条件是制定符合本企业特点的档案归档范围，特别是针对纸质文件资料和电子文档的双重归档模式，重视“红头”文件、轻视“非红头”文件的做法，应进一步明确企业各部门及相关人员的岗位职责，确保文件和材料的初始形成直到最后归档的全过程进行有效的管理和控制。 　　应根据所在单位的工作重心侧重于具有企业特色的收集重点。以日照港下属单位为例，若公司的主营业务为装卸生产，那么收集范围应重点围绕货源业务和生产管理，若公司属于建设工程类，那么围绕工程项目的开工、施工直至竣工过程的资料则应列为收集重点；相对应服务单位，针对服务品牌的打造和服务质量的管理提升的相关举措将是收集的重点。 　　（2）整理规范。在档案的整理工作中，确定档案全宗是一个关键的环节。但是形成机构行政结构的变化经常使一个全宗的边界模糊不清，如日照港集团下属的股份一公司、三公司、建设集团等单位就因机构的体制变化而存在几个档案全宗的状况。如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，也能够完整体现一个单位自成立、发展全过程的活动情况和历史面貌。 　　档案整理的依据就是本单位的档案分类方案，根据国家必威体育精装版颁布的《企业档案规范》，企业档案可分为十个大类，以日照港现有档案分类管理现状来看，职工管理类档案归口在集团人力资源部管理，其他类别分别按照ABCD等英文大写字母的编号作为一级类目管理。 　　企业档案还会产生照片、录音带等载体的声像档案，奖杯、证书等实物档案、电子档案。作为十大类之外的这三类档案，它是全宗档案的重要组成部分。笔者认为可以作为一级类目的补充单独设置类目，与相应的十大类内的档案资料设互见号，以备查考。 　　（3