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浅谈工程设计项目管理中文件控制体系建立和运作 　　摘 要：随着我国工程项目管理理念和操作方式逐渐与国际接轨，文件控制工作的重要性也日益凸显。工程项目中高效的文控工作有利于维护项目各参与方合法权益，是工程项目的有序推进和圆满完成的重要保证。本文主要讨论文件控制工作体系的建立和运作，以期其发挥更大的作用。 　　关键词：工程设计项目 文件控制体系 建立 运作 　　文控工作是工程公司和工程项目管理的重要工作，因此，应该建立一整套文控管理体系，对工程项目进行动态的、全过程的、信息化管理。在工程项目的整个过程中，要保证工程项目文件管理质量，必须建立工程项目文件控制体系。将高效的文件控制贯穿于事前介入、事中控制和事后验收的全过程，严格按照规范操作流程进行运作，建立档案管理系统，实现档案材料保存，提高档案管理效率。 　　一、工程项目管理中文控体系的建设 　　1.理念建设 　　1.1要充分认识到文件的重要性 　　文件控制是工程项目管理体系运行的基础之一，在每个环节中都有举足轻重的地位并且贯穿项目始终。一个项目如果没有严格的文件控制程序，文件编号混乱，往来文件无法有效识别，设计内容随意变更，会使工程陷入一片混乱。因此，工程项目的每一个参与者都应该重视文件建设，任何事情都要求有文字记载。只有这样，才能更好的维护项目各参与方的利益，保证项目正常推进。 　　1.2要树立贯穿与全过程的完整、及时、准确的文控责任意识 　　文件控制并非只存在于档案验收阶段，要树立贯穿于整个工程项目全过程的文件控制观念，形成责任意识。首先，要树立文控完整意识：要在项目之初建立项目文控中心，确保所有项目正式文件均通过文控中心进行控制。结合项目的特点编制并发布文件控制程序、内、外部协调程序、项目编号系统等，利用这些程序文件来加强控制项目所产生的文件，直至工程项目结束，真正做到统一、完整；其次，要树立及时意识。在管理程序上，针对各种类文件的控制规定，结合项目的要求和实际执行情况，编制各类文件控制流程图。使文件从产生，到中间各环节，到最后达成的结果??均能脉络清晰地传输；最后，要树立文控准确意识。在文件控制中，相关人员应按公司及项目要求明确文件正常传递的相关审批、发布流程进行严格控制，文控工程师还参照文件编号系统将项目所产生的所有正式文件进行编号管理，并按照版次规定中的要求进行文件版次描述，用编号及版次的唯一性准确地控制项目文件。 　　2.制度建设 　　由于我国文件控制尚不成熟，和国外工程公司比起来，我国文件控制工作的标准规范、规章制度、操作手册等几乎是一片空白。因此，要有选择地吸取国外先进经验，结合实际，形成自己的文控制度。一套完善的文控制度主要包括： 　　2.1规章制度建设 　　主要包括文件控制人员任职条件等级标准、考核办法及配备原则及管理办法等，形成包括人员任用、人员配备、人员提升、人员考核的一整套规章制度。 　　2.2操作手册建设 　　集中骨干人员，从文件控制专业的实际工作着手，提炼体系文件、标准规范中的内容编制成操作手册，方便文件控制人员快速学习和掌握。 　　3.组织建设 　　3.1组建项目文控中心 　　在工程建设项目中组建文控中心，统一管理项目全部介质的文件、资料，保证项目文件、资料的流转渠道的唯一性及确定性，配备专业文控人员进行文件管理，既能保证项目文件的完整和安全，又能提高项目文件和资料的利用效率。 　　3.2实行矩阵式架构管理 　　文控人员在接受项目管理的同时，接受来自专业设计室的宏观监督、管理和指导。通过以专业负责人为主的文控团队，为项目提供专业化的文控支持，从技术上为项目文控工作提供来源保证。 　　二、工程设计项目管理中文件控制体系的运作 　　要在工程项目过程中实现高效的文件控制，就应该在工程项目全阶段、全过程实行动态控制和信息化管理。 　　1.项目初始阶段及早准备与着手策划文控体系 　　在项目执行的初期阶段，文控专业人员就应该依据相关合同条款着手筹划建立文控体系工作。这些工作主要包括： 　　1.1文控人员在项目初期阶段，严格按照文件控制的相关规定纳执行，使文控相关规定获得法律保障。有利于明确业主、合作方及承包商对文件的要求，使文件控制工作的开展有章可循。 　　1.2文控人员认真阅读相关标准规范、业主及合作方提供的文件、文件清单等，明确对文件的管理要求，预估项目文件的数量、种类、来源、规格等。同时根据项目的规模及业主的要求，凭借项目文件控制经验，尽可能准确估算出项目文件控制所需服务器的大小，从而更有效地使用资源。 　　1.3相关负责人员应该根据工程项目的需要明确项目文控的工作划分并确定配备相应人员； 设置项目文件控制软件中关于权限及目录结构方面的内容，依据项目特点建立合适的文控软件平台；根据行业标准、合同要