文秘与档案复习资料.doc

文秘与档案 第一章 一、秘书的含义 1989年版《辞海》的解释，秘书是“协助领导人综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等的工作人员。” 国际朗曼词典把秘书解释为“从事为他人起草信件、保管档案、安排会晤等工作的人。” 二、秘书的特点 秘书是一种办公人员，属于脑力劳动者的范畴。 秘书是直接为领导服务的一种办公人员。 轻的知识女性在秘书这支庞大的从业者队伍中占有绝对多数。 三、秘书工作的特点 辅助性、综合性、被动性（详细内容见笔记） 第二章 一、秘书的角色意识 秘书在管理层的角色 角色组合 配角意识与主角意识 二、秘书的人际关系 （一）、交往心理效应概述 1．人类交往形态：自然形态和社会形态 自然形态：以血缘为纽带，感情为基础，被动的交往 社会形态：以功利为目的交往，理性为基础，主动的辐射状交往 2．人际交往心理效应： （1）首次效应：前摄作用、泛化作用 （2）吸引效应 相邻原则：有用期望、安全期望 相悦原则 相似原则：兴趣（爱好的相似）、地位（经历相似）、态度（观点的相似） （3）增减效应 （4）互酬效应 （5）从众效应 （二）、秘书的人际关系 相处的四个原则：平等、互利、信用、相容 相处的技巧：亲和性 处理好三对关系：同事之间的关系、和领导的关系（正位、适人、合时、择地、善言）、领导之间的关系（正确对待领导之间的矛盾、正确判断领导之间矛盾的类型、正确处理领导群体间的矛盾） 如何做一个受欢迎的秘书： 不断学习，提高能力，迎接挑战 记住别人的姓名，否则对方会认为你对他重视不够 举止大方，这样会使别人不觉得别扭 培养轻松活泼的个性，让对方觉得与你在一起是愉快的 切忌自以为是，做出“无所不能、无所不知”的样子，这样更加暴露出自己的空虚和无能，也使别人反感 培养幽默风趣的言行。幽默而不失分寸，风趣而不显轻浮 经常检查自己的不足，敢于承认而且纠正自己的缺点 不乱发牢骚，做到心平气和，不仅自己快乐，也令别人感到舒服 学会喜欢别人，多看别人的长处，能与自己意见不同的人融洽相处 不要常说恭维的话。要赞美有成就的人，安慰受创伤的人 永远朝气蓬勃，切忌暮气沉沉 如何处理与领导之间的关系：尊重、懂得守拙、诚实、了解个性 第三章 港台、国外对秘书的具体要求： 1．素质要求： 明白上司参与的活动职责及自己的努力方向 明白对上司所抱定目标的努力，同时拟定自己的目标 综合素质，在紧张状态中保持冷静 帮助上司有效利用时间 有良好的表达能力（表达和书面） 在私企中，对上司绝对忠诚，收集信息，提高自身素质 有自我牺牲精神，在必要时留下处理紧急事件 2．观念要求： 认识到秘书是幕后、服务性的工作 重视人际交往的关系，和气生财 守口如瓶 树立公司的良好形象（谈吐文雅、持重；举止庄重大方；服饰美观整洁） 3．业务要求： 适应能力 处理业务的能力（分析问题、处理信息、撰写、业务管理、速记） 解决问题的能力（一事当前、勇敢应急、谨慎对答） 管理创新的内涵： 适时管理 (适时管理是一种思想观念，旨在取得竞争优势，通过全员参与，不断进取，杜绝无效劳动，规范增值作业，达到质量全优。对保持公司竞争的锋芒，不断改进顾客服务服务，为员工创造一种既使人满意又催人奋进的工作环境，都有难以估量的作用。) 危机管理 (危机爆发前的预计 预防管理和危机爆发后的应急善后管理 ) 柔性管理 (柔性管理核心和目的——是怎样使企业资源具有柔性。物资源 人资源 信息资源 结构资源 过程资源 ) 项目导向管理 (项目导向管理倡导公平、灵活、开放的组织系统，拆除职能化组织结构中的各种有形和无形的墙，精简目前太多的中间管理层次和管理人员。) 理念管理 (理念管理：某种意义上是企业的生产经营和经济效益之间的中介转化环节，促使企业把面向市场的潜在生产力转化为深入市场的现实生产力。) 软件管理 (软件管理：现代企业的系统管理是由战略、结构、制度、技巧、人才、作风、价值观等方面组成的软件管理。) 第四章 一、会议前的事务工作 会场的布置和准备 会场座位的安排、会议主席台位置的排定（先右后左，右高左低）、贵宾的位置 会议通知的发放 发送方式：一般有口头、黑板、电话、邮寄、电报、电子邮件等，第一份通知还应附回执 会议议程的拟定。 会议议程分解为：议程、日程、程序 议程是指会议所要议论、解决、处理的议题或问题的大体安排 日程是指围绕议程安排所拟定的会议进程的具体安排 程序是指某一次具体会议中按照时间先后或一定次序依次排列的工作步骤 制作材料袋和会议票证、指示牌 迎接与会代表（接站、食宿、购买返程票等） 二、会议中的事务工作 会场签到、会间调度、会议记录、会议简报、会议选举、会议总结、后勤保障 会议后的服务 印发会议纪要、清理会议文件、组织代表离会、搞好宣传报道、会议工作总结、会后催办工作 接待程序