文职培训资料.ppt

秘书10大宝典 1、有些事要想到上司前边，虽然你要听上司布置工作，但有些事，秘书要想在上司前边，当好上司参谋。这样，上司才会感到你是个好秘书。 2、上司布置的工作要提前交卷如写材料、搞调查等，一定争取提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向上司打招呼，使上司早有安排，免得被动。 3、注意必威体育官网网址工作秘书和在上司身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他员工早一些时候知道，一定注意必威体育官网网址，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给上司添麻烦 　 秘书10大宝典 4、平时多给上司提供资料，上司比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给上司，这会对他的决策有参考价值。 5、善于听取上司意见，对于上司的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同上司翻脸。有不同意见，可慢慢与上司沟通。 秘书10大宝典 6、不要轻易在上司面前告别人的状轻易告别人的状，影响上司对他人的看法，如果看错了人，上司会从内心埋怨秘书。最好，只同上司谈某些工作，不做那种议论是非的事。 7、不向上司提过高的有利于自己的要求有的要求会使上司为难，如果办不成，以后上司会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。 秘书10大宝典 8、负责做上司与他人的沟通工作，当上司与另外上司或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在上司面前火上加油，而要做上司的思想工作，使其消气，并为上司向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的上司指使的。 9、多到公司基层去听听普通职工对一些事情的议论和看法，以便提供给上司。 10、要关心上司的生活经常。在上司身旁工作，对上司的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心上司，又反映了同事之情。 秘书的忌讳 不可长一张大嘴巴 不可自我膨胀 不要和老板零距离 不要计较你的加班 不要每天一张苦瓜脸 不要做夸张的打扮 不要一味等候别人的吩咐做事 任何时候都不要替老板做决定 不要停止学习 经理参加的外部会面 经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度安排。并关注以下几点：图例如下页 注意事项： 会前为经理准备详细的背景资料； 会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间； 对会中决议，经理希望详细了解的，及时跟进并反馈； 接到参会邀请 开始 征询经理 是否参会 婉拒并请对方改请 回复对方参会，并写入日程表 关注对方会议组织情况，并适时提出建议 在会面前给经理提供背景材料 提醒经理参会 经理参会 结束 N Y 经理参加的外部会面 第三部分、沟通协调 一、内部沟通 ★秘书要与所有服务的经理建立经常性的沟通，了解经理近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解经理的授意、做好上传下达的工作。 ★秘书应以主动谦虚的态度与经理所领导的部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给经理，有效地协助经理推进工作； ★作为秘书，在日常工作中，注意与其它部门和同事的协作，要把对方看作是自己的资源，通过一点一滴的交往，协调与各部门之间的关系，对任何部门、任何一位同事都应有极强的客户意识，尊敬对方、尊重对方，注意及时向那些给予你支持的部门和人员表达谢意。 二、外部沟通 （一）业务合作： ◎作为经理与外界沟通的窗口，秘书应以热忱的态度与合作商建立起真诚信任的关系，但在处理事务时注意以酒店利益为重，端正自己的位置，灵活处理。 ◎尊重合作伙伴和供应商，要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达。 ◎在代经理进行有关业务的推进工作时，要与合作厂商达成理解，为经理的决策创造良好的合作环境，辅助经理推进。 （二）礼尚往来 ●答谢（节日礼品、贺卡等）在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作厂商的公司纪念日等）秘书应在提醒并征求经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作厂商的友好关系。 ●在业务合作中，适时提醒经理并为其安排与厂商的定期沟通活动或轻松的就餐，成厂商建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。 三、秘书作为领导辅助人员应具备的礼仪 秘书作为经理的辅助人员，除完成日常工作业务事宜外，更多的精力是为经理服务。一个好的秘书既是领导的助手以是领导的参谋，秘书有日常工作中既要辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。 （一） 作好助手和参谋工作 （二）辅助经理塑造良好的形象 （一）作好助手和参谋工作 1、参与决策调研，提供有份量的信息 秘书要做好决策的参谋，就要积极参与决策的调查研究。首先是广泛收集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有份量的文稿。其中把握三点： 第