文书写作篇.ppt

文书写作篇 什么是秘书？ 在中国古代，秘书最早是指“宫中秘藏之书”。 国家劳动和社会保障部于2003年重新修订的《秘书国家职业标准》中：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 美国全国秘书协会的定义：高级官员的助手，掌管机关职责并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。 国际职业秘书协会对秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。 在世界范围内，秘书已经演变成一种社会职业，它是一种智力服务，是以处理文书、事务工作的知识和能力为领导者、职能机构和群众服务的工作。 什么是文书？ 文书是人们在社会活动中处理各项事务所形成的、具有特定效用的信息记录。 什么是公务文书？ 公务文书是社会组织在公务活动中形成的、具有特定效力和规范体式的信息记录。公务文书，简称公文，是由法定作者形成的，具有法定的权威性和现行效用，具有规范的体式，也具有特定的处理程序。严格意义上的公文，是指《国家行政机关公文处理办法》中所列的13中正式文书。 文书的国际通用名称是文件。 文件的四个基本要素是什么？ 文件的主旨，即作者在文件中所要表达的基本观点或中心思想。它集中体现了作者对文件中所设计的现象或事件的感受、认识和理解。主旨是文件的统帅和灵魂。文件的主旨要求明确、集中和鲜明。 文件的材料，即构成一份文件的事实、论据、道理和引语等。它是表现文件主旨的基础和材料。材料是文件的血肉，要求可靠、典型和真实。 文件的结构，即文件内容的组织构造。它是对文件内容的恰当组织和安排。结构是文件的骨架，是体现文件是否具有逻辑性的重要因素。结构要符合思维习惯，反映公务活动的规律，服从主旨的需要。 文件的语言。文件使用的是现代汉语的书面语。语言是文件的服饰，要求严谨周密、简明精练、庄重得体。 什么是文件格式？ 文件格式是指文件（主要是指公文）中数据项目的构成及其编排规范。 文件格式包括两部分内容：一部分是文件数据项目的构成，即一份文件有多少格式项目；另一部分是这些数据在一份文件中如何编排，即编排的位置和规则。 文件正文的逻辑顺序是如何体现出来的？ 第一层次用一、二、三、……即大写的汉字来标识。 第二层次用（一）（二）（三）……即带括号的大写汉字来标识。 第三层次用1.2.3.……即阿拉伯数字后加点来标识。 第四层次用（1）（2）（3）……即带括号的阿拉伯数字后加点来标识。 秘书草拟文件的基本步骤有哪些？ 明确要求。首先要准确把握领导的意图，即领导行文的目的和具体要求及措施等。 确定文种。根据领导的意图、文件涉及的内容、双方的行文关系等确定合适的文种。 撰写提纲。即设计一份文件的框架和结构，包括如何合理地安排文件的主要内容，怎么开头，如何结尾，中间的问题怎么展开，前后之间的逻辑顺序如何处理等等。 选择材料。要围绕文件的主要观点和拟提出的措施寻找支撑材料，通过大量的、真实的、相关的材料来加强文件的说服力。 草拟文稿。 修改润色。文件初稿写好之后，要在主旨、结构、材料、语言乃至标点符号等方面作进一步的修改和完善，力求准确无误。 语言要求 词语选择上书面语色彩浓重，有些经常使用文言词语。如“兹、此、其、欣悉、值此、为荷（盼）”等词语。 用词力求客观准确、避免歧解模糊。要求词语客观简洁，不希望有个人风格。 句类上以陈述句和祈使句为主。 往往有固定的行文格式。 信函中，要表现出合作的诚意，要真诚、客气、严肃，不用或尽量少用口语用词。 工作计划 工作计划是组织或个人将今后一段时间内的工作内容、工作目标或工作任务做出具体安排的文书。工作计划是秘书人员使用频率较高的文件。 包括： 前言。概述制定计划的目的、依据或背景情况，说明完成计划的必要性和可能性。主要解决“为什么要做”的问题。计划的前言要简明扼要。 主体部分。他是计划的核心内容，包括计划的原则、指导思想、具体工作目标、措施要求、时间安排等内容。 结语。一般写意见和希望。属于正式文件的计划，往往加上“此计划自指定之日起施行”的结语。 注：最重要的是工作目标、工作措施和要求（即做什么、怎么做和做到什么程度）。 例文略。 工作总结 工作总结是对过去一段时间内的工作实践活动进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性认识的一种事务性文书。 包括： 引言部分。通常用于介绍组织和活动的基本情况，内容要简要。 成绩和经验。这是总结的主体部分之一。通常采用分列式逐条论述的方法。 问题和教训。 下一步的工作设想和安排。 例文略。 什么是函？函的种类有哪些？ 函是平行机关或互不相隶