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四川蜀通公司企业管理培训 机关应用文写作及公文处理 二O一O年七月 第一部分机关应用文写作 什么是机关应用文？ 用书面语言把工作的意图、设想、过程、结果等，表现出来的文体，就是应用文，通常叫机关应用文。 机关应用文的分类 1、上行文：主要有请示、情况报告、工作报告等。 2、下行文：主要有指示、批示、决议、决定、通报、通知等。 3、平行文：主要有函、通知等。 4、泛行文：如公告、通告、简报、调查报告、工作总结等。 机关应用文通用格式 1、用纸 2、公文页边与版心尺寸 3、图文颜色 4、发文机关标识 5、发文字号 6、签发人 7、标题 8、主送单位 9、正文 机关应用文通用格式 10、附件 11、成文时间 12、用印 13、主题词 14、抄送机关 15、印发机关和印发日期 上行文眉首格式 文头在眉首区要留出供领导批示签署意见的空白区，发文机关名称与版心上边沿距离80mm。 下行文眉首格式 平行文、下行文：发文机关名称与版心上边沿距离25mm±1mm。 特 殊 情况 报 告 概念：报告是一种广泛采用的重要上行文，主要用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。 报 告 分类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、递送报告。 报 告 构成：由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。 报告的写作技巧 标题： “事由+报告” “发文机关+事由+报告” 报告的写作技巧 主送机关：一般只送一个主送机关。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。 报告的写作技巧 正文： 分为三部分——引据、主体和结语。 报告的写作技巧 引据：即一开始就简明地将一定时间内工作的有关情况作一概述，以点明全文主旨，通常用“现将有关情况报告如下”承上启下，领起下文。 报告的写作技巧 主体：可采用分题式、分条式或两者结合的方法进行叙述，内容应材料真实、条理清楚、重点突出。 报告的写作技巧 结语：常用的有“特此报告”、“请审核”、“以上报告妥否，请指示”等。 报 告 实 例 请 示 概念：是下级向上级机关请示某项工作中的问题、审核批准某事项时使用的请求性公文。 请 示 应用：1）、工作中遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2）、工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3）、超出本部门职权之外，跨部门和地区的事情，请示上级予以指示。 请 示 构成：由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成 请示的写作技巧 标题： “发文机关+事由+请示” ，也可省去“发文机关”。 请示的写作技巧 正文：一般由三部分组成：请示理由、请示事项、具体要求。 理由和事项的写作要以简明为宜，交代清楚请示的目的，表达明白自己的要求。 请示的写作技巧 结语：常用“特此请示”、“妥否，请批示”、“以上意见是否可行，请予批复”。 请示的写作注意事项 一文一请示：一份请示中，只能写一个请求批准的事项或一个请示解决的问题；如确有多项内容需要请示，就要逐项分别行文，以避免不利于上级机关受理。 请示的写作注意事项 严禁越级请示。 标题不要写成“请示报告”。 请 示 实 例 请 示 实 例 请示和报告的五个区别 第一、时间不同。请示写的情况是未解决的，属于将来时，写在事前；报告写的情况是已做过的，属于过去时，写在事后。 请示和报告的五个区别 第二、目的不同。报告是下情上达，不要求上级批准；请示则要求上级给予批准。 请示和报告的五个区别 第三、内容不同。请示要求上级尽快答复，带有解决问题的迫切性；而报告是以向上级汇报、反映情况为主要内容，一般不需要上级答复。 请示和报告的五个区别 第四、处理方式不同。有请示就有批复；报告则无需答复，只供上级参考，有时根据情况可以转发。 请示和报告的五个区别 第五、回复文种不同。如上级对“报告”确需批示，只能使用“批示”这个文种来批；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级是否同意，都应及时作出批示，但批示时所使用的文种是“批复”而不是“批示”。 通 知 通知是运用最为广泛的下行文，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员、聘用干部等。是把上级的工作意图、要求告知下级，并要求下级照此办理。 通知的写作技巧 标题：通常由“发文机关+事由+通知”组成。发布规章制度的通知，所发布的规章制度名称应出现在标题的主要内容部分，并使用书名号；批转或转发文件的公文，所转发的文件内容也要出现在标题中。 通知的写作技巧 正文：通知的正文一般由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。 通知的写作技巧 通知缘由：主要用来表述有关背景、根据、目的、意义