文件档案管理程序(综合).doc

文件档案管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日期 修改内容 修改人 审核人 审批人 总经理工作程序 3.1.1 文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。 3.1.2 基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。 3.1.3 财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。 3.1.4 人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、 3.1.5 经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传资料等。 3.1.6 客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。 3.1.7 对外联络档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。 3.1.8 声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。 具体管理 立卷归档 各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如行政运营部可制定“人事行政发文”、“会议纪要”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。 一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。 随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。 文书档案每1年为一个归档周期。各部室资料员在每年的12月底，将去年形成的文件整理后向行政运营部移交。 基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档，项目前期资料一年后归档。 财务档案在会计年度终了后，由财务部保管。 单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。 声像档案的归档时间同文书档案。 要求： a．各部室向行政运营部移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单） b.各部室向行政运营部移交档案时要做到种类齐全、份数完整，行政运营部不接收未经系统整理的零散文件。 c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。 d .各部室可根据实际工作需要保存文件，但向行政运营部移交档案时，则应按规定的归档范围进行。 a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记、联络函等； b) 综合管理部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、培训记录等）、内部刊物等； c) 工程管理部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文件（传真、工作联系函等）、施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等； d ) 营销客服部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件、客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等； 整理上架。 鉴定：对各部室移交的档案，综合管理部要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料； 组卷：对各部室移交的档案通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录； 造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册； 上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。 要求： a. 卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。 b. 不同保存价值的文件应分开组卷。 c. 凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。 d. 文件材料装订前应剔除金属物。 e. 图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×