工程建设监理资料整编办法.doc

工程建设监理资料 整编管理办法及使用说明 陕西中建西北工程监理有限责任公司 2010年元月 目 录 一、工程监理文档资料管理要求： 二、工程项目监理文档资料主要内容： 三、监理文档资料归档内容： 四、归档监理文件要求： 1、书写、厚度要求； 2、纸型、份数要求； 3、装订要求； 4、竣工章签盖要求； 5、单位工程存档要求； 6、移交要求； 7、保管要求； 五、监理文档资料的基本内容和编号： 六、归档监理文件范围和保管期限： 七、工程监理用表及其使用说明： 八、施工阶段监理工作基本表式： 九、竣工初验管理程序 十、竣工结算对资料方面要求。 一、工程管理文档资料管理要求： 工程管理文档资料的管理，是项目监理部信息管理的一项重要工作。它是监理工程师实施工程建设监理、进行目标控制的基础性工作。是项目监理部在实施过程中直接形成的，具有保存价值的原始记录。为加强项目监理资料的统一管理，提高监理管理水平，工程项目监理部档案资料由总监理工程师负责，落实专人具体实施；公司建立档案室，负责全公司的文件档案资料管理工作，项目监理过程中与建设各方相互往来的一切书面资料（包括信件、电报、传真等）都是具有法律效力的文件资料，应妥善保管。监理资料应随施工进度及时整理、所需表式认真填写，做到字迹清楚，项目齐全、准确、真实，且无未了事项。各专业监理工程师应注重本专业监理资料的形成、收集与整理工作，并及时将有关资料报总监理工程师审批。监理资料必须真实反映工程和工程监理工作的实际情况，按系统、专业归类整理；保证监理资料的完整、准确，资料成果应由总监理工程师签字。监理资料编制的份数和保存的年限应符合监理合同及《建设工程文件归档整理规范》要求。工程完工后，项目组应整理一套完整的监理资料交公司统一保管。 二、工程项目监理资料主要内容： 主要内容：合同文件、勘察设计文件、监理工作指导文件、施工工作指导文件、资质资料、工程进度文件、工程质量文件、工程造价审批文件、会议纪要、监理报告、监理工作函件、工程验收文件、监理日志、监理工作总结、监理工作记录文件、工程管理往来函件、监理内部文件共十七大类。 三、监理文档资料归档主要内容： 监理规划、监理月报、监理会议纪要中有关质量问题、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知、合同与其它事项管理、监理工作总结、监理组织机构及负责人名单、验收文件、音像资料共十三部分。 四、归档监理文件要求： 1、书写、厚度、纸型要求：真实完整、字迹清楚、签字齐全、严禁弄虚作假、擅自涂改原始记录，一律采用黑色钢笔或碳素笔填写，用纸一律采用A4纸。具备竣工资料目录，卷内文件（含表格）按资料目录排列。“以竣工文件在前，竣工图纸在后”为原则。每卷厚度10MM~20MM之间，每卷有页号、目录、备考； 2、每个单位工程的监理档案资料应注明工程名称、合同编号、建设单位、总承包单位、建设工期、完成日期和监理工程师审核签字； 3、资料中各页摆放需注意，横向页面文头朝向装订方向，横向表格的表头朝向装订方向； 4、份数、归档期限要求：归档监理资料一式三份，其中两份交建设单位，一份交本公司档案室；归档期限严格按资料整编规范执行； 5、竣工资料中所有项目均不允许出现空项，如不需要填写或无此项目，则需填写“无”。需要签名的不允许打印，要求手工签名； 6、施工图在施工过程中未经过变动的，由施工单位在施工图上加盖竣工章，竣工图必须为蓝图，竣工章必须为红章。加盖位置：可盖在设计单位图标、空白处或蓝图背面； 7、在工程（合同）完成后一月内，由项目组资料人员分类整编，并填写监理文件资料移交归档记录、竣工工程回访记录、质保欺满回访业主记录、在建工程监理卡片及监理业务手册后，移交公司档案专职管理人员装订存档，填写移交清单。 8、一般工程监理档案资料在工程保修期满后应保存三年，重要的工程监理档案资料可延长至五年。保存期间需查阅时，应办理借阅和归还手续； 9、对超过保存期的监理档案，应清点核对，登记造册，经总工程师批准后销毁。 五、监理文档资料的基本内容和编号： 1、合同文件：（A类） 委托监理合同（包括监理招标文件、中标通知书） （A1） 建设工程施工合同（包括施工招投标文件、中标通知书）（A2） 工程分包合同，各类建设单位与第三方签订的涉及 监理业务的合同 （A3） 有关合同变更的协议文件 （A4） 工程暂停及复工文件 （A5） 费用索赔处理的文件 （A