一类是可以控制时间.PPT

第二章 文员实务 1.文员的工作顺序 1.1文员工作指导思想 　 　　先做计划，付诸实施，检查结果。 计划——实施——检查 1.文员的工作顺序 1.2按照“优先顺序”处理工作 （1）、ABCＤ工作法 现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。 　　 　　　　　　　(重要程度) 　　 B 　　　　　 A 　　 很重要，但不紧急　 很重要，也很紧急　 　　　　 　　　　　 (紧急程度） 　　 D 　　　　 　 C 　 　　 既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要　　 　 　 2.文员管理时间、费用的方法 2.1管理好文员自己的时间 时间管理 时间管理的基本元素是——事件 时间管理是一种能力，一种控制事件的能力 管理时间的关键是控制事件 时间管理的分类 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间； 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。 对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。 技能训练 你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上： 上午举行董事会议，所有的经理都参加。 上午给参加员工培训课的新员工讲话。 中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。 下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。 下午会见C公司的销售部经理张XX。 （4）报告的时机要恰到好处?? ????? 这里所说的时机，是指要适时报告，以获得较好的时效价值. ????? 秘书是领导者的耳目，诸如群众对领导者的批评和反映，对领导工作的建议和要求等，秘书有责任如实向领导者报告，但需要恰到好处地掌握时机，应选择领导者乐意听取报告的时机进行报告。 ????? 秘书是领导者的近身人员，报告工作十分方便，但是，不能事无巨细都去请示报告，过于频繁的报告势必会干扰领导者的精力。即使是必须向领导者报告的事项，也要选择时机进行报告，这样，才能取得良好的效果。 （5）报告的语言要简明扼要?? ????? 报告，无论是口头报告还是书面报告，都要主旨明确，条理清楚，语言精练，文字简短，以节省领导者的时间，减轻领导者的负担。 ????? 这就要求秘书在报告前要充分准备，报告时要言简意赅，杜绝烦琐冗长。 外企招人的性格测试 这个测试是菲尔博士在著名女黑人欧普拉的节目里做的，满准确的。答覆是依现在的您，不要依过去的您。这是一个目前很多大公司人事部门实际采用的测试。 1.你何时感觉最好？　　　　　　　　　　　　a)早晨　　　　　　　　　　　　b)下午及傍晚　　　　　　　　　　　　c)夜里 2.你走路时是……　　　　　　　　　　　　a)大步的快走　　　　　　　　　　　　b)小步的快走　　　　　　　　　　　　c)不快，仰著头面对著世界　　　　　　　　　　　　d)不快，低著头　　　　　　　　　　　　e)很慢 3.和人说话时，你…… 　　　　　　　　　　　　a)手臂交叠的站著　 　　　　　　　　　　　b)双手紧握著　 　　　　　　　　　　　c)一只手或两手放在臀部　　　　　　　　　　　　d)碰著或推著与你说话的人　　　　　　　　　　　　e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、或用手整理头发 * * 办公室里的节约策略 纸类减量　　1公司同仁请使用玻璃杯、磁杯，纸杯主要供访客使用。　　2.影印时尽可能双面使用，并适量印刷。　　3.用过的牛皮纸袋尽量反复使用。　　4.公文用纸、名片及其它用纸尽量采用双面印刷。　　5.使用过的计算机报表纸、传真纸裁成便条纸使用。　　 2.2学会节约开支 6.尽量避免购买使用一次即丢的物品，如免洗餐具、纸杯、纸巾等物品。　　7.购物时避免不必要的包装，并自备购物袋。　　8.多用手帕擦汗、擦手，可减少卫生纸、面纸的浪费及尽量使用抹布。　　9.尽量使用电子文件