大华技术学院公文处理实施要点-大华科技大学.DOC

大華科技大學公文處理實施要點 （86）華總字第1182號修正通過 91年4月17日行政會議修正通過 （91）華總字第0650號修正通過 95年8月17日行政會議修正通過 100年3月31日行政會議修正通過 第一章　總則 壹、依據： 行政院89年8月16日台89秘字第24413號函修正發布及99年1月22日臺秘字第0990091522號函修正「事務管理手冊」文書處理部份規定修訂本校公文處理實施要點。 貳、定義： 公文是學校推行校務、溝通意見之重要工具，公文的內容應明確，合乎「簡淺、明確」之要求。 叁、實施範圍： 本校所屬行政系統、教務系統各單位及各委員會。 肆、公文類別說明： 概分為令、呈、函、公告及其他公文等。 一、令：發佈行政規章、發表人事任免、獎懲、調遷等使用。 二、呈：對上級有所呈請或報告時使用。 三、函：本校對外相關事務報告，協調時使用。 四、公告：本校各單位就主管業務，向其他單位宣佈週知時使用。 五、其他公文：如簡便行文表(一般連繫查詢)、開會通知單(召集會議時使用)。 伍、文書作業要求： 一、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤、偏差及歪曲。 二、清晰：文義應清楚肯定。 三、簡明：用語簡練，分段確實。 四、完整：每一案件應深入研究，廣泛考慮問題，所研擬辦法或意見應具體可行。 五、整潔：書寫字體應力求字體端正潔淨。 六、相關單位會辦意見應彙整後再綜合簽辦。 七、公文電子交換作業注意事項： （一）承辦人員辦稿時，須視公文性質註明採用之電子交換機制為第一類、第二類或第三類，其中第三類交換機制需加註登載期限（全國或教育部電子公布欄）。 （二）原則上公文無附件者以第一類機制交換；公文有附件者以第二類機制交換：第三類機制以全國性週知者登載全國電子公布欄；以教育體系週知者登載教育部電子公布欄，惟文稿無正副本受文者（無特定對象）之公告、令等，僅能登載教育部電子公布欄。 （三）行文對象為非電子交換作業之機關、學校、團體及人民，得以紙本發文。 （四）機密公文以紙本發文為原則，若因業務特性須採電子方式處理者，應使用經專責機關鑑定相符機密等級之必威体育官网网址機制，並經權責長官核定後辦理。 （五）公文用紙一律使用A4紙張，附件用紙亦以A4紙張為原則。 （六）公文附件電子交換以不超過十五張為原則，請轉存為電子檔隨文傳送，電子檔檔名以不超過10個中文字元為原則，所存檔案容量亦不得超過1MB。 （七）雖屬電子交換之機關學校，但確實無法電子化之實體或須保有原始憑證、樣張之附件，仍採傳統方式以紙本發文。如書本、匾額、現金、支票、證券、任免令、獎懲令、聘書、獎狀、證明書、執照、契約及其他依法規定應加蓋印信之文件等。 （八）文稿正、副本受文者，禁用簡寫或簡稱，應書明全銜，國立機關學校之國立二字不能省略，私立大專院校一律不冠私立二字。如國立臺灣大學、淡江大學、國立三重高級中學、臺北縣立三重高級中學。 （九）文稿內除阿拉伯數字，外文字母以及併同於外文中使用之標點符號，應以半型為之外，禁用半型文字（含空白）及分項符號，以避免文句被截斷，若說明及附件有分項符號者，請遵照一字一碼原則表示，如一、或二、等。另文稿速別已取消「特急件」請勿使用，以避免收文方回復確認信息，但公文收不下來。 （十）文稿字體請用標楷體、細明體或新細明體，請勿使用不同字體（如華康）造成罕用字傳遞至收文方時無法正確顯示。 第二章　公文性質區分 陸、公文依其業務性質和實際需要時得區分機密性、重要性及時間性，為處理作業的依據。 一、機密性：分「極機密」、「機密」、「密」三種。 二、重要性：分「極重要」、「重要」、「普通」三種。 三、時間性：分「最速件」、「速件」、「普通」三種。 第三章　公文處理 柒、公文處理：分收文、發文、分文三方面處理。 收文、發文應一律按年份統一編號。文件以隨到隨發為原則。 捌、收文： 一、收文作業應確按「拆封」、「點收」、「編號」、「分文」、「鍵入電腦檔」等作業程序處理。 二、公文附件如屬現金、支票、匯票或其他有價值證券等，應先繳送出納單位簽收保管，如為重要物品時，應盡速隨文併送業務主辦單位簽收。 三、公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理分文編號登錄傳送等。 四、電子交換收文人員於電子收文後，須列印收受之公文，同時得由收方之電腦系統標明電子公文；如電子公文超過一頁以上時，須加印頁碼及騎縫標識。 五、機密文件經機關首長指定之處理人員拆封後，送總收文掛號前，應在原封套上加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」，以資識別，該處理人員需向總收文人員洽取總收文號填入該文件，並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由。 玖、發文： 一、發文人員應確按「點收」、「分類」、「併封」、「鍵入電腦檔」、「發文」等作業程序處理。 二、發文時應在公文上確切標明重要性、