会议的的的策划与管理.ppt

會議的籌划與管理  為什么要開會? 90%以上的重大决策是通过会议制定的, 一夫當關的英雄時代已經過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事. 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 會議的能力是現代人必備的團隊工作能力. 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式. 何為會議 集合若干人員一定的場所,以口頭交換各人 的意見,想法,情報并努力去達到某些共同 的結論.這一活動稱為會議. 會議的意義 會議是一個集思廣益的渠道 會議的種類 會議的目的 會議的頻率 固定的部門會議 會議頻率 1 全體會議 會議頻率 2 處理突發事件的會議 會議頻率 3 一對一會議 會議時間安排 會議流程與管理 流程 管理 會議主題 會議的成本 會議目的 會議召開的時機 議程 重要的、緊急的議題 決議 需要集思廣益的 無法私下協商的 會前准備工作 (會議計划) 1、??安排議題、議程、日程 2、? 擬訂與會人員名單 3、??申請會議所需資金 4、? 會場佈置 5、 發出會議通知 ? 如何擬定會議計划 議題要明確 事實的收集 判斷資料的提出 自己的想法整理 弄清楚會議的目的 議題是什么 是否要決定 是否要協調 是否一定要開 用文書可以嗎? 以自己的責任何權限可以處理嗎? 不開會協商可以嗎? 如何擬訂與會人員 *選擇恰當的人出席會議 *送交上級審核 了解實況的人 與問題有關的人 對該問題有丰富知識與經驗而且有協力性的人(專家) 有權做決定的人(必須取得該人之同意) 上下階層的幅度盡量要小 重大關係的人(執行者或關心此會議的人) 会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 會議通知需知 會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨) 目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集 時間: 有開始時間結束時間 地點性;公司外要附路線圖 議程:應包含開會預定結束時間 準備資料: 參加者要預先要整理研究及看法 與會人員 主辦單位: 預先點檢會議場所的設備與備品,席位的安排 會議通知範例 與會者如何准備 詳細閱讀會議通知 准備萬全的資料(有准備但不一定提出) 報告言簡意賅(兩頁 成績 不足 對策) 遵守時間 必要時先溝通 盡量避免代理人 會議進行 簽到 安排就座 要適合會議性質 讓報告者坐中央 會議主持人的座位 秘書的座位 准時開會,并控制號結束時間,准時結束會議 防止其他時間阻礙會議的進行,避免離席何和接聽電話 主席更不該 離席要報備 議 程 重 點 由重要到不重要——會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難——讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。 與 會人員 規 則 要守時,堅持到底 要做事前準備 針對主題主動發發言,簡短扼要 對事不對人,不做人身功擊 予以真誠的肯定及讚美 傾聽他人發言 用積極的話代替消極發言 以探詢、謙虛代替主觀論斷 主席的工作 發言的促動:讓大家想發言,並說出想表達的意見。 工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作,掌握成 功的機會。 創意的促動:提出一些其他產品的優點,激發大家的 創意,將別人的優點用於我們的產品上。 問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解 問題的狀況。 感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關 懷、感恩、自責、包容、肯定外,還 要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛 主席主持人注意事項 獨占發言——避免冗長的發言,占用大家交流 意見的時間。 火爆浪子——要能容納他人的發言,不可情緒 化與他人發生衝突。 優柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、明確。 加