工程的设计档案的信息化管理.docVIP

工程设计档案的信息化管理李晓红（辽宁电力勘测设计院 110005） 摘要:本文通过利用电子档案管理信息系统对工程设计信息及其电子文件的管理，对工程设计档案的数据转换、数据库设计、电子文件的收集、电子文件数据的挂接、以及档案信息的统计等问题进行一些摸索和探讨。1问题的提出网络信息管理系统是企业现代化的重要标志，而档案是各种有价值信息的核心，它不只是对各种资料、数据、文件和信息的储存和记录，而且要对归档的大量信息进行分类、组织和整编，以便于更好的利用。所以，电子档案管理系统是企业信息管理系统的重要组成部分，也是目前各单位信息管理系统当中的薄弱环节。作为设计单位工程设计所带来的大量电子文件都具有可参考的再利用价值，对这些文件的存储管理和网上利用已成为我们信息管理所急需解决的问题。在电子文件日益成为社会文件主导形式时，如何收集、积累、整理、形成档案、丰富馆藏，这些在电子档案形成过程中所存在的问题已经越来越制约电子档案的管理工作。 我院原工程设计档案管理是用在DOS操作系统下foxbase数据库软件平台管理的，只记录卷册信息用于打印各种档案类型的帐目、卡片以提供工程设计人员的查询、检索,档案信息的管理只停留在档案室内部单机执行，管理的只是纸质档案，计算机所生成的图形文件及文字类工程文件均未收集。这样在网络建成后并不能充分利用网络优势查询到档案信息资源，为此我院通过调研论证后引进了清华紫光电子档案管理系统。由于该系统只是电子档案管理的平台，可根据各单位具体情况定制自己的档案类型和数据库结构，同时为配合该系统对设计、出版、档案等相关人员需要制定相应的工作流程、及管理制度。因此就涉及到新旧数据转换、数据库设计、电子文件的收集、电子文件数据的挂接、以及档案信息的统计等工作过程是否能合理设计、安排。2系统简介通过该系统的网络功能和系统扩展能力最终可为企业建立大型数字化档案馆，以适应企业网上办公和信息的共享，为生产一线提供信息服务。利用高性能的工程绘图机、大幅面的工程扫描仪以及海量光盘存储等外部设备，以及规范化的工程项目管理，可以使各种档案类型的信息逐步实现电子化。它可以对收集上来的档案信息进行统一管理。该系统主要有系统设置、权限设置、数据检索、录入、借阅管理、统计报表、收集整编、数据转换、销毁、光盘制作等子系统。3在建立新的工程设计电子档案数据库时需解决的问题1.如果将原有Foxbase平台下的数据库内容直接转换到电子档案管理平台上，那么数据库层次只有一级——文件级，而记录内容仍然是卷册信息，层次结构不清晰。同时电子文件挂接时，一条卷册记录挂接多张图纸，电子文件挂接及数据查询时都不方便。2.数据转换过程中旧数据库中的记录信息丢失严重，其原因是旧数据库中对卷册检索号没有定义成主关键字，该字段内容有许多重复，而在新数据库中为了数据检索的唯一性、准确性，卷册检索号字段必须为主关键字，这就需要对原有数据库结构及数据进行规范化调整。3.旧数据库中档案信息量只适合档案室内部管理，在网络环境下不能满足设计人员查询的需要。同时不能满足将来给甲方提供图纸信息的需要。4.对档案标准中已进行统一编码的字段，原旧库中仍然用汉字意思记录，导致数据录入误操作很多。例如：设计阶段一项输入初设、初步设计、初施等，当客户端查询有关“初步设计”的记录时，则查询检索条件不唯一，使有些信息不能检索到。5.如果对数据没有进行相应的分类编码，则光盘刻录系统不能正常运行，档案查询时不能按分类检索方式查询档案信息。6.如果数据结构不完善，将影响档案管理系统中其他子系统的正常运行。7.由于工程设计流程管理系统推广应用较困难，因此工程设计人员在CAD设计工作中所形成的数据有些无法转换到档案管理工作中来。图纸信息还须重新录入到档案管理系统中，容易出现录入误操作，使档案信息无法检索出来。8.电子文件的收集没有一个系统的工作流程，会导致电子文件收集困难，或者收上来的电子文件命名不规范，档案人员的整编工作效率低。9.如果信息量不够，报表统计工作只能限制在记录档案管理的帐目上，不能进行统计工作。4对以上问题的解决办法4.1对新数据库结构字段的设计由于该系统可根据自己单位对档案管理的需求进行定制，在定制各种档案类型数据库结构时我们从以下几点考虑的：a. 数据结构合理化原来工程图档数据库只有案卷级记录，主要提供设计人员卡片检索功能，数据信息量少，新数据库根据工程图纸纸介质归档特点将数据结构划分为工程项目级、案卷级、文件级三个级别，并分别定制各级数据录入界面。 b. 原数据库中内容要保留，同时要规范原数据库中数据，以便将原来库中内容转换到电子档案系统中。原来在FOXBASE数据库中数据信息包括：卷册检索号、工程名称、卷册名称、登记时间、总登记号、设计阶段、设计专业、正本、副本