北京工商大学学资助工作建档规范讨论稿.docVIP

北京工商大学学生资助工作建档规范（讨论稿）一、总原则：1、按年度、按项目、按类别、按时间。《经济情况证明》按年、年级，《困难学生名册》按年度认定的全部，特困补助等特殊材料按发生年；2、先纸质、再电子、再实物；3、资助中心与学院相同身份（看待依据性文件、布置性文件）；4、归档材料量多，需多册、多盒时，以封面、名牌编号相应数字后面后缀“－1……N”的方式表示。编制目录时第一册（盒）应有总目录，其他只编本册（盒）目录。二、材料编号（例、B、C01、0120170201、0120170301ABCD 01、1－2位为单位，分别是：资助中心00、理学院01、食品学院02、材机学院03、计信学院04、经济学院05、商学院06、法学院07、外语学院08、艺传学院09；3－6位为年号，分别是：2013、2014、2015、2016、2017…；7－8位为类别，分别是：01学生资助工作档案（后缀字母ABC）、02家庭经济情况证明、03家庭经济困难学生名册、04发放数据文表（后缀字母ABCD）；9－10位为序号。“学生资助工作档案”，在第8位后面后缀A或B或C，分别代表“学生资助工作档案”中的“依据性文件”、“布置类文件”和“执行类文件”01意思为：理学院2017学生资助工作档案－依据性文件01号0120170201意思为：理学院2017家庭经济情况证明01号。0120170301意思为：理学院2017家庭经济困难学生名册01号01意思为：理学院2017发放社会类数据文表01号。 “发放数据文表”，在第8位后面后缀A或B或C或D，分别代表“国家类”、“学校类”、“金融类”、“社会类”。发放数据文表（一般为资助中心行为，学院可参照执行01…　学生资助中心2017年国家类发放数据文表01号…01…　学生资助中心2017年学校类发放数据文表01号…01…　学生资助中心2017年金融类发放数据文表01号…01…　学生资助中心2017年社会类发放数据文表01号…。归档文件封面（齐心档案盒名牌）归档文件封面、档案盒编号均至第8位，再根据归档材料装盒的数量后缀“－1…N”。三、索引目录目　　录1、年度文件201701A01…………………………………………………………..页码　2、年度工作计划2017013、会议文件4、工作提要5、专项工作总结、年度工作总结6、年度工作评价7、年度奖、助学金分配计划8、开展活动情况总结或说明9、家访材料10、认定情况有关材料11、补充材料1（－2）12、以上可以电子方式存储的材料（电子材料。存档位置＿＿）13、资助工作活动照片、音频、视频材料（电子材料。存档位置＿＿）14、补充材料15、学生体会、感言（实物材料。存档位置＿＿）16、补充材料（实物材料。存档位置＿＿）三、全引目录北京工商大学学生资助工作案卷文件目录（全引目录）保管期限：永久编号序号责任者文号题名日期页号备注011北京市教委学生处2017学字011关于某工作的通知201701011－52北京市资助中心2017学助字01关于某工作的通知201701031－801201701B1工商大学学生处北工商学001关于某管理办法201702181－62资助中心北工商助字02关于某暂行办法201702191－33资助中心北工商助字03关于某暂行条例201702201－3四、归档文件的整理、归类归档资料必须完整，真实，准确，一每份文件或一册（本）为一件，正文和附件必须归在一起，基本原则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，正文在后。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为一件。五、归档文件的装订归档文件按件装钉，装订时，以文件的左侧和左上角为装钉的边和角。报表、名册、图册按其原来的装订方式，要求装订整齐、牢固。归档文件目录也应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装钉。六、归档文件的组卷文件组成卷案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，方便查找。立卷时应编好案卷目录，把文件的单位（院系）、标题（概括案件内容）日期、档案号等项目用黑水签字笔、钢笔或毛笔填写清楚，然后要填写备考表，注明保管期限。立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。七、归档文件的编号归档资料要有案卷封面，索引目录、全引目录。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。八、装盒归档文件依保管期限按件号顺序装盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不得混年度、混保管期限。声像材料要用标出摄像或录音的对象、时间、地点