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刍议民办高校机制下档案管理数字化模式 　　作者简介：郭培培（1985年-），女，2009年毕业于曲阜师范大学汉语言文学专业，获文学学士学位。毕业至今就职于齐鲁理工学院曲阜校区（原曲阜师范大学杏坛学院），主要从事汉语言文学、档案管理方向研究，现任齐鲁理工学院曲阜校区组宣处宣传科科长。曾发表汉语言文学方面著作多篇，参与档案管理著作编写1篇。 　　摘 要：档案随着时代的脉动，其管理方式不再是静态的资料整理，已从传统的文字资料记载，转换成智慧结晶的互动性资讯，更可表现活泼多元、关怀人群、重视社会意识的档案价值开发。本文将主要探讨民办高校机制下档案管理的数字化模式。 　　关键词：民办高校;档案管理;数字化 　　透过数字化技术即时独立的特性，更有效的追踪民办高校档案资料，整合数字化系统与关联性资料库技术，透过建立序列化编码方式，追踪每一个档案卷夹，管理档案保存年限，将整个档案管理流程电脑化，可随时掌握档案的处理流程，并改善档案空间，减轻档案管理人员工作负荷，以期能够建购完善档案检调应用服务，维护档案的完整性与安全性，更进一步提升整体效率与提升民办高校档案管理的质量和效率[1]。 　　一、档案管理数字化内涵 　　民办高校档案管理人员依作业程序办理点收、立案、编目、保管、检调、清理、安全维护、及其他档案管理作业及相关设施事项，方便以后的申请借调、阅览、销毁作业。档管人员透过多元学习管道，参与各项档案管理理论与实务训练，提升专业知能，并依档案法规范制定机关档案管理办法及各项档管标准作业流程，以建立专业化、制度化管理。档案的收集整理，档案着录标引，档案鉴定（真伪鉴定，销毁前的价值鉴定）等都可用计算机辅助管理系统进行。以帮助解决具体问题。 　　二、民办高校机制下档案管理数字化存在的问题 　　在数字档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决一系列关键问题。 　　（1）电子档案的法律凭证问题。由于认识、技术、方法等方面的障碍，使电子文件的档案属性受到质疑。不解决电子档案的客观真实性，数字档案馆的馆藏就成了无源之水、无根之木。人工作业确有耗时、耗力、缺乏效率、占空间等缺点;对于已归档之公文，需填妥公文调阅单，送陈上级部门核准后，在交由档案管理单位调出原始档案文件。归档文件查询程序繁琐，且无法即时快速提供资讯。给人印象时效不佳、管考不易、调阅困难，已不符时代所需[2]。 　　（2）数字化档案信息资源的长期存取问题。通过调查分析，发现部分民办高校未导入数字化系统前进行档案盘点时，常常因为人工作业，导致档案盘点效率不佳、无法正确判断保存期限、或档案的调阅时间需要花费过多的时间，而导致整个流程未能顺利进行。相对于导入本系统后，将可陆续改善人工作业不足、对于档案熟悉度不够、工作上的效率的掌握争议点，但是如果归档量大档案点交数，常需要耗费人力、时间去管理，亦会出现错误，此时如能以无线区域网路作为传输的工具，即时登录档案室，很多错误将可避免，而且可以节省时间与人力，以达到快速的效率。 　　（3）馆藏档案资源的数字化闷题。与外文信息处理相比，中文信息处理有相当大的技术难点，其难题有三个：输入方式、模式自动识别、机器理解。除第一个难题外，其他两个难题至今尚在研究之中。就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率为95%，这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命的弱点。其他还有数字档案馆业务工作标准化规范化问题、知识产权的保护问题、系统安全问题等等。 　　三、民办高校机制下档案管理的数字化模式 　　在通过各种条码管理系统，同时也可以尽其所能达成各项目的、简化作业流程、降低作业成本、缩短作业时间、提高资料搜集处理之速度以及促进作业效率等等。如此的确可以对档案管理有一定程度的掌控，并且对调案者而言，有了传统的条码系统后，也能够及时精确的处理并且节省大量人力，而且因为档案管理的精确详细，也能够防止档案积压，依规定年限办理销毁而减少档案室空间，管理做的好的话，即可增强行政效率[3]。 　　RFID 系统结合资料库管理系统、电脑网路与防火墙等技术，提供全自动安全便利的即时监控系统功能。应用系统为RFID 系统中最重要的一环，核心成员包括电脑主机、应用程式及中介软体三项元件：a.电脑主机（Host Computer）：应用系统端的硬体设施即为电脑主机，扮演连接、显示及处理标签与读取器的角色。传递到读取器的指令或接收从标签回传的资料都会进到电脑主机，让中介软体过滤资料后，再由应用程式处理成有用的资讯。b.应用程式（Application Program）[4]：RFID 软体层面的应用程式可连结至资料库系统，储存所有标签的相关资料，并与企业内部之管理系统共组平台，如仓储管理系统（Warehouse Management S