家具厂跟单文员职责.doc

跟单文员职责 为了规范公司管理，提高工作效率，根据其工作性质及公司实际情况，特制定以下跟单人员相关工作流程及奖罚制度： 工作流程 （1）接单： 客户以传真形式下达订货单，订单如有不明、不详之处须及时与客户沟通，不得下概念模糊的生产单，如涉及结构问题可请开发部人员沟通； 所有订单上须有客户公司公章和签名，总合同里有指定签名代表人的才可以是手写签名； 接到月结客户订单即可安排生产，我方以传真件为结款依据；需我方制作合同的须在客户签字盖章确认后方可下单安排生产；匹克的需在发货当天传真合同给匹克总公司；衣之纯的需在接单后传真订单费用明细给衣之纯公司; 款到帐发货的须财务确认后方可安排发货，须预付订金的客户须在财务确认已收到订金后方可安排生产，收到全款后安排发货。 （2）派工单：和客户确认订单后应在 3个小时内(特急单在30分钟内)下达派工单，特殊定做货架须附图纸。 （3）送货单、装箱单： 每张送货单须附有装箱清单(衣之纯只需装箱清单)，如需客户组装的产品一定要附安装说明书； 送货单上要注明店铺名称、收货地址、收货人、电话及货运方式、运费计算方法、保额等；如运费现付及要求送货上门时须在送货单上注明；垫付和月结的需客户在订单上注明； 除同一家店未能一次发完的补货外全都要以送货单的形式安排车间发货，所有送货单都须财务在单上签字后才能安排出厂； 除康威、匹克、百事、衣之纯有备货的单在发货前一天完成外其余的送货单最迟须在发货前两天完成（尤其是送货到店铺、现场安装及安奈儿、小猪班纳、可可鸭等木制品为主的单），特殊情况的订单另定； （4）跟进生产：了解本厂生产进度，及时与客户沟通，不能按时完成的单应提前知会客户，并告知客户确切发货日期。 （5）发货：货发完后当天或次日上午应尽快将托运单、送货单（发货明细表）、装箱清单等核对后将客户指定要的单据传真给客户（货运单须核对收货地址、收货人、电话、货物件数、体积及金额是否有误，装箱清单须核对是否有发错货或漏发货）。 （6）安装：外出安装时一定要附有外勤质量反馈表和外勤评估表，单上须有客户联系电话和详细地址，出车前必须和客户确认是否能安装，安装完后须收回此表并填写相关内容后上交主管；在约定进场时间的前后须跟领队电话了解是否已到场及能否安装（零点后入场的除外），安装过程中如有异常状况须第一时间配合现场人员解决。 （7）退货：如客户有退货时须跟进退货清单并与对方负责人确认，在我厂存放时间为退货之日起两个月。 （8）售后服务： 1、发货后第二天早上和货运站确认是否已走车及正常到货时间； 2、已出货的在第二天上午拿到托运单后第一时间以短信形式通知客户，内容包括店铺名、件数、运费、正常到货时间及与本厂的联系方式和负责人；信息发完后按要求及时更新订单跟踪表，更新须在上午完成； 3、在预计到货时间须跟踪货物的到货情况并及时通知收货人，同时确认安装时间； 4、在安装过程中须跟进并协助现场解决出现的异常情况,； 5、客户反馈的问题和建议须在30分钟内详细填写投诉处理单并交主管处理；跟踪直至问题处理完， 如特殊情况不能马上确定的须告诉客户确定的时间，在此时间内一定予以客户解决方案；如本厂外勤人员反馈的质量问题也须填写投诉处理单。 （9）对帐：每周六上午十点前交上周六到本周五的对帐单和财务对帐，月总对帐单在三个工作日内（匹克的五个工作日内）和财务核对完后再和客户对帐；对帐单上须注明收款及欠款情况；月初五个工作日内将月结客户对帐单给到客户并跟进对帐进程，特殊情况另定。 （10）客户资料的建立和维护，做好日常工作资料（尤其是客户联系资料和单价）的必威体育官网网址工作，不允许出现资料外泄现象。 二、奖罚制度： 一个月到帐货款超过800000元（捌拾万元）者将每过100000元（壹拾万元）元提成50元（伍拾元），根据各品牌目前的工作量不同设定奖金不同（详见附表），新服务品牌将按实际情况而定； 及时跟踪所负责品牌的汇款情况，款到帐后要在当天第一天时间通知财务室并让其开具收款收据，作为本人的提成依据，如越期或无人认领，财务部将不再开具收据，则这笔款项不在考核范围内。（注：收据于每月初交至考核专员处核算奖金）； 一个月发货70张单以上（订单金额不限大小）无漏单、错单现象未给公司造成任何损失者奖励200元； 丢失订单或没有客户确认单即安排发货者按订单金额的2 %予以罚款，并另承担因此产生的费用的30%； 每延时一张派工单（包括玻璃和镜子）处以20元罚款，每延时一张送货单处以20元罚款； 每开错一张单将按损失的30%处罚，车间或质检检出的按每张20元处罚； 原定发货日期前已接到生产部通知不能按时发货仍未及时与客户沟通者将承担产生费用的10 %； 外出安装前未与现场工作人员确认安装时间者10元/次，在预定入场时间前后未给现场领队电话者10元/次； 未