关于延期至二一年九月底前毕业的毕业生档案装寄的有关规定.docVIP

PAGE PAGE 7关于延期至二○一○年九月底前毕业的毕业生档案装寄的有关规定一、装档工作：各院应指定专人负责将以下材料装入毕业生本人档案：1、厦门大学本科生学年鉴定表2、厦门大学毕业生登记表3、厦门大学研究生登记表4、厦门大学学生学籍总登记卡（含研究生、本科生；盖教务处或研究生院公章）5、厦门大学成绩总登记表（盖教务处或研究生院公章）6、在校期间受各类表彰、奖励的材料7、在校期间受到处分的决定8、校医院体检单9、在校期间学生党建材料（按组织部的规定办理）10、原入学档案11、研究生的学位档案（按研究生院的规定办理）12、其他应当归档的材料二、档案寄发材料的填写：毕业生的档案按就业审批表和就业协议书上所规定的地址和单位寄发。未落实就业单位同时未申请档案寄存学校两年的未就业毕业生档案，一律按各省市生源所在地就业主管部门的有关规定寄发（相关规定可在就业指导中心网站的下载专区中下载）。未落实就业单位的厦门生源毕业生档案寄回厦门市人才服务中心。具体填写材料如下：（一）机要文件1、用人单位需要严格填写下列两种材料：（1）《机要文件交寄单》（附件一）（2）装寄档案的信封2、档案信封的书写要求：（1）必须用毛笔、钢笔或圆珠笔书写清楚规范，不得使用非正式的简化字，不得涂改。（2）收寄件单位名称要书写清楚。（3）不符合寄递范围的有：乡（镇）、中学、派出所、信箱、车间、工地、街道办事处、门诊部。（4）去部队就业的毕业生，收件单位名称不得代号番号同时并用，单位名称需标明所在地，如“北京39123部队”具体格式如下图所示 （邮政编码必须填写） （邮政编码必须填写） 省（区、市） 市（县）（接收单位具体地址） （接收单位全称） （接收档案的具体部门名称，如人事部）系别：姓名：厦门大学学生工作处厦门大学学生工作处校址：福建厦门邮政编码：3610053、《机要文件交寄单》(附件2)的填写如下图所示： 机 要 文 件 交 寄 单 机 要 文 件 交 寄 单 寄件单位（ 院 系 名 称 ）发出日期 年 月 日 第 不填 号第 需填 页格数收件单位名称及 住 地号码件 数形状发件单位机要通信编 号备注绝机秘1简明扼要，如福建XX公司（不写路、号、街）按顺序编号(如1，2，3…15)√信不填不填毕业生姓 名2┆15本页合计 （需填）件接收人（章）本号单共计 （需填）页 （需填） 件贴票文件资费￥登记人： 负责装寄档案的老师 送件人： 负责装寄档案的老师接收日戳（注：请在寄件单位处写明院系名称，号码栏用阿拉伯数字按序编号。例如：经济学院经济系的第一张交寄单位为1—15号，第二张则为16-30号，以此类推。另一个系的交寄单从1开始按此方法进行编号）（二）EMS邮寄1、用人单位需要严格填写下列两种材料：（1）《国内特快专递邮件详情单》（简称《EMS详情单》）（2）《2010年厦门大学毕业生档案EMS交寄清单》（简称《EMS交寄清单》，附件二）2、《EMS详情单》与《EMS交寄清单》的书写要求：（1）《EMS详情单》必须用圆珠笔用力书写清楚，不得使用非正式的简化字，不得涂改。（2）《EMS详情单》中收件人姓名与电话最好填写，如果邮寄回生源地人才机构可以不填写。（3）《EMS交寄清单》不得手写，应使用电子版打印，一式一份。具体格式如下图所示：《EMS详情单》书写格式收寄局 收寄日期 寄件人姓名 电话（学院负责档案装寄老师办公电话）收件人姓名（张××或负责人） 电话010-32××567单位名称厦门大学××学院××系单位名称接收档案的具体部门名称，如北京××公司人力资源部地址 厦门大学××学院××系 用户代码 邮政编码361005 地址接收单位的具体地址，如北京市西城区德外大街×号 城市 北京 邮政编码100000 □信函 √文件资料 □物品重量体积内件品名数 量资费￥保价费￥ “王××”毕业生档案 费用总计￥收寄人员签名：收件人签名： 年Y 月