以群组名称公文制作及电子发文相关作业流程图.DOC

PAGE 2 -正副本受文者以群組方式製作及發文作業說明　　本府公文製作系統於正副本受文者欄提供常用機關群組輸入功能，即將本府各機關學校予以分類後提供多種機關群組組合方式，如：臺北市政府各機關學校、臺北市政府各一級機關、臺北市政府各一級機關暨區公所、臺北市政府各二級機關等。以機關群組方式發文，可縮短承辦人公文製作受文者欄位之處理時間與資料輸入之正確性，並可減少函（稿）公文紙張使用，並於電子發文時有效提昇傳輸交換效率。　　茲將其公文製作及發文處理作業應注意事項及系統操作畫面說明如下：壹、群組輸入方式：　一、自行輸入：　　　請於正副本受文者輸入區自行登打機關群組名稱，可輸入多個群組名稱。系統操作畫面如下圖： 步驟1：於【輸入區】輸入機關群組名稱後，按新增一筆按鈕。步驟2：出現是否展開群組單位之對話窗時，請選擇 否 按鈕。【注意：切勿選擇展開群組】步驟3：檢查機關群組名稱是否輸入正確。【注意：輸入正確時，則對應通訊錄名稱欄應顯示正確之名稱，交換欄應顯示「G」；如未能正確顯示時，則表示名稱輸入有誤。】群組名稱輸入有誤群組群組名稱輸入有誤群組名稱輸入正確時，應顯示通訊錄之對應情形，且交換方式為「G」。　二、點選輸入：　　　使用公文製作系統提供之常用機關功能，直接點選群組名稱。系統操作畫面如下圖： 步驟1：點選【常用機關】後，出現常用機關-網頁對話窗後，再選擇欲點選之群組名稱，按確定按鈕。步驟2：出現是否展開群組單位之對話窗時，請選擇 否 按鈕。【注意：切勿選擇展開群組】　三、完成畫面：　四、電子發文：按一般電子發文作業方式處理。貳、排除群組中某幾個機關之發文方式：　一、公文製作：步驟1：輸入群組名稱後，空1格半形空格，再輸入括弧符號後，輸入不含之機關名稱。.範例：.範例：輸入「臺北市政府各一級機關」之群組名稱 → 空1格半形 → 輸入「（不含秘書處）」步驟2：重新對應通訊錄名稱。點選重新對應點選重新對應步驟3：出現通訊錄對應之對話窗後，刪除空格後之文字。刪除群組名稱後刪除群組名稱後之半形空格及(不含秘書處)文字。步驟4：點選欲重新對應通訊錄之機關群組名稱。4-1 此處將依修改後之名稱重新顯示機關4-1 此處將依修改後之名稱重新顯示機關群組名稱。4-2 請點選欲對應之機關群組名稱。步驟5：選取的單位名稱欄位出現欲對應之機關群組名稱後，按 確定對應 鍵。步驟6：出現是否展開群組單位之對話窗時，請選擇 否 按鈕。【注意：切勿選擇展開群組】步驟7：檢查對應通訊錄名稱欄是否正確對應，交換方式是否顯示為「G」後，按 確定 鍵。　二、完成畫面：　三、電子發文作業：步驟1：開啟發文清單畫面。開啟發文清單畫面，系統將自動開啟發文清單畫面，系統將自動展開各一級機關，共33機關。步驟2：將發文時欲排除機關之「轉交換檔」勾選選項取消後，再轉交換檔。2-2 轉交換檔後，產生di檔，系統會自動排除秘書處，只發送予其餘32個機關。2-2 轉交換檔後，產生di檔，系統會自動排除秘書處，只發送予其餘32個機關。2-1 取消勾選叁、受文者為本府各機關學校之長官或同仁（個人文）發文方式：　一、公文製作：步驟1：輸入機關名稱後，空1格（半形），再輸入長官職稱及姓名。輸入機關名稱後，空1格（輸入機關名稱後，空1格（半形空格），再輸入長官職稱及姓名。步驟2：重新對應機關名稱。【對應方式請參考貳、一之操作步驟：刪除空格後之文字，點選欲送發之機關名稱】步驟3：通訊錄名稱對應至機關或科室，交換方式顯示電子交換「←→」，按 確定 鍵。　二、完成畫面：　三、電子發文作業： 步驟1：開啟發文清單畫面，取消一文多發，俾便受文者有機關名義及個人時，能分別收文。取消「一文多發」之勾選取消「一文多發」之勾選步驟2：轉交換檔。轉交換檔，系統會逐筆發送轉交換檔，系統會逐筆發送