第三章编修表格,体验常规统计方法2.ppt

复习表格创建的基本过程，掌握每一步过程的行为规范 ①建立表格结构 明确管理目标 按月统计的工资汇总 表格结构分析 部门汇总 → 部门、员工名称单独成列 按月统计 → 每一月份占一列 结 构 → 部门、姓名、各月份为上表头；每个员工 的各月工资为一行 通过新文档创建表格 ②输入数据内容 此过程使用常用的输入方法，一是保证输入数据的准确性，二是提高工作效率 用填充法输入表头内容 哪些数据可以使用填充法输入？ 有规律的、重复使用的数据序列 使用的工具 通过单元格右下角的填充柄处理 操作 使用填充法完成输入上表头的“月份” 用复制、粘贴方法导入数据 为什么要用复制粘贴方法？ 批量输入现有数据，避免手工二次输入 保证数据的准确性和可监控性 使用工具 常用工具栏的“复制”、“粘贴”按钮 窗口切换工具Alt+Tab 操作 从“各部销售统计.xls”把数据复制到新建文档 添加格线、表头填色 ③保存工资表文件到指定位置 为什么要使用“定位保存”? 在网络办公环境中,需要把公用文档存放在指定的位置,达到共享的效果 使用工具 “文件”菜单→另存为 操作 将文件保存到制定的位置(例如网上公共文件夹) 认识表格的编辑与修饰过程中的可操作对象,深入学习表格的编辑技巧 表格的6个操作对象 单元格、行、列、表格区域、工作表和工作簿 重点掌握表格的编辑对象与操作技巧 主要内容 ②行与列的控制 添加、删除行与列 什么情况使用这些操作？ 列的增删 改变表格结构 行的添加、删除 调整记录的多少 使用的工具 “插入”菜单、右键菜单 插入行、列时的位置 新行位于当前行的上方 新列位于当前列的左侧 调整行高与列宽 默认状态 列宽为8.38个字符，超出会溢出（文本不存在溢出） 行高自动调整，同行单元格的相同 使用工具 行高：“格式”菜单、夹子光标、字号 列宽：“格式”菜单、夹子光标 操作 调整标题行高 设置列宽 最佳列宽 为什么用最佳列宽？ 保证表格排版结构的合理，将当前列的列宽按其中内容最长部分统一设置 使用工具 “格式”菜单、夹子光标 操作 分别使用两种方法把左表头设为最佳列宽 列宽不足与屏幕提示 隐藏、显示行与列 作用 将不需要总是显示的信息隐藏，节省屏幕空间，需要时随时提取 使用工具 “格式”菜单、夹子光标、右键菜单 操作 隐藏行与列 显示行与列 ③工作表的控制 为工作表命名 作用 给相对独立的表格空间（工作表）赋予名称，方便定位管理 使用工具 “格式”菜单、右键菜单、双击 操作 为工作表标签命名 注意 有内容的工作表均应命名 移动、复制工作表 作用 移动：改变一组相关工作表顺序 复制：快速生成类似内容的新工作表 使用工具 移动：鼠标右键、拖拉 复制：鼠标右键、拖拉＋Ctrl 操作 移动、复制工作表（可在不同工作簿间） 位置的确定 拖拉：黑三角对应处 右键：选中工作表的左侧 添加、删除工作表 作用 增加新的工作表，删除多余的工作表 使用工具 插入：“插入”菜单、右键 删除：“编辑”菜单、右键 操作 添加工作表 删除工作表 多工作表控制 作用 连续或间隔选中来组合工作表，方便统一工作表内相关表格的结构 统一工作表结构 作用 保证不同工作表具有相同列宽 使用工具 组合工作表 列宽调整工具 注意 完成列宽修改后，撤销组合状态 隐藏、显示工作表标签 作用 防止对已经做好的工作表误操作，进行保护，需要时再显示 使用工具 “格式”菜单 操作 间隔选取工作表 隐藏工作表 显示工作表（多个可以选择，每次1个） ④针对表格区域的操作：查找与替换 有什么作用？ 提高工作效率，对一些分散的、相同的错误进行批量更改 可以查找和替换的内容包括 文本、数字、日期、公式和批注等 可以控制的选项 范围、有哪些信誉好的足球投注网站、查找范围 查找与替换内容的格式 在表格中查找特定数据 主要作用 快速找到含有指定内容的单元格 使用工具 “编辑”菜单→查找 技巧 使用“通配符”进行模糊查询（？和﹡) ⑤命名的作用与语言公式 为什么要命名？ 简化编辑过程中有规律且重复性的操作，在处理和分析数据过程中，主要是定位和计算作用 定位（点名法） 作用 在同一工作簿的不同工作表之间，快速找到某个区域 使用工具栏 “编辑”工具栏的“名称”框 操作 为表格区域命名 用点名法查找表格区域 语言公式 为什么要使用语言公式？ 用明确的文字内容，直观显示公式运算关系且便于记忆 ，避免了格地址公式含义不易理解 主要操作 给单元格命名 使用单元格名称创建公式 注意 创建公式时编辑栏的显示：同表文件显示名称，不同表文件显示“＝［文件名.xls]工作表名称！单元格名称” ⑥填充柄