昆明医学院档案管理办法2.doc

PAGE PAGE 58昆 明 医 学 院 档 案 管 理 办 法第一章 总则第一条 为加强学院对档案工作的领导，提高档案管理水平，使档案工作更好地为教学、科研、管理和全院师生员工服务，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等规定，结合我院实际，制定本办法。第二条 学院档案是指全院师生员工在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的、对学院和社会具有重要保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的记录。第三条 档案工作是学院工作的重要组成部分，是提高学院工作效率和教学质量的必要条件，也是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志。各部、处、系、馆、室应把档案工作纳入本部门工作的议事日程，切实加强领导、加强管理。第四条 为完整、准确、系统、安全地保管和开发利用档案，学院各门类档案由院办综合档案室集中统一管理。第五条 学院应把档案工作列入全院的工作计划和发展规划中。学院和各立卷部门在人员编制、岗位设置、经费预算、库房、设备等方面应给档案工作以必要的支持和保证。 第二章 领导体制、机构设置和职责第六条 学院档案工作受上级教育行政部门和档案主管业务部门领导，并接受这些部门的指导、监督和检查。第七条 学院档案工作由一名院领导分管，院办及院办统合档案室是全院档案工作的主管职能部门。成立昆明医学院档案工作领导小组，负责领导协调全院档案工作，决定学院有关档案工作的大事，受理和处理档案工作中违法、违纪和奖励等事宜，对档案工作实行全面监督。第八条 学院院办统合档案室的基本任务 （一）宣传、学习、贯彻、执行国家有关档案工作的政策、法规、法令和规章制度，规划全院档案工作；（二）制定学院档案工作的规章制度，并负责指导、检查执行情况；（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院各种门类的档案，并提供利用；（四）编辑档案参考资料，编制档案检索工具，将案卷目录及重要文件卷内目录输入计算机，积极开发档案信息资源；（五）加强档案 的规范性管理，开展多方面的档案信息交流及学术交流；（六）负责对全院专、兼职档案员的业务培训；（七）定期开展评比表彰活动及召开全院性档案工作会；（八）完成院领导及院办领导交办的其它工作。第九条 学院某些部门中需要特殊保管和利用频繁且有一定专业性、独立性的档案，根据实际情况，经学院档案工作领导小组同意，可设立分室管理。分室是学院档案部门的分支机构，受档案业务部门指导和本部门领导。第十条 学院各部、处、系、馆、室必须有一名负责人分管本部门的档案工作，并视情况配备一至二名专、兼职人员，负责该部门档案的收集、整理、归档、移交工作。第十一条 档案工作人员（专、兼职人员）必须坚持四项基本原则，认真执行党 和国家的方针政策，热爱档案事业，严守党和国家机密，刻苦钻研档案业务，开发档案信息，提高服务质量。第十二条 档案人员属于档案专业技术人员，按国家有关文件要求，实行专业技术聘任制。 第三章 文件材料的归档、 移交和接收第十三条 建立和完善归档制度，各部门要把档案工作纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到每项重要工作活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第十四条 学院对科研、基建、设备等项目或成果进行鉴定验收时，必须有档案人员参加（专、兼职均可）。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料进行审查，签署意见。应归档的文件材料不齐全，不予验收和上报成果。 第十五条 实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。由立卷人按照文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或卷号，填写卷内目录及备考表，经立卷部门负责人检查签字后，向院办综合档案室移交。第十六条 文件材料的归档范围 按照学院制定的各种门类档案立卷归档实施细则执行。第十七条 归档要求（一）学院各部、处、系、馆、室的专、兼职档案人员或文书处理人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。（二）对各门类档案的总体质量要求是：遵循文件材料的自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。1.卷内文件材料必须准确反映学院教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。2.管理方面的档案问题、时间或重要程度