公司费用开支管理制度V-20.docVIP

费用开支管理制度 第二版 Version 2.0 二○○四年四月  总 则 为适应广州市XXX资讯科技有限公司经营业务发展的需要，加强财务管理，保证会计核算的及时性、准确性，达到既合理控制费用开支、又提高公司员工工作积极性的目的，特制定本管理制度。 本制度适用于本公司及所有下属机构。本制度第一版已于二○○三年四月一日起实施，本次修订后，作为第二版，自二○○四年五月一日起执行。 第二章 费用管理原则及费用预支、报销程序 费用开支管理原则及审批程序 公司各项费用开支管理是本着“保证必要、合理控制、节约有奖”的原则，各项费用开支的审批原则为“两级审批（部门经理/项目经理，总经理），一级复核（财务部门）”。受总经理委托，由公司副总经理、总经理助理、市场总监、技术总监、财务总监、项目经理、部门经理具体审批主管部门、项目的费用开支。 公司各部门、各项目费用开支实行单独核算，严格控制在预算范围内。各部门可根据本部门实际具体落实本规定，公司对管理较好部门及个人进行奖励。 费用预支程序 员工借款执行“前帐不清，后帐不借”的原则。无特殊情况，对实际占用时间超过两个月的员工借款，公司将从借款人税后工资中予以扣回。 员工出差借款应填写《员工出差审批表》，交部门经理或项目经理审批、财务审核，总经理或其授权人审批，会计编制凭证、出纳办理付款。 费用报销程序 费用报销按下列程序进行： 经办人填单 部门经理/项目经理审核 财务审核 总经理或其授权人审批 财务核准报销 费用报销时，经办人需持有效的原始单据，经分项整理粘贴整齐，填写费用报销单，并列明费用所属的项目编号。 第六条 每月15日前，财务部须将上月各部门及各项目组的费用开支明细表送交各部门、各项目组确认，各部门、各项目组应认真审阅本部门费用开支明细。 第三章 备用金管理制度 第七条 本制度备用金分项目（含筹建项目）备用金和个人借款备用金两部分，符合下列情形者，均可依照本办法之规定向公司申请借支。 项目（含筹建项目）需要。 个人因公需经常支付的。 其他临时紧急需要。 具体管理办法： 项目（含筹建项目）备用金： 项目备用金由项目经理或公司指定项目责任人负责，并进行统一管理，保证专款专用，定期核查。 项目备用金借支由项目经理或公司指定项目责任人负责借支或书面授权项目成员代 借，要求借款原因注明“**项目备用金”字样，并由项目经理统一负责还款（冲帐）。 项目备用金额度由项目经理或公司指定项目责任人、财务部负责人、相关部门负责人根据项目预算，协商后书面报总经理批准确认。 财务部门根据项目预算、项目备用金额度、项目期限、项目进度制定具体项目备用金领取办法，同时报总经理核准。 项目借支入帐时财务处理：借：其他应收款——**项目备用金——项目负责人。 2、个人备用金： 个人因公需经常支付的，由公司核实备用金金额，一般原则备用金额度如下： 公司总经理的备用金最高额1万元。 副总经理备用金金额为8000元。 总经理助理、市场总监、技术总监、项目经理及区域销售经理备用金金额为5000元。 部门经理（含副经理）备用金最高限额3000元。 一般员工确需备用金的，不超过1000元者，需经书面申请，分管领导同意，并报财务 备案核准后予以执行。若个人借款金额超过人民币1000元，必须经总经理核准后方予以借支。 个人借款原则上必须由本人借支，如需由他人代借的，必须由本人书面授权并将授权单据附借支单后，财务凭授权单及代填借支单予以办理。 借支金额超过备用金额度的，公司一律从借款人税后工资中予以扣回。 因私借款经分管领导同意，总经理批准，可预支其应付工资的1/2。公司在次月工资发放时予以扣回，借款单上必须注明还款计划，财务部依报批还款计划于其工资中扣款。 个人借款应于该公务处理完毕后一星期内，附相关凭证及正式发票到财务部办理冲销，并将余款全数归还。逾期不办理冲帐者，公司将从借款人税后工资中予以扣回。 第四章 差旅费开支管理制度 第十条 出差审批权限 员工出差审批权限如下： 1、部门经理以上级别人员出差必须经总经理批准。 2、员工两天内出差由部门经理或项目经理审批，三天以上出差必须经总经理批准。 第十一条 出差费用管理 员工出差前应填制《员工出差审批表》一式两份，报部门经理、项目经理、总经理审批，一份报人事行政部门作为考勤依据，一份报送财务部，并按照第四条办理借款手续。 员工出差后的一周内应将《出差报告》报部门经理或项目经理审批，签署返回时间并凭以报销费用；出差员工应在一周内到财务部办理报销手续，结清借支，逾期不报者，财务部将及时清理。 出差期间所发生费用不得分