让PPT与Word亲密合作.docVIP

让PPT与Word亲密合作　　在我们的实际工作中，Word作为功能强大的文字处理工具，PowerPoint作为功能强大的演示文稿制作工具，使用都非常广泛。而且在具体任务的处理过程中，常常产生以下情形： 　　1. 在Word中编排好了组织某项活动的文档纲要，为了向组织团队讲解该活动过程，还需要在PowerPoint中制作关于该活动的演示文稿。　　2. 先制作了某次培训的演示文稿，但是还需要将该内容在Word中处理，以便分发给学员，利于培训内容的提前预习或在学习中更好地理解和消化。　　不论是那种情形，如果在Word和PowerPoint中各自单独做自己的事情，势必产生重复劳动。其实作为Office家族的两个成员，它们之间当然是可以“亲密”合作的，下面让我们来看看实现合作的方法。　　文章导读：　　一、在PowerPoint中使用Word文档?　　 HYPERLINK /226/1770226.shtml \t _blank 合作方式一：在Word中复制，然后粘贴到PowerPoint中 　　 HYPERLINK /226/1770226_1.shtml \t _blank 合作方式二：在PowerPoint中导入Word文档 　　二、在Word中使用PowerPoint文档　　 HYPERLINK /226/1770226_2.shtml \t _blank 合作方式一：从PowerPoint中导出到Word 　　 HYPERLINK /226/1770226_3.shtml \t _blank 合作方式二：将PowerPoint文档插入Word 　　一、在PowerPoint中使用Word文档?　　合作方式一：在Word中复制，然后粘贴到PowerPoint中 　　针对前文提出的情形1，我们最容易想到的方法是在Word文档中把需要的内容复制到PowerPoint中，然后在PowerPoint中根据需要进一步编辑与处理。具体操作过程如下：　　1. 进入Word 2002，打开已制作好的某活动的文档。在该文档中，按下组合键Ctrl＋A选定所有文字内容，然后再按下组合键Ctrl＋C将选定内容复制。　　2. 启动PowerPoint 2002，将插入点定位于标题占位符中，选择菜单“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框。　　3. 为了便于处理从Word中复制过来的内容，通常在对话框的“作为”列表区选择“无格式文本”项(图1)，让文本内容不附带格式。图 1　　4. 这样，Word中的内容就作为无格式文本粘贴到PowerPoint中了，接下来怎么操作呢？我们可以看到复制过去的内容都挤在一张幻灯片上。　　5. 为了将这些内容分配到其他新建的幻灯片上去，继续进行后面的操作。　　6. 单击程序窗口左边的“大纲”选项卡，然后将插入点定位于大纲中的内容最后一行，单击菜单“插入→新幻灯片”命令，插入一张新的幻灯片，接着用鼠标选中要放在新幻灯片中的内容，在该区域按住鼠标左键，出现一个“|”形阴影的插入线，一直按住鼠标左键的同时将该插入线拖动到新幻灯片图标的后面，这样就把该内容放到了新幻灯片中(图2)。图 2　　7. 用同样的方法可以将其他内容分配到相应的新幻灯片中。　　8. 分配完成以后，接下来就在PowerPoint中进一步的编辑处理、增删内容、设置设计模板与动画方案等。这些就是PowerPoint的事情，这些任务完成得如何，就要看你PowerPoint的功力了。　　提示：当然，你也可以采用分次复制粘贴的方法，以形成多张幻灯片，只是笔者认为上述方法的效率比分次复制粘贴更加高一些。合作方式二：在PowerPoint中导入Word文档 　　通过复制与粘贴的缺点在于PowerPoint不知道按照Word文档的纲目结构自动转换成相互独立的幻灯片，而要我们自己手动去操作。　　在PowerPoint中的“插入”主菜单中有一个“幻灯片（从大纲）”的命令，利用该命令PowerPoint可以自动地根据Word文档的纲目结构快速创建多张幻灯片，效率上远胜于第一种方式，因此会更容易被大家喜欢。但是利用该方法的前提条件是，必须为Word文档的各个标题指定了相应级别的标题样式，下表是导入的Word文档和用该文档创建的演示文稿之间级别的对应规律：Word文档中的级别转换为PowerPoint后对应的级别一级标题样式演示文稿中的幻灯片标题二级标题样式幻灯片正文一级段落三级标题样式幻灯片正文二级段落四级标题样式幻灯片正文三级段落五级标题样式幻灯片正文四级段落六至九级标题样式幻灯片正文五级段落无级别的其它样式在幻灯片中不显示　　将Word文档导入PowerPoint，以创建具有多张幻灯片的演示文稿，具体操作过程如下：　　1. 启动PowerPoi