竣工档案（项目管理类项目）管理规定（暂行）7.17.doc

竣工档案（项目管理类项目）管理规定（暂行） 　 1总 则 1.1为建立、健全公司项目管理档案管理制度，完整的保存和科学的管理公司的项目管理档案，充分发挥项目管理档案在企业经营管理实践中的作用，特制订本规定。 1.2本规定所称的项目管理档案是指公司及公司下属各级部门和员工在工程项目管理活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的文件信息。 1.3项目管理档案可以采用纸质或电子档案的形式进行归档，其载体一般分为纸质载体、光盘载体、磁性载体等几种形式。 1.4项目管理档案是公司档案的重要组成部分，应做好“三纳入”工作，保证项目管理档案收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。 1.5公司项目管理档案实行统一领导、集中管理、各部门配合的管理原则，确保项目管理档案的完整、真实、安全和有效利用。 2档案管理机构 公司技术信息中心是本公司档案工作管理机构，下设档案室集中管理公司各类档案，各事业部及所有项目管理机构均应设专职或兼职档案工作人员。 3项目管理档案的归档要求 3.1档案的收集范围 各项目管理机构在业务开展过程中形成的文件材料，属于归档范围的，应在项目经理领导下，由专人负责收集、整理装订或扫描，待工程竣工后移交公司档案室，任何个人或部门不得据为己有或拒绝归档。竣工档案归档的范围见附件1。 3.2档案的收集、立卷、归档 （1）项目竣工档案由各项目管理机构收集，项目结束后及时整理和立卷，事业部、分公司审核后报公司技术信息中心验收，合格后移交档案室存档。 （2）因公司市场经营需要，《建设工程竣工验收报告》应提交原件，由技术信息中心负责验收后，转交公司市场发展中心保管，归档时原件无需装订，使用复印件或扫描件即可。 3.3纸质归档资料的编制要求： 　 （1）文件的分类排列应按照“项目管理竣工档案分类存档目录”要求进行组卷； （2）文件材料的规格为A4幅面，卷内有小于规格的要进行托裱，文字的右边应与白纸右边靠齐，使之整齐，留2.5cm装订边； （3）每卷厚度不宜超过3cm（不多于200张），立卷文件要编写页号，页号编写位置：单面文件的页号标在右下角，双面文件正面标在右下角，背面标在左下角，托裱的文件标号应标在原文件上，如一页托裱几张文件时，则每张文件按顺序都要编号，但复印件只要标一个号。封面、卷内目录、备考表和空白页不标页号，每卷从“001”开始编号，各卷之间不得连续编号，号码机使用黑色印油。 （4）案卷装订整洁，案卷封面、卷内目录、备考表填写规范、清晰；每卷文件材料装订格式为：案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表（封底）。 （5）文件材料使用腊线装订，装订线头打在封底后，装订前对文件进行逐份检查，剔除金属物，装订后的文件材料要求下边对齐、右边对齐。 （6）档案盒、封面、目录及备考表字体要求 ①档案盒、封面中所填写的项目名称为小三号宋体，档号为小四号宋体字体，其它全部为四号宋体字体。 ②案卷目录和卷内目录中所填写的内容均为五号宋体字，序号、日期和页号均为阿拉伯数字，责任者为小五号宋体字。 （7）00卷编写包括以下几个方面内容： ①工程概况：包括工程概述、规模、投资，建设、设计、施工、监理单位情况； ②资料编制情况：包括编制依据、资料套数、卷数、归档资料汇总清单及需要说明的问题； ③资料编制人员及编制负责人签名，加盖项目章； ④00卷还应包括《案卷目录》和各卷的《卷内目录》。 3.4电子归档资料的编制要求： （1）电子文件的内容必须真实、准确、清晰、完整，与电子文件真实性、完整性、有效性相关的具有法律效力的签名和印章必须同时收集。 （2）电子档案的目录采用三级目录，以便于区分和检索。第一级目录为项目目录，第二级目录为案卷目录，第三级目录为卷内目录。电子文件应分类存放于三级目录下。 （3）归档的电子文件应采用下表所列文件格式。 文件类别 通用格式 文本文件 DOC、DOCX、PDF 图像文件 JPEG、JPG、TIFF、PDF 图形文件 DWG、PDF 视频文件 AVI、MP4、WMV 音频文件 WAV、MP3 （4）电子文件的标识由“文件序号+文件名称”组成，文件序号为卷内文件的流水号，从01开始编号。 （5）电子档案00卷编写包括以下几个方面内容： ①工程概况：包括工程概述、规模、投资，建设、设计、施工、监理单位情况； ②资料编制情况：包括编制依据、归档资料汇总清单及需要说明的问题； ③资料编制人员及编制负责人签名，加盖项目章。 3.5项目管理档案的检索 技术信息中心项目管理档案管理人员应及时对归档项目管理档案进行分类归档，并编制必要的检索工具。同时做好项目管理档案的统计、鉴定、利用开发工作，严格执行项目管理档案的接收、管理、利用、销毁手续。 　　3.6项目管理档案的借阅 　 借阅项目管理档案资料应与工作相关，