02-档案管理规定wi-7.2-02-02.doc

广州市xx物业集团有限公司·作业文件 文件编号 WI-7.2-02-02 版本号 B 档案管理规定 修订状态号 0 页 码 1/5 1. 目的 为全面加强物业集团系统档案管理工作，确保物业集团各类档案资料(材料)的充分、有效利用，特制定本制度。 2. 范围 本规定适用于物业系统所有档案的管理。 3. 职责 物业集团行政管理总部是物业系统档案管理的职能部门，所属各单位及各部门是档案管理的执行部门。 4. 工作内容 4.1 定义：物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成的具有查阅利用价值的、各种形式(纸质、电子、声像、实物等)的行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料以及音像图表等档案资料(材料)。 4.2 机构设置 4.2.1 物业集团本部设立专门的档案室，隶属于行政管理总部。 4.2.2 物业集团所属各物业公司(管理处)经报批可设立自己的档案室，隶属于行政管理部。 4.2.3 物业集团本部各部(室)不设立专门的档案室。 4.3 管理体制 4.3.1 物业集团本部档案室接受恒大集团档案管理中心的业务指导；负责指导所属各物业公司(管理处)档案室的工作；负责物业集团本部档案的具体管理工作。 4.3.2 各物业公司(管理处)档案室接受所在单位行政管理部的行政领导和管理，业务上接受档案管理部门监督和指导。 4.3.3 物业集团全质办为档案管理的督察机构。 4.3.4 为保证档案管理的实效性，物业集团根据实际需要，可成立档案鉴定小组。 4.4 人员配备及要求： 4.4.1 各级档案管理机构根据档案的数量、工作量，本着精简、高效的原则，配备相应的档案管理人员。物业集团档案室专职1人，所属物业公司(管理处)档案室为兼职1人。 4.4.2 档案管理(兼职)人员要由工作认真、责任心强、具有本专业知识和相应工作经验的大专以上人员担任。 4.4.3各级档案管理人员应保持相对稳定。如因工作变动或离职，必须在相应行政管理部门负责人的监督下做好交接手续的办理工作。 广州市xx物业集团有限公司·作业文件 文件编号 WI-7.2-02-02 版本号 B 档案管理规定 修订状态号 0 页 码 2/5 4.5 物业集团档案室的工作职责 4.5.1 参照国家有关标准和规定，结合集团公司有关规定，制定物业集团的档案管理办法，制定物业集团本部档案管理的实施细则，并组织实施； 4.5.2 收集、整理、保管物业集团本部的档案，并做好档案鉴定、统计和利用工作； 4.5.3 监督和指导所属各单位档案室的档案管理工作； 4.5.4 根据需要组织开展业务知识培训，开展经验交流； 4.5.5 承办有关档案管理工作的其他事宜。 4.6 下属单位档案室的职责 4.6.1 认真落实和执行物业集团档案室和本单位有关档案管理的规定和办法，制定本单位档案管理实施细则，并组织实施； 4.6.2 收集、整理、保管本单位的档案，并做好档案鉴定、统计和利用工作； 4.6.3 根据需要组织相关人员的业务培训； 4.6.4 承办有关档案管理工作的其他事宜。 4.7 归档范围：凡物业系统在生产经营活动中产生的有备查和持续利用的档案资料（见定义）均应归档。 4.8档案管理 归档要求： 档案管理人员应及时督促文秘人员，对已办理完毕、有留存价值、使用频率趋低的档案资料(材料)向档案室移交； 各类档案原则上要求在办理完毕后两个月内及时组织归档。个别档案已办理完毕而使用频率较高者，可适当延期归档，但必须由所在(使用)部门知会档案室，并严加保管。 归档的文件材料应当完整、准确，按照实际情况进行科学分类，组成保管单位(卷、册、袋、夹等)，填写保管单位封面和目录； 归档的文件材料应当质地优良，字迹工整，规格统一。填写归档文件材料应当使用毛笔或不褪色钢笔，使用标准简化字。 归档的文件以“件”为单位，正文与原稿、正件与附件、请示与批复、来函与复函要同时存档；文件前附有领导及相关人员批办意见、签名的公文处理单，要正确装订后，随同文件一同存档。 行政文书归档数量为一式三份，其他档案材料根据实际情况确定留存份数。 收归的档案要确保原件归档。个别确实难以追回原件的档案资料(材料)，要及时保留 广州市xx物业集团有限公司·作业文件 文件编号 WI-7.2-02-02 版本号 B 档案管理规定 修订状态号 0 页 码 3/5 复印(制)件；对于十分重要、珍贵、奇缺的档案 资料(材料)要及时备份，将复印件或复制品一同归档。 4.8.2管理要求： 档案室按照规范，并提出初步意见，将移交的档案资料(材料)或需要鉴定的现有档案交由行政管理部门、档案移交部门、全质办以及公司领导组成的鉴定小组进行鉴定，确定保存期限，决定解、降密级的事项，并确保档案管理内容