档案员学习材料1.doc

档案员培训班讲义 第一讲：归档文件整理规则 一、概述： 《归档案文件整理规则》是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。《归档文件整理规则》规定了以“件”为单位整理归档文件的方法。因此，实行了几十年的案卷级整理方法，完成了它的历史使命。归档文件的整理单位由“卷”改为“件”，档案界称为“文书立卷改革”。 下面，我们来了解一下几个基本定义： 二、基本定义： 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 同学们要注意，这个定义是由三个要素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3、件：归档文件的整理单位。一般以一份文件为一件。 但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。 三、整理原则：P111 1、遵循文件的形成规律。 2、保持文件之间的有机联系。 3、区分不同价值。 4、便于保管利用。 四、质量要求： 1、归档文件应齐全完整。 2、破损的文件应予以修整。 3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。 4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。下面，我们重点来学习“归档文件的整理方法”。 五、整理方法、步骤： 整理方法、步骤我们分10步来讲。 1、分清文件材料的年度（在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。按照档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，）。 2、清除不须归档的文件材料 主要有以下四种情况： （1）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等 （2）重份文件。是指同一字号、内容的双份或多份文件。 （3）同级机关文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件（如：局与局之间的不需贯彻执行、不需办理文件材料），。 （4）下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。 3、装订 （1）归档文件按件装订。一般以每份文件为一件。特殊情况按件的组合方法组合成一件。 （2）件的组合：把应当作为一件的几个材料装订在一起，编目时原则也只体现为一条条目。有以下几种情况： 正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。 在具体做法上要注意以下几点：P113 ① 文件正文与不同稿本。文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要的文件（如法律、法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿各为一件。 ② 正文与附件。附件作为正文的补充说明或参考材料，一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。 ③ 正文与文件处理单等。文件处理单应当与文件作为一件，原件与复制件作为一件。此处复制件是指由于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件，以及使用中出现破损的文件，需复制后归档。这类复制件应当与原件作为一件。 ④ 批转、转发文件与被批转、转发文件。批转、转发文件与被批转、转发文件是一份文件的不同部分，应当作为一件。 ⑤ 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应当按其本来的装订方式，一册（本）作为一件。 ⑥ 来文与复文。此处来文与复文包括请示与批复、报告与批示、问函与复函等。此类文件可以作为一件，也可分别各作为一件，具体处理方式可以由单位视情况掌握。 （3）去除金属物：去除订书针、回型针等金属物。 （4）分件装订：可用线装、不锈钢夹子装订。（当然还有一些其他的材料）。我们一般采用线装比较好（在实践工作中，我们一般把薄“件”用缝纫机踩，厚“件”用“三孔一线”装订）。 4、加盖归档章 （1）归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、件号（含室编件号和馆编件号）、机构（问题）选择项等。归档章规格为：长45MM，宽16MM，分为均匀的6格。式样如下：（实体的归档章为6个空格，刻章时可不把字刻出来。） 归档章样式： 全宗号 年度 室编件号 机构（问题） 保管期限 馆编件号 （2）加盖归档章的位置：归档章一般应当加盖在归档文件首页上端居中或居右的空白位置。如果领导批示占用了上述位置，也可加盖在首页其他空白处，但以上端为宜。 5、归档文件的分类 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，包括选择分类方法、制