石油管理局档案管理信息系统.doc

新疆石油管理局档案管理信息系统 用户手册 中国石油新疆石油管理局技术信息档案馆 北京佳讯天则数字技术有限公司 目 录 第一章 前 言 4 1.1 编写目的 4 1.2 读者和阅读建议 5 1.3 术语定义 5 第二章 基本操作 6 2.1 鼠标 6 2.2 键盘 6 2.3 选定 6 2.4 导航按钮 7 2.5 返回按钮 7 2.6 页面跳转按钮 7 2.7 登陆口令 8 2.8 OCX打印控件 8 2.9 其他 11 第三章 运行环境 12 3.1 运行环境 12 3.1.1 硬件环境（建议配置） 12 3.1.2 软件环境（建议配置） 12 第四章 用户界面 13 4.1 登陆页面 13 4.2 主菜单 14 4.3 检索界面 18 4.4 文档视图 18 4.5 属性页面 19 第五章 系统功能 21 5.1 新增 21 5.1.1 新增案卷保管的条目 21 5.1.2 新增卷内文件的条目 21 5.1.3 新增按件保管档案的条目 22 5.1.4 在文件或件条目中上载电子文件 23 5.2 编辑/著录整理 24 5.2.1 案卷级档案编辑/著录 24 5.2.2 卷内文件著录/编辑 25 5.2.3 建立互见号 25 5.2.4 件级著录/编辑 26 5.2.5 历史档案著录 27 5.2.6 全宗卷管理 27 5.3 入库 27 5.3.1 单个案卷/件条目入库 27 5.3.2 案卷/件条目批量入库 28 5.4 校正 28 5.4.1 已入库条目校正 28 5.5 删除 29 5.5.1 对单个条目的删除 29 5.6 打印 29 5.6.1 打印软卷皮 29 5.6.2 打印分类目录 30 5.6.3 打印借阅登记表 31 5.7 检索 32 5.7.1 单一类目全库检索 32 5.7.2 多类目全库检索 33 5.7.3 非系统用户检索利用（类似Baidu、Google检索） 33 5.7.4 检索公式的应用 35 5.7.5 浏览、下载电子文件 36 5.8 借阅 37 5.8.1 借阅纸质或实体文件 37 5.8.2 电子文件借阅 38 5.8.3 预借阅 38 5.8.4 直接借阅单 38 5.8.5 已借档案的归还 38 5.8.6 档案利用情况统计 39 5.9 统计 39 5.9.1 分类统计 39 5.10 鉴定销毁 40 5.10.1 销毁鉴定申请 40 5.11 用户管理 44 5.11.1 用户权限分配 44 5.12 帮助信息 45 5.12.1 帮助信息页面 45 第一章 前 言 1.1 编写目的 本手册作为软件开发重要的基础文档之一，介绍了“新疆石油管理局档案管理信息系统”的使用方法和操作规程。 依循国家档案管理的新旧标准——在执行《DA/T 22-2000归档文件整理规则》以及国家档案局下发的《档案管理软件功能要求暂行规定》等新的标准规范的基础上，充分考虑了石油行业档案管理的特殊性，同时提供按卷和按件两种管理模式。 提供灵活的可定制手段——可以根据本单位的分类体系和管理规范，定义导航目录、调整著录和统计项目、修改文档视图，从而实现系统的用户化、特性化。 强调高度的可扩展性和可移植性——不仅可以单独使用，也可以与其他办公自动化系统进行集成，并通过专用数据转接工具，全面兼容和无缝利用原有关系型或非关系型数据资源。全面支持多媒体文档数据—各种格式的附属文件（DOC、XLS、DXF、BMP、JPG、TIF、HTML、AVI、MEPG、WAV……）可在线直接浏览。 提供强大的报表自定义功能——可以自由设置卷皮、案卷目录、卷内目录、归档文件目录以及其它特殊要求的报表，并实现所见即所得的屏幕预览和精确打印。 我们相信通过后期不断的努力，将会使“新疆石油管理局档案管理信息系统”更加完善化、合理化，推动石油档案信息化和网络化的进程。 因为时间仓促，本手册在编写过程中疏漏、失当之处在所难免。同时，系统在运行中还有许多的不足，请大家在操作过程中多提宝贵意见，在此一并致歉。 1.2 读者和阅读建议 本手册读者包括档案管理员、文书人员及一般机关工作人员。对各类人员的预期作用见下表： 人 员 作 用 档案管理员 掌握档案信息的归档、整理和利用 文书人员 掌握档案信息的归档、整理和利用 一般机关工作人员 掌握档案信息的网上检索、浏览 1.3 术语定义 术 语 说 明 条目 程序中对文件或案卷所作的一条记录，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合 导航目录 根据您所在单位档案分类体系建立的目录树，可以方便地折叠或展开 文档视图 与您在导航目录中所选定的档案类目相对应，显示该类目下所有的案卷、件或文件条目的区域 属性页面 显示您在文档视图中所选定条目的著录属性及内容 电子文件