物品管理手册_7.doc

PAGE 21 PAGE 1 物品管理手冊 中華民國94年6月30日 院授主會三字第0940005175號函 第一章　總則 一、為健全公用物品（以下簡稱物品）管理作業制度，提升使用效能，特訂定本手冊。 二、中央政府機關、國立學校及國營事業（以下簡稱各機關）物品之管理，除國營事業生產用物品外，依本手冊之規定。 三、本手冊所稱物品管理，指關於物品之採購、收發、保管、登記、報核及廢品之處理。 四、本手冊所稱物品，指金額未達新臺幣一萬元，或使用年限未達二年之設備、用品等。並按性質、效能及使用期限分類如下： （一）消耗用品：指公用物品經使用後喪失其原有效能或使用價值者，如事務用品、紙張用品、衛生用品等。 （二）非消耗品：指公用物品質料堅固，不易損耗者，如事務用具、餐飲用具、陳設用具等。 五、各機關採購物品之經費預算，應衡酌以往年度實際需求狀況及庫存情形，以及本年度預估需求覈實編列，不得有浮編預算之情形，並應擬訂周妥之採購計畫，依計畫及實際需求辦理採購，除確須存備安全存量（以一個月所需數量為度）外，不得有超額採購消化預算之情形。 六、物品之規格，除有統一規定者外，應視實際需要定之，在採購之目的及效果上不得限制競爭。同類物品之式樣、大小、顏色、品質，應力求劃一。 七、各單位請購之物品，應依前點規格訂定原則辦理。但確因特殊需要，經機關首長核准者，不在此限。 八、物品應參考財物標準分類之規定分類，並得以號碼代替名稱。 九、各機關物品管理工作之計畫及分配，應依其組織及業務狀況自行訂定。 十、各機關之物品管理，得以電腦化作業為之。 十一、物品帳簿及表單，得以電子檔案或所列印之書面資料充之。 第二章　採購 十二、物品之採購，應依政府採購法及其相關規定辦理。 十三、採購物品應依下列原則辦理： （一）物品管理單位應參照以往年度物品使用情形，估計下年度需求數量，於年度開始前一個月，擬定採購計畫，編列採購概算表（格式如附件一）。 （二）物品管理單位於編製前款採購計畫前應通知各單位，就業務所需開列物品清單，送物品管理單位彙案辦理。 十四、採購物品應注意下列要領： （一）物品採購規格之訂定，在無限制競爭之原則下，應以品質、性能及使用效益等為優先考量因素。 （二）採購之物品，應儘可能附加本機關之標誌。 （三）採購人員，應憑核定之物品請購單或簽文辦理，不得無故稽延，並須注意與請購所列之種類、規格、數量等條件是否相符。 （四）物品受有氣候、物理或化學等作用之影響者，應慎酌採購。 十五、物品採購依照各機關分層授權範圍辦理，其程序如下： （一）物品之採購，採購單位應依採購計畫並配合預算，簽准後辦理，並優先適用集中採購之共同供應契約。 （二）非共同供應契約採購之一般辦公物品或專用物品，分別由物品管理單位統籌請購或使用單位請購。均應填具物品請購單（格式如附件二），經機關首長或其授權人員核准後，送採購單位採購。 第三章　收發及保管 十六、物品採購驗收完畢後，採購單位應將支出憑證及相關表件，送主（會）計單位辦理公款核付，並由物品管理單位為物品增加之登記。 十七、物品經驗收後，送交保管單位，憑驗收單或支出憑證點收，加蓋保管簽收章戳後，登錄管理。 十八、物品保管應注意下列事項： （一）未經驗收之物品，不得存放於物品儲藏處所。 （二）消耗用品與非消耗品，應分別分類存儲。 （三）保管之物品應分類編號，其編號與標籤製作方法如下： 1.消耗用品編號，以簡明扼要為原則，包括機關名稱、分類字軌及編定號數，並應與物品收發分類帳編號目錄相符。編號標籤，黏貼於分格儲藏之橫額上，物品本身不必加蓋編號標誌。（格式如附件三） 2.非消耗品之編號方法與消耗用品同。但須註明採購日期，視事實需要編號末尾增添一序數編號，編號標籤黏附於物品本身。（格式如附件四） 3.物品編號標籤之質地須經久耐用，視事實需要，可以金屬或塑膠製成。 （四）數量或體積較大之物品，應存放於倉庫或儲藏室內易於堆高之適當地點。 （五）需經常發領之物品，用櫥櫃存貯，安置於易於取放之適當地點。 （六）物品之儲放，應分別種類，按其形態、體積、數量放置整齊。 （七）儲藏處所之大小，應配合物品之多寡，作適當分配，不宜過狹。 （八）物品儲藏處所應力求堅固、乾燥、通風、防水，以免腐蝕發霉，並應配置消防及防盜設備，注意安全。 （九）物品儲藏處所應禁絕煙火，非保管人員未經許可不得進入；消防用品如滅火機、滅火彈等，應標明使用方法及應注意事項；並應經常注意檢查電線，以防火災。 （十）危險物品、藥品及化學品，應與普通物品隔離儲存，其處所應隨時檢查；並應標示警語，提醒注意，以防意外。 （十一）下列物品，得選擇適當之露天地點存儲，但應注意安全防護： 1.體積及重量龐大，不便庫存，或難以搬運之物品。 2.包裝良好，不受氣候影響，或短期內即行配發之物品。 3.廢品。 （