办公礼仪讲解材料.ppt

3、奉茶 待客时，应该为客人准备饮品，如茶水、咖啡或饮料等。通常以茶待客的方式较多。 1）奉茶的方法：上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是：双手端茶从客人的右后侧奉上。 ●要将茶盘放在临近客人的茶几上，然后一手拿着茶杯 的中部，一手托着杯底，如有杯耳应朝向客人，双手将 茶递给客人同时要说“您请用茶”。 ●同时有二位以上的访客时，端出的茶色要均匀，最好 要配合茶盘端出。左手捧着茶盘底部，右手扶着茶盘的 外缘，如是点心则放到客人的右前方，茶杯应摆在点心 右边。 ●以咖啡或红茶待客时，杯耳和茶匙的握柄要朝着客的 左边。（最好准备沙糖和奶精） 3、奉茶 2）奉茶的顺序 一般应为先客后主；先女后男；先长后幼。如果来宾甚多，且其彼此之间差别不大时，可采取下列四种顺序上茶： （1）以上茶者为起点，由近而远依次上茶； （2）以进入客厅之门为起点，按顺时针方向依次上 茶； （3）在上茶时，以客人的先来后到为先后顺序； （4）上茶时不讲顺序，或是由饮用者自 己取用。 3）奉茶的禁忌 （1）忌用不清洁或有破损的茶具； （2）尽量不要用一只手上茶，尤其不能用左手； （3）切勿让手指碰到杯口； （4）为客人倒的第一杯茶，通常以七、八分满以佳; （5）把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳。 ? ● 注视奉茶者，并诚恳地说声“谢谢”。 ● 喝咖啡时，如需调和糖与奶精，应先调好之后，将 茶匙横放在碟子上，再以右手端起杯子（除非你惯用左 手）。 ● 喝茶时不需将杯垫一起端起。 ● 喝茶时不可以出声。 ● 女士喝茶先用化妆纸将口红轻轻按掉些，以免口红 印留在杯子上。 ● 商务拜访时，如对方未先提出备有饮料款待时，来 访者不宜主动提要求。 4）受人招待奉茶 接送团体宾客上车时，要按先主宾后随员、先女宾后男宾的惯例。遇客人先上车，坐到主人的位置上，则不必请客人挪动位置。 如陪同客人乘一辆轿车，主人应帮助客人上车，等客人坐好后，方可关门，最后自己从左侧后门上车。轿车的座次安排有以下几种情况： 4、陪车 4、陪车 双排轿车的座次 何为上座？ 三种不同的场合： 第一社交应酬 第二公务接待 第三VIP的位置 主人驾驶 专职司机驾驶 1）双排五座轿车 双排五座轿车 1.当主人驾驶时，其排位自高而低依次为：副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座。 2.当专职司机驾驶时，其排位自高而低依次为：后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座。 主人驾驶 专职司机驾驶 2）双排六座轿车座次安排 专职司机驾驶 主人驾驶 3）三排七座轿车座次安排 ● 不要让身后的声音通过话筒（如电视或音 响）。 ● 如果你是在他人办公室里洽谈事务，而此 时电话铃响起，你可以站起来并轻声地问：“我应 该先到外面等一下吗？” ● 如果进入他人办公室时，发现对方正在接 听电话，你就该退出来站在外头等候。 ● 如果正接电话，另一部电话铃响了，可先 向对方抱歉有电话进来，然后接听第二部电话， 告诉他：“对不起，我正在接听另一部电话” 。 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 记录电话留言的要点 应该记录的内容包括： ● 来电者之姓名、电话号码、分机及区域号码。 ● 来电者之公司名称、部门名称及头衔。 ● 来电之日期、时间。 ● 留言内容。 ● 负责记录者姓名。 ● 记录的时间、日期。 留言卡 给： 日期： 月 日 时间： 公司： 先生 女士 电话： 分机号码： 留言： 接电话者签名： （二）电话礼仪：接听电话礼仪 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 讲究效率 不管打电话或听电话，要牢记“5W1H”的技巧： WHEN：什么时候 WHO：对象是谁 WHERE：什么地点 WHAT：什么事 WHY：为什么 HOW：如何进行 最好左手拿听筒，右手执笔做好记录准备。 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 他人在场 当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。 有人在场时，接听后约时间打回去。 要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。 （二）电话礼仪：接听电话礼仪 拨错号码 不可大声怒斥，或用力挂断电话，应该礼貌告知对方拨错