企业档案业务工作跟信息化建设.ppt

企业档案业务工作和信息化建设 依据 1、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》 2、GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》 3、GB/T 17678.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分:电子文件归档与档案管理 4、GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》 5、DA/T22-2000《归档文件整理规则》 ………… 一、关于《企业档案工作规范》 （一）简介： 《企业档案工作规范》首次对社会这一大类单位——企业的档案管理提出全面、系统性的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。 1、管理创新 2、观念创新 3、经验基础 4、信息化方向 （二）《企业档案工作规范》的结构与主要内容: 《企业档案工作规范》主要从企业档案工作组织建设、档案 工作制度建设、档案工作业务建设、档案信息化建设、档案管理 设施设备配置等方面，提出了企业建立和开展档案工作的要求， 共有九章和两个附录。 第1章 范围：按标准格式要求，明确和介绍了标准的适用 范围； 第2章 规范性引用文件：列举出标准中所引用的相关标准 和规范性文件； 第3章 术语和定义：列举并解释了本标准中使用《档案工作基本术语》没有提到的术语； 第4章 档案工作原则：提出了企业档案工作遵循的基本原 则，明确了企业档案与企业档案工作的性质和作用、企业档案工 作的管理体制、企业档案工作任务和目标、企业依法管理档案的 责任； 第5章 档案工作组织：明确了企业档案管理网络构成，企业、文件形成部门、档案部门应承担的职责，及档案人员素质要求； 第6章 档案工作制度：明确了企业档案工作制度体系、制度制订程序以及应当制定的工作规章、管理制度和业务规范； 第7章 档案业务工作：明确了文件材料形成积累、归档、收集、整理责任与方法和档案保管、鉴定、统计、利用等工作的具体要求； 第8章 档案信息化建设：明确了档案信息化的目标和原则，对电子文件归档、传统载体档案的数字化、网络服务与业务系统以及电子档案的安全与保存提出要求； 第9章 档案工作设施设备：对企业档案工作中设施、设备的配备提出要求； 附录 标准的两个附录是标准的资料性附录。 附录A《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照； 附录B《表格式样》是标准第2章《规范性引用文件》中所列出的引用文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格。 二、企业档案业务工作 （一）企业档案工作与业务活动 这里有几层意思需要说明一下： 1、完整的档案管理包含三个阶段： （1）文件（即未来的档案）形成阶段 （2）档案室保存阶段 （3）档案馆保存阶段 2、在企业档案管理中需要明确的概念： （1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。 （2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产及其管理人员的职责。 （3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门和档案人员的职责。 3、企业档案在不同时段的管理职责分工： （1）文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理； （2）档案人员主要承担档案室保存阶段和档案馆保存阶段的管理； （3）信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。 4、企业各层级对档案工作的责任： （1）在企业的领导层 （2）在企业管理的中层 （3）在企业的基层 “四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。 “四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求，检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况，验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时做好项目文件归档交接。 （二） 文件的形成、积累 从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。 两方面的要求： 1、文件记录载体