九段秘书q5zbuvl5.doc

在我们的日常工作中，有80%的工作因为执行不到位而没有达到预期效果。多数人都在认真做事并且每天忙碌、多数管理者都非常乐意按照上司制定的策略来走，但事实却是，同一个策略交到10个人手上，就会有10种不同的结果。产生差异的原因是什么？是执行力。 何为执行力呢？所谓执行力，执行力是将目标变成现实的核心能力！执行力就是从上到下按质按量、不折不扣地完成工作任务的一种能力。它是企业竞争力的核心，是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。具体说来就是工作执行的步骤、执行的细节以及执行的力度。 任务与结果的差别，是当今很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意呢？关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到，没有很好地理解执行力，那么如何才能做到真正的做到任务和结果的统一呢？ 笔者近期参加了《赢在中层》的企业管理培训讲座，对其中提到的“九段秘书”的概念感慨颇深，或许我们可以从中得到些如何加强工作执行力的启示，九段秘书的提法是源于一个总经理要秘书安排会议的一个案例，总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。 　 模拟测试：总经理要秘书安排会议　　总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。　　一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。　　二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。　　三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。　　四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。　　五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。　　六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。　　七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理　是否发给参加会议的人员，或者其他人员。　　八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。　　九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！　　 从以上案例中的九个不同段位的秘书的工作方法我们不难看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。也就是说对于工作理解的不同，对待工作态度　的不同，造成了工作执行力的不同，也就是整个工作取得的成果产生了翻天覆地的变化。按照九段秘书不同的做法我们的工作可以得到九种不同的结果，也就是我们日常工作中任务与结果的差别。 “九段秘书”的事例不仅仅是针对秘书这个职务，任何岗位和工作都是可以做到极致的，做到九段的，要有做到最好的目标和愿望，并为之努力。这应该是我们每个人都应该学习的哲理，这不仅应该是工作的信条，而是你一生中做人做事都应该遵循的准则。 因此，在日常工作中，有这样两个问题是我们需要不断自省的： 　　1.我想要的结果是什么？ 　　2.我的做法是否能保证拿到这个结果 同样是做秘书，同样是准备开会这样一个看似简单的任务，但不同的细致程度和考虑问题的全面性却决定了人所具有的截然不同的价值，如果将这一价值体现在数字上，就是你值多少钱。* 一段秘书的做法：发通知　　　60元* 二段秘书的做法：抓落实　　　800元　* 三段秘书的做法：重检查　　1000元* 四段秘书的做法：勤准备　　1５0