现代公司秘书实务（下）.PPTVIP

现代企业秘书实务(下） 目录 时间管理和旅行 会议安排 信息管理 人际交往 五、时间管理和旅行 时间管理 时间管理是效率的保障。 爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。” 马克思说：“可支配的时间，就是财富本身。” 秘书一天的工作 1、???? 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器 秘书一天的工作 1、???2、? 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票） 秘书一天的工作 1、????3、 日志项目：（当日必完成） A、为上司——外出，会议，会客等（准备，参与--结束） B、为自己——外出，会议，会客等（准备，参与--结束） 2、?? 4、新增内容： （立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱） A、新加工作—— B、应急工作—— C、突发事件—— 秘书一天的工作 5、关门前后： A、查看日志（提醒上司，自己清晰） B、回顾当日（是否结束，加班否） C、离前必做（清理办公桌，存放信息，关闭机器， 切断电源，必威体育官网网址检查，柜屉上锁，关窗关门） 秘书：化平凡为伟大 每日记录，一周统计，周志显示： 接电话500次，打电话380次，接访客70位，做文件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件------ 再加入分析、评价，送交上司 ? 结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大 如何管理时间? 明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间 如何管理时间 ABCD法则： 急迫 先做A 既重而急 次做B 重而不急 再做C 急而不重 不做D 不重不急 重要 如何制定计划 行动计划和时间表——是用于管理时间和任务的文件，包括： 任务的名称和摘要； 衡量进度的目标、最终期限和阶段任务； 需要来完成该工作的物质资源的信息； 任务的分配——已经分配特定任务的人员和 部门的细节； 如何制定计划 意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障 ? 进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告 监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量； 当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾 如何进行日志管理 日志管理要做到： 输入会议的完整准确的信息，最终期限等， 立即标上开始和结束的时间 在每月或年的开始，输入固定的会议，约会 在一周的开始和一天的开始查看日志，及时 更新 需要取消时，清楚和立即输入取消记号。 安排隔开假日 如何安排旅游 计划：包括 日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、相关信息、联络方法 交通工具：包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际时差换算 订宾馆：包括宾客要求、选择、确认 办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件 六、会议安排 会前筹备 会中职责 会后任务 会议安排——会前筹备工作： 确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。 选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。 会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。 经费预算：来源、计划、审批等。? 会议安排——会中责任 提