基层主管培训-课件.ppt

2008年11月15日 一旦掌握了每个工作人员对其工作了解的程度和完成工作的速度等情况以后，就可以清楚每个人能够处理什么样的工作，也就可以决定把工作委派给能达到目标要求的人了。 要尽量避免把所有的工作都交给一个人去做的倾向。 第二步 选定胜任工作的人（2/3） 2008年11月15日 要注意不要把次优先的工作分配给具有很高时间价值观念的下属去做。 总之，只要根据下属对工作的了解、完成工作的速度、时间观念和对他的培养价值这几条原则，就可以选择出能够胜任你要委派工作的人。 第二步 选定胜任工作的人（3/3） 2008年11月15日 大多数管理者在最不好的时间委派好作。他们上午上班后的第一件事便是委派工作。这样做可能方便管理者，但却有损职员的积极性。下属带着一天的计划来到办公室，一上班却又接到新工作。他们被迫改变原定的日程安排，工作的优选顺序也要调整。这样做的结果便是时间的浪费。 第三步 委派工作的时间和方法（1/3） 2008年11月15日 委派工作最好的时间是在下午。要把委派工作作为一天里的最后一件事来做。这样，有利于下属为明天的工作作准备，为如何完成明天的工作做具体安排。还有一个好处，就是下属可以带着新任务回家睡觉，第二天一到办公室便集中精力处理工作。 第三步 委派工作的时间和方法（2/3） 2008年11月15日 面对面地委派工作是最好的一种委派方法。这样委派工作便于回答下属提出的问题。获得及时的信息反馈、充分利用面部感情和动作等形式强调工作的重要性。写留言条委派工作，可能快并且容易做到，但它不会给人以深刻和重要的印象。 第三步 委派工作的时间和方法（3/3） 2008年11月15日 有了确定的目标才能开始委派工作。采用5W1H方式制定确切的目标。 要把计划达到的目标写出来，给下属一份，自己留下一份备查。这样做可以使上下双方都了解工作的要求和特点，不留下错误理解工作要求的余地。 第四步 制定确切的委派计划 2008年11月15日 在委派工作之前，要强调积极的一面。要让下属知道他对完成工作任务所负的重要责任。 在解释工作的性质和目标时，要向下属讲出你所知道的一切。不要因为没有讲完所掌握的信息，而给下属设下工作的陷阱。 　 第5步 委派工作（1/3） 2008年11月15日 给下属规定一个完成工作的期限。让他知道，除非在最坏的环境条件下才能推迟完成工作的期限。 必要时，还要制定一个报告工作的程序，告诉下属什么时间带着工作方面的信息向你报告；同时，你也要向下属指出工作的期望结果是什么，使他明了要求。 第5步 委派工作（2/3） 2008年11月15日 最后，你要肯定地表示自己对下属的信任和对工作的兴趣。象“这是一件重要工作，我确信你能做好它”这样的话，可以对下属发挥很大的激励作用。 总之要记住，委派好工作，不仅能节约时间，还可以在职员中创造出一种畅快的、相互信任工作气氛。 第5步 委派工作（3/3） 确定一个评价工作进展情况的计划是很有技巧的事。检查太勤会浪费时间；不闻不问，容易导致错误发生。 对不同工作，检查计划也有所不同。这主要取决于工作的难易程度、下属的能力及完成工作需要时间的长短。 如果某项工作难度很大并且是最优先的，就要时常检查进展情况，保证工作成功而又不花费太多时间。 第6步 检查工作进展情况（1/3） 2008年11月15日 当你把一件有困难的工作委派给一个经验较少的下属去做时，无论从必要性还是从完成工作的愿望上来讲，多检查几次进展情况都是有益的。对这种情况，你可以把检查工作进展的次数定为其他下属的两倍。 除了定期检查工作以外，还要倾听下属的意见和报告工作进展的情况。 第6步 检查工作进展情况（2/3） 把某项工作交给了下属，就要相信他能胜任这项工作。但要鼓励下属在有问题时随时来找你，另外还要让他们懂得你不鼓励不必要的打扰。 要求下属向你报告工作是怎样做的，还有多少工作没有做完，让他告诉你工作中遇到的问题和他是怎样解决这些问题的。最后，你要用坚定的口气向下属指明，必须完成工作的期限和达到要求的行动方案，促使下属继续努力工作． 第6步 检查工作进展情况（3/3） 2008年11月15日 当委派出去的工作完成以后，要在适当的时候进行系统评价，以求改进。 应邀请下属参与评价。实践证明，最准确的评价和最要害的批评往往来自下属。因为他们是任务的执行者，对评价委派工作系统要比管理者更有发言权。 评价过程中的一个重要方面是要按规定实行奖罚。 第7步 对委派工作系统评价 2008年11月15日 第五讲：基层主管的管理原则 工作应该进行分工以保证每个人都能完成特定的部分。比如制作帆船，一个人制作船身，第二个人焊缝，第三个人制作船帆。办公室的工作中，一个人负责登记定单，另一