库房管理办法及流程—.doc

XX公司库房管理办法 2015年6月10日 第一章 库房工作总则 库管负责公司库存商品的存放和出入库管理，应做到以下要求： 严格执行公司的出入库规定，及时出入库，做到库账一致， 严格执行财务制度，配合财务做好物品明细的统一，出入库单按时录入财务系统。 严格执行借用流程，做好借用登记管理和催还。 每天向公司指定人员发送库存报表，方便大家及时准确掌握库存信息。 仓管员根据库存商品的性能、品种、型号、把库存物资分区摆放，并做好区域标识，所有商品应摆放整齐、分类标识，方便领取，包装标识一律向外，便于查找。 应根据仓库内物资特性保持仓库环境的温度、湿度适当，环境清洁。 仓库内应具有相应的防火、防盗等安全措施，按规定配备灭火器材，消防设施应功能正常。 第二章 库房人员组成及责任分工 XX公司库房属于物控部管辖。人员配置如下： 库房主管（）负责库房工作计划制定、实施，参与或协助库房员工完成各项工作，分管入库和借货及销售申请货物占用，负责发货打包前对发货员所取货物进行复核。 库房管理员（）负责库房物品管理、发货等工作。 库房管理员（）负责库房物品管理、发货等工作。 库房会计（）负责货物进出库单据的录入、库存表更新、借用登记。 第三章 发 货 一、合同发货 1、需安装、调试、测试、加工合同的发货： 1）人民合同：工程部经理或主管在与客户协调好发货时间及确认货已备好后，通知销售助理在U8系统提交发货指令（在U8上提交发货单）。 2）外币合同：以国外发货为触发依据，由工程部经理或主管通知销售助理在U8系统提交发货指令。 3）发货指令提出后，在3个工作日内发货，如大项目产品多而且复杂，在5个工作日内发出。如还有需加工的物品，在加工完成后3日内发货。 4）如合同内有特殊支架或有特殊采购的，需由工程部在提发货单前提前确认货物是否齐全，再下发货指令。 2、不需安装、调试、测试、加工合同的发货： 由销售助理在U8中提交发货单，调度员会根据实际情况，对库房下达发货指令，库房会在货物齐全的情况下在收到通知后不迟于第二天下班前发货。如货不齐，一天内要反馈给销售和助理。 3、需集成的合同发货 如集成部需在发货前进行组装、测试，相当于在合同备货环节增加了集成工作这个环节。这种情况下，可以采用两种方式领出合同物料： 1) 将需要组装的货物按合同发货流程做出库：集成部将清单提交给销售助理，销售助理在U8上提交发货单，即可从库房领出。测试、集成完毕后，作为半成品，放在集成部库区。并通知工程主管，集成工作已完成，等待发货指令。 2）集成的合同在工程部提出发货指令时，销售助理提交合同所余物品的发货单，由库房将集成件和未集成件一并发出。 3）集成部根据合同货物的多少来决定将所有货物领出，还是只领用需集成的部分。 3）集成后，发货的申请，由工程部负责人或项目经理发起，通知销售助理在U8上提交发货单。 4）发货时间的要求同情况1。 二、特殊发货 1、由销售或工程部在OA上申请。货物齐备情况下，库房最晚于第二天发货。能于当天发货的，尽量安排于当天发出。 特殊发货情况一：销售申请先发货后补合同，或为外币合同借用国内库存商品。 在OA中申请《无合同借货申请》。由总经理批示后，库房按“销售借用”做出库。销售在所归属的合同号出来后，要把合同号提供给库房，以核销原来的特殊发货。 特殊发货情况二：销售合同签订的是款到发货，但销售应客户要求，要改为先发货。 销售通知销售助理在U8上提交该合同的发货单，并向总经理说明情况，即可批转到调度员安排发货。 销售有5次总经理批示机会，等用完5次机会需将以前的特殊批示合同回款后才将再次获得新的特殊发货机会，以此推类。 特殊发货情况三：工程部在合同安装过程增补的发货。 安装过程中，工程师发现需要为用户增加的一些配件和安装件，可在OA上提交的《非合同发货申请》，由工程副总经理批示后库房发货。如需要产品增加或变更，工程师应先通知销售，由销售与客户确认，并根据合同情况决定是否免费提供： 如免费，则按销售出库处理，在U8中做合同补发货；金额大的需向总经理申请。 如不是免费，由按“销售借用”记录下来，销售后续签订合同时列入下批合同，并通知库房冲销借用。 如发货不全引起的二次发货将查明原因，是由于工程部的发货单不完整还是库房漏发，作为考核当事人绩效的依据。 申请单上要写服务于哪个合同号，并且必须有明确的型号，以便库房正确发货。 特殊发货情况四：售后服务用于更换的特殊发货。 已安装的仪器在使用中出现损坏，需更换，由工程师在OA上申请特殊发货，总经理批准后，当天发货。如发货申请到达库房时间在4点之后，则第二天务必发出。 此类发货，需判断是质保期内免费更换还是需收费更换，由工程副总做出批示。发货时，库房先记借用。免费更换