办公自动化的定义办公自动化简称为OAOffice.doc

馆档网 专业文档检索与下载 HYPERLINK / / 　　 本文档下载自HYPERLINK /馆档网，如果排版有问题，您也可以点击以下网址在线阅读： HYPERLINK /txt/42594.html /txt/42594.html 2.1.1办公自动化的定义办公自动化简称为OA(Office Automation)。什么 ... 2．1．1办公自动化的定义 办公自动化简称为 OA(Office Automation)。什么是办公自动化，到目前为止，国内外 还没有一个完整统一的定义。比较倾向的看法为：办公自动化是指利用计算机和通信等先进 的科学技术，不断地使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并 由办公人员与这些设备构成服务于某种目的的人一机信息处理系统。 办公自动化具有以下几个方面的特点： (1) OA是一门多学科的综合技术 办公工作本来就包括文秘、统计、财会、文档管理等多方面，只是各方面的侧重点不同。 OA涉及多门学科，它是以行为科学为主导，系统科学为理论基础，并综合运用计算机技术 和通信技术来完成办公工作。办公自动化过程是多种科学技术的综合应用过程。 (2) OA是以计算机为核心的技术 办公自动化中数据的收集、存储和处理都依赖于计算机技术；文件、数据库的处理，各种 办公软件的应用都离不开计算机技术。各种形式的计算机、打印机等是办公自动化的主要设 备，因此要掌握办公自动化，适应现代办公的要求，就必须掌握计算机技术。 (3)办公自动化系统是人一机信息处理系统，通过人和办公设备来共同完成某一项具 体任务。人是办公自动化的过程的设计者、操作者和成果的使用者，人和设备两者缺一不可。 实现办公自动化的关键之一是办公人员能熟练地掌握和使用办公自动化设备。 (4)办公自动化包括文字、语音、图像、数字等信息的处理，因此，办公自动化已经并将 更多地采用多媒体技术。 在办公自动化系统中，人是第一要素，由人不断地把本来应由人来完成的任务，特别是 那些费工、费时、费事的任务，甚至单靠人力难以完成的任务向人以外的各种现代化办公设 备上转移。随着技术的不断发展，人们将自己的任务在技术水平许可的情况下，不断地转移 给机器，人的智力将应用于新的任务，研究新的技术，这样又会产生新的人一机任务的转移。 在这个相互作用的系统中人水远处于主动地位，一方面人与机器一起构成了办公自动化系 /txt/42594.html 统并使之正常运行，另一方面，人又能动地发展和协调人与机器的关系，以期达到最佳配置， 获取更大的效益。因此办公自动化不仅是办公手段的进步，同时也带来办公观念的更新。 发展办公自动化的必要性在于提高办公效率和管理水平。 高效率是衡量办公工作的基本原则。由于社会和经济的迅猛发展，信息量成几十倍、几 百倍的增长，办公人员沿用传统的手工办公方式，难以准确、高效地完成信息加工任务，不提 高办公的效率，必然影响社会生产力的发展。因此办公自动化是信息社会发展的需要。 衡量办公室工作人员的标准有两条：一是准确，二是迅速。准确是对办公质量而言，迅速 是对办公效率而言。应用办公自动化系统及时地获取信息和准确地处理信息，避免信息的流 失和人为操作的失误，保证信息准确传送和存储，这样才能为领导决策提供可靠依据。办公 自动化系统的应用将为提高办公效率和办公质量产生积极作用。 由于新的办公自动化设备和办公自动化软件的不断推出，性能价格比大幅度提高，将大 大加速办公自动化系统应用的进程；同时由于系统集成技术的发展，计算机系统的开放性和 兼容性进——步额宽，为办公自动化使用的多种软件的移植和集成提供更多的方便；多媒体技 术的发展使计算机不但能处理数字、文字信息，同时也能处理语音、图形、图像信息，将提高 办公信息的应用范围和应用价值；通信网络技术迅速发展，为办公自动化创造了更为有利的 环境和条件。这些都将更有利于办公自动化信息系统的综合应用。 2．1．2办公自动化系统的组成和功能 办公自动化系统是利用计算机技术、通信技术和自动化技术等先进的科学技术，由办公 人员和计算机等办公设备共同构成的服务于某种目标的人一机信息处理系统。一般来说，一 个比较完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存等四个基本环 节，核心任务是为办公人员提供所需要的经过加工的信息。因此，办公自动化系统综合体现 了人、机器、信息资源三者的关 /txt/42594.html 系，信息是加工的对象，机器是加工的手段(工具)，人是加工 过程的设计者和指挥者，同时也是信息加工结果的使用者。 1)办公自动化系统的三个层次 办