浅谈质量管理八项原则对公文处理效率提升作用.docVIP

浅谈质量管理八项原则对公文处理效率提升作用 　　【摘要】本文针对研究所公文处理中出现的问题，探讨了质量管理八项原则对公文处理过程改进的可行性，得出质量管理八项原则对改进公文处理的内涵、提升公文处理效益有促进作用，通过跨学科的深度融合，探索出了新的管理模式，对研究所具有非常重要的创新意义。 　　【关键词】质量；八项原则；公文；促进 　　公文是研究所的名片，是研究所行政管理的重要工具，公文处理的质量和效率直接反映了行政管理工作的质量和效率，关系研究所各项工作的顺利开展。质量管理体系是以组织内部所有过程为基础，通过计划、实施、检查、处理循环不断地改进。在公文处理过程中引入质量管理体系理念，可以提升对公文管理的有效控制；借鉴质量管理八项原则的内涵，可以化解公文处理中的问题，促进建成全面有效的公文处理管理体系。因此，将质量管理八项原则的科学理念引进公文管理具有显著意义。 　　一、公文处理的现状 　　（一）文种使用的不当性。研究所是由中国科学院与江苏省、苏州市、苏州工业园区共同建设，研究所与中科院机关各局、地方管理部门不存在隶属关系。但是，在日常工作沟通中，所内管理部门往往只考虑办事目的，忽视了研究所与主送部门之间的关系，因此时常出现错用请示、报告等上行文文种的情况。 　　（二）公文处理的延时性。研究所使用ARP电子公文系统进行公文传阅，每个管理部门设有兼职文书管理员，负责本部门办件公文的查阅和督办。兼职文书管理员的提醒、催办作用导致部门领导、甚至所领导产生依赖性，降低个人公文处理的及时率，尤其表现为政策性阅件公文处理的延时性。 　　（三）公文执行的随意性。其一，研究所调整工作流程后，存在旧制度修订、废止工作滞后的现象，甚至长时间维持原状。其二，部分新制度、尤其是涉及多个部门共同执行的制度，由于发文前缺少沟通，在发文环节无法正常签发，或是制度发布后无法得到有效执行。其三，在研究所的管理制度中存在“僵尸”制度，没有实际操作意义，没有部门执行，只有上级部门检查时偶尔出现。 　　二、运用质量管理八项原则化解问题 　　（一）以顾客为关注焦点，鼓励全员参与，提升行文的规范性。首先，运用“以顾客为关注焦点”原则增强综合办公室的主动性。综合办公室是公文处理的主管部门，公文使用部门是综合办的“顾客”，两者互相依存，没有“顾客”，公文处理将无法生存。因此，综合办应充分关注部门对行文的需求，并尽力满足。综合办帮助使用部门理清研究所与各级管理机构的关系，总结部门常用的文种和行文事由，编制行文规范一览表，将文种、模板、行文事由、主送单位一一对应，提升部门行文的规范性。由于“顾客”的需求会不断变化，综合办公室不仅要考虑部门当前的需求，还要了解部门未来的需求，建立快速反应机制，综合办关注部门日常沟通对象的变化，及时调整一览表，确保行文规范性。其次，发挥“全员参与”原则的作用。全员参与管理是一种高效的管理模式，各级人员充分参与是组织良好运作的必需要求，而参与的有效性取决于各级人员的意识、能力和主动性。一是完善所、部两级专兼职相结合的文书管理员队伍，建立以部为主，分级管理的树形结构，形成体系保障。二是通过公文专题培训，提高兼职文书管理员的业务能力和参与意识。三是形成部门公文集中进出口的管理机制，各部门的行文由兼职文书管理员作为统一进口和出口，直接与综合办公室对接，由兼职文书管理员严守各部门行文的第一关，确保出现问题时第一时间反馈并修改，充分发挥各级文书管理员的主观能动性。四是利用各种激励因素，包括考核加分激励、自我价值激励等提高文书管理员的参与意识。当各级人员的能力得到充分发挥时，才能切实提升行文的规范性，使研究所获得最大的收益。 　　（二）以过程方法和管理的系统方法助力优化公文处理流程。公文处理是过程网络组成的体系，采用“过程方法”和“管理的系统方法”两项原则，通过识别和管理公文处理过程，改善过程之间的关系，可以达到促进公文处理及时性的目的。首先，识别公文处理中的所有过程、参与者和相互关系。公文处理包括登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档；参与者包括综合办主任，专兼职文书管理员，所领导，主办部门、协办部门、知晓部门、档案部门领导和办事人员；公文处理过程中存在并列、交叉、层级的相互关系。其次，分析过程之间的联系和影响，以有效运行最大化为目的，做好公文流转规划，合理调配各类资源，精简不必要的流通环节，确保通道短小通畅，能快速上传下达各类信息，并落实各级职责。第三，注重公文传递的跟踪与反馈，确保过程随时可控。第四，及时做好规划实施的检查与评估，预防管理不到位、管理不科学，并不断改进。只有综合考虑整个网络过程的相互作用，统筹资源，避免“碎片化”的管理模式，才能保证公文处理的最优化。 　　除了考虑整体系统策划，也需重点关注过程中的关键环节。第一