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领导出差安排 案例 任务情境 2月18日星期三上午，北京阳光公司总经理薛阳收到一封制鞋业协会发来的邀请函，邀请薛总参加3月22-24日在上海举行的服装行业峰会。看完信后，薛总把秘书黎薇叫进办公室。 对她说：“我准备参加下月在上海举行的服装行业峰会，并与市场部经理和公关经理同行，峰会期间要与当地代理公司品牌厂家的两位经理共进晚餐，然后到苏州、杭州拜访当地客户，两个地方各停留一天，然后从杭州乘飞机返回。” 说完，总经理将邀请函交给秘书，说：“你去给我制作一份去上海参加中国服装行业峰会的行程计划，与客户联系会面时间和地点，并准备好相关的文件资料。后天交给我。 任务分析 领导因公出差之前，往往需要秘书协助做好准备工作，如车票的预订、准备携带资料、与会见单位提前联系、预借差旅费、制作行程表等，有时还需要预订酒店。 知识点：行程计划内容，出差人员食、宿标准及报销规定等。 技能点：出行信息如航班、车次、酒店等的查找及预订，计划及制作出差日程表，与会见方及组委会沟通，资料和信息收集及利用等。 工作任务及要求 为总经理上海出差做好准备工作。 （1）制定出差行程计划。成果为《总经理上海出差行程计划》，要求时间准确、地点明确、事件清楚，经费预算符合公司财务要求。可参考知识链接中表二。 （2）列出携带物品清单。成果为《总经理上海出差资料和物品一览表》，要求将物品进行分类，明细清楚。可参考知识链接中表一。 （3）出差前的准备工作。要求简单陈述上司出差前的准备工作。 实施步骤： 1.制定出差行程计划 【操作流程】 了解上司出行情况→与有关人员沟通→查询相关信息→制定出差行程计划→报请上司批准 步骤1 了解上司出行情况 秘书要清楚上司出差事由、目的地、外出时间、返回时间、随行人员、会见人员、外出期间工作事项等内容。若上司没有交代，则秘书可以向上司询问，并了解上司的意图。再制定合上司心意的行程计划表。若上司没有特别交代，秘书或助理可根据当时的车票、机票价格、旅行时间、出发时间和抵达时间设计一个优化的旅行线路，便于上司选择和确定。 步骤2 与有关人员沟通 秘书要提前与有关人员进行沟通，提前联系好，才好制作具体的行程表。 步骤3 查询相关信息 主要了解出行乘坐交通工具及其票务信息，起程、抵达及运行时间，与主办方联系确认有关细节，住宿地点位置及房价，随行人员联系方式，会晤人员基本信息及联系方式等。 步骤4 制定出差行程计划表 秘书根据上司意图及查询到的相关信息，制定一份上司的出差行程计划表。一般包括以下三个方面内容。 ①出行提示。主要是行程出发、到达、返回时间，送、接安排，乘坐交通工具，会见人员的先后顺序，出差地气候特点等出行有关事项。 ②出差行程表。将出差期间的事件、日期、时间、地点、有关人员等内容整合在一张表中，简便直观。出差行程表经上司审定后，打印三份，一份公司保留，一份上司及随行人员携带，一份秘书保管。 ③所需资料清单及经费预算。经费预算主要有交通费、住宿费、餐饮费、会务费、机动费等项目。 步骤5 报请上司批准 秘书根据查询的出行信息制定的交通工具、出行线路及时间安排等，最终要得到上司的认可，然后才可按计划执行。 2.携带物品清单 上司出差所携带的物品不外乎业务文件和资料、出差资料、办公用品和个人物品四类。 ⑴业务文件和资料，如邀请函、讲话稿、公司简介、商务文件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名片等。 ⑵差旅资料，如目的地介绍、旅行指南、地图、机票、车票等。 ⑶办公用品，如产品样品、笔记本电脑、移动存储设备、摄像机、礼品等。 ⑷提醒上司携带私人物品，如身份证、现金、信用卡、常备药品等。 3出差前的准备工作 【操作流程】 与对方联系→与陪同人员沟通→预借差旅费→预订机票火车票→预订住宿地点、房号→准备差旅用品→临行前的工作安排 步骤1 与对方联系 接到上司指示，了解出差行程、陪同人员等信息后，如经办事人员还有不明事宜，可与组委会就有关事宜进行联系，还要与上司想要会面的人提前沟通，确认会面的具体时间和地点。 步骤2 与陪同人员沟通 经办人员再给上司做出差准备时，可与陪同人员多沟通，以保证出差圆满顺利。 步骤3 预借差旅费 根据公司规定，清楚上司出差应享受的待遇，根据交通费、住宿费、应酬费以及出差补贴等几项给上司行程作出差旅费用预算，然后根据预算帮上司从财务部门预借差旅费，待上司出差回来之后根据实际费用报销，多退少补。 步骤4 预订机票火车票 在行程确定、清楚出行人员应享受的待遇后，助理人员应及时购票或订票。 步骤5 预订住宿地点、房号 上司出差，安排住宿条件时一般都要根据上司个人的爱好和习惯来决定。如果出差的地方是第一次去，那里有分公司或办事处，可请他们代为联系住处。对于客户或经销商，最好不要麻烦对方，否则对方的热情会令己方再交易