17材料物品购、销、存管理制度.doc

上海科鑫电液控制设备有限公司 《材料物品购、销、存管理制度》 第一章　总则 第一条 存货管理的目的: 为了加强存货的管理，防止库存积压、滞销因管理造成的坏帐等损失，节约存货管理费用，现结合公司的实际，特制订本制度。 第二条 存货管理的范围:存货反映本公司期末在途、在库和加工中的各种存货的实际成本，包括各种材料、产成品、在产品、包装物、低值易耗品、分期收款发出商品、委托加工物资等。 第二章 存货的管理 第三条 存货管理的岗位分离原则 1、订货人员与复核、审批人员的岗位必须分离； 2、订货人员与验收、存货保管人员岗位分离； 3、存货保管人员、会计记帐人员岗位分离； 4、存货的盘点由供应、生产、仓库、质检、财务等部门组成财产清查小组共同进行。 第四条 严格执行询议价的程序 1、物品采购原则上必须有公司选定的三家A、B类以上的供应商提供报价，采购小组在权衡质量、价格、交货时间、结算方式、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商议定最终价格，临时性应急购买的零星物品除外。 2、谈判的组织和协调管理工作由采购部负责(确定谈判对象及有关事项)。筛选的对象由采购、外协谈判工作小组审定，报公司总经理批准后，由采购中心具体执行。采购合同条款由采购中心会同法务专员和稽核部共同编写，文件格式应规范，符合有关规定。 3、筛选供应商时，由采购及外协人员先期查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后进行比价(厂商的供应能力是否能保证按期交货、质量是否有保证、价格和同类型厂商相比有无优势、付款优惠条件是否具备、)提出建议名单，由采购、外协谈判工作小组从质量、技术、价格、商业信誉几部分进行审定，以性能价格比加上综合因素作为综合筛选的依据，择优选定生产加工厂家和供货商,综合筛选最优者为A类供应商。筛选结束后，由采购、外协谈判工作小组与厂商议定长期供应价格,采购职能部门代表采购外协谈判工作小组与对方单位签订合同，并负责合同的实施。 4、筛选供应商对象工作应遵循公开、公平、公正的原则，参与筛选的工作人员应严格把关，不得私下与筛选供应厂商接触。 5、谈判时采购外协谈判工作小组成员一般不少于总人数的四分之三。谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。 6、采购外协谈判工作小组应每月整理一次供应商评分表，区分为A、B、C等级，参酌质量交货A级者，其货款以现金加银票方式支付以示奖励；B级者货款以一个半月票期支付；C级者以二个月票期支付(含新开发的协作商厂)；而列入C级的协作厂商连续超过三次者，应予淘汰重新寻觅新协作厂商代替。 7、采购业务工作人员要严格履行自己的职责，要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。不得在有库存的情况下重复采购. 8、采购部的采购工作必须接受财务部、稽核部的监督。财务部、稽核部有权对所有采购文件、合同及合同执行情况进行审查。 9、采购机构及采购工作人员在采购过程中，必须严格遵守公司的有关机密。任何人不得单独与供应商接触谈及项目的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。凡违反纪律、徇私舞弊、玩忽职守，造成公司利益受损的，公司将按照有关制度和规定进行严肃处理并追究其经济责任。 10、一致性原则 采购人员采购的物品或服务必须与合同、采购单所列的要求规格、型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参与。 11、廉洁制度 (1)所有采购人员必须做到：自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本 (2)廉洁自律，不能向供应商伸手。 (3)严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 (4)工作认真仔细不出差错，不因自身失误给公司造成损失。 12、采购工作的一般性规定 (1)供应商确定：采购部应提供该供应商的营业执照、税务登记证及基本评估信息（信用等级、付款期限及长期供应价格等等）给财务部，由财务部的应付会计做为供应商的维护及数据库建立的依据。 (2)采购、外协合同签订后，要求采购及外协人员及时、准确的录入公司的金蝶系统（采购订单），采购订单的审核由稽核部根据公司领导批准的，具有法律效力的纸制的合同进行，要求在物资入库及生产领用前完成，以确保完整及及时性。会计部在发票到时，要检查数量与价格，发现不一致时有权拒收，并要求采购部就原因做出说明，差异大的要报知部门领导及公司领导。 (3)采购及外协的付款流程：采购部应根据该供应商的信用等级及付款期限做出相应月付款计划，在计划内的付款申请，由会计部核实再经领导批准即可，计划外的应先做出相应的说明，经该部门主管及公司领导同意后，再由会计部核实及领导批准，同时要等资金调配到位才能付款。 (4)所有的采购申请付款单后必须附有发票或采